業務システムの銀の弾丸？メモ機能を考察する

業務システムの銀の弾丸？　メモ機能を考察する UI/UXデザイナーLT会 - vol.6

自己紹介腹筋ローラーの力を信じろ（Twitter: @8845musign）株式会社イエソド所属業務システムのUIデザインを中心に、プログラミングや運用、プロジェクトの進行管理まで、必要なことを必要なタイミングにいろいろやる人

業務システムには「メモ機能」を求められることがある

経費申請システムの申請時に入力可能なメモ引用元: https://www.teamspirit.com/ja-jp/blog/entry/teamspirit-9.html

保存したインポート設定に記入可能なメモ

Macのファイル詳細に入力可能なメモ

「メモ」はどういう要求から設計されるのか?

実際の「メモ」の利用例に焦点を当ててみる

メーラーのメモをフル活用した話お客様からの依頼メールを受け取って、データをシステムへ投入する業務当時使っていたメーラーでは、メールにメモが追加可能だったメールとメモは全員に共有されていた

ユースケース作業するメールに、自分が担当であることを記載作業の進捗状況をメモタスクがどこまで完了したかお客様とのやりとりステータス完了をメモ

ユースケース作業するメールに、自分が担当であることを記載 → アサイン管理作業の進捗状況をメモタスクがどこまで完了したかお客様とのやりとりステータス完了をメモ

ユースケース作業するメールに、自分が担当であることを記載 → アサイン管理作業の進捗状況をメモ → 個々ののTODO管理、作業ログタスクがどこまで完了したかお客様とのやりとりステータス完了をメモ

ユースケース作業するメールに、自分が担当であることを記載 → アサイン管理作業の進捗状況をメモ → 個々ののTODO管理タスクがどこまで完了したかお客様とのやりとりステータス完了をメモ
→ 全体のTODO管理

創意工夫によってさまざまなケースでメモはそれなりに機能する

それぞれ専用のツールを導入/開発した方がより効率化できるのでは？

それは確かに正論ですがメールを起点にタスクが回るのであれば、メール自体に情報を付与したい横断的にツールを行き来するめんどくささ細かい生産性を上げるための予算は降りなかった明日から業務を改善したいのに、ツール選定/開発に時間をかていられない

最近のヒアリング(情シスの方)

ツールは何かを保存し名前をつけることができるただし、名前や設定から、「なぜそれが生まれたのか？なぜ存在するのか？」を推察することが難しい１人で業務をやるのであるのなら良いが行間を埋めるために、wikiやスプレッドシートでの情報管理が始まる（腹筋の心の声: またスプシーくんかよ……ウンザリ。でもスプシーくんは我々プロダクトの足りない部分を引き受けて頑張ってくれてるんだよな。ごめんな。でも嫌い。）またはSlack上で質問のやりとりが行われ、流れるなのでメモが欲しい

現場に隠れた、ツールでは解決しきれていないコミュニケーション課題をメモは解決するかも

結論: メモとはなんなのか？抽象的なツール抽象化された要求抽象的なユースケース抽象的なデータ構造

ユースケースだけからはメモは生まれない個人の体験をデザインしてコントロールしてやろう、ということは可能なのだろうか作られたユーザー像と現実のギャップは確実にある明確に定義をすればするほど、玉虫色の部分は失われる具体から抽象に進んで、遊びを持たせることはデザインにおいて重要塩梅が難しいが

ユーザーに自由を開放する初期の設計から、あらゆる要求・ユースケースを想像しきることは不可能ユーザーを自由に「遊ばせる」その遊びから次の解が見えてくるかもしれない

ユースケースを狭めるシグニファイア的な発想から、アフォーダンスつまり可能性のデザインへシグニファイア→これはこう使ってください可能性→これはAもBもCも（工夫次第で）できますよそれどころか、あなたが変われば（スキルが高まる or 別のツールと組み合わせる）もっとできることが増えますよ

メモ機能ってそういうもんですよね（多分）

（おまけ1）「業務システムだから」XXXはホント？そんなわけはない。前提条件で全部変わる例: 業務システムは毎日使うもの。ユーザーは慣れる担当が退職して溜まった知見が消えたりシステムの利用がつらくて退職されることも…… 月一しか使わない、経費生産システムありますよね都度ユーザーと向き合ったが良いこの発表はタイトル詐欺

（おまけ2）メモは銀の弾丸か？そんなことはないむしろ免罪符になる「メモで十分だら改善しなくてOK」運用と共に、カオスとなることもある何かしらの記載ルールが決まったメモ。読み解くためのマニュアルが必要 ex. 日付の記載がない、この古いメモは今も有効なのか？

（おまけ2）メモは銀の弾丸か？ある段階で、機能の切り出しは必要私たちは、メモという抽象から具体に揺り戻しをしなくてはならいこの抽象と具体のループによって、システムは磨かれるのではメモはそのきっかけになるという点で、メモ機能はデザインのための道具でもある

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