Google Workspace 管理者の悩みを解決してみた

Transcript

1. Google Workspace 管理者の悩みを解決してみた 2024/02/16　ONE CAREER Inc.　Hotaka Noda 1
2. ONE CAREER Inc . Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 自己紹介 Career 趣味 2 Hotaka Noda (野田 穂高) Corporate Engineer and SRE ・ 情報システム @JGSDF ・ CCoE 立ち上げ&DX推進 @人材広告 ・ CCoE 立ち上げ支援 @クラウドSIer ・ CCoE 立ち上げ @ONE CAREER 　 Corporate Engineer / SRE (FinOps) 担当 ・ Shogi (Japanese chess) ・ Blood donation X（旧Twitter）：@Hotaka_Noda
3. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 3 • はじめに • ケース１ • ケース２ • ケース３ • ケース４ • ケース５ • まとめ
4. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 4 • はじめに • ケース１ • ケース２ • ケース３ • ケース４ • ケース５ • まとめ
5. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. GWS を管理して無茶を強いられて いることはありませんか？ 5
6. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 一般的に思われていること はじめに 6 • 入社入場時にアカウント発行 • 退社退場時にアカウント削除
7. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 一般的に思われていること はじめに 7 • 入社入場時にアカウント発行 • 退社退場時にアカウント削除 実際にくる相談 • メール届かないんだけど！！（怒） • ネットワークが重く、 Web 会議できないからなんとかしろ！！ • Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ • スプレッドシートが無い！復元して！！ • 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない）
8. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 共通していること はじめに 8 実際にくる相談 • メール届かないんだけど！！（怒） • ネットワークが重く、 Web 会議できないから困ってる！！ • Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ • スプレッドシートが無い！復元して！！ • 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない） • 至急対応してほしい ◦ 何なら最優先で対応してほしい
9. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 共通していること はじめに 9 実際にくる相談 • メール届かないんだけど！！（怒） • ネットワークが重く、 Web 会議できないから困ってる！！ • Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ • スプレッドシートが無い！復元して！！ • 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない） • 至急対応してほしい ◦ 何なら最優先で対応してほしい ◦ GWSが奥深いこともあり ◦ これが結構な無茶
10. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 今回のゴール 10 • Google Workspace 管理者が無茶言われたときに使える便利機能を紹介 ◦ Google Workspace は結構多機能 ▪ 料金プラン上げないと使えない機能もある ◦ サポートは重要だよ はじめに
11. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 今回のゴール 11 • Google Workspace 管理者が無茶言われたときに使える便利機能を紹介 ◦ Google Workspace は結構多機能 ▪ 料金プラン上げないと使えない機能もある ◦ サポートは重要だよ はじめに • 問い合わせのケース１〜５ • まとめ 今回の流れ
12. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 12 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２ • ケース３ • ケース４ • ケース５ • まとめ
13. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届かない対応 ケース１：メールが届かない 13 メール送りました。 先方からメール送ったと言われ たのに来ない。。。
14. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届かない対応 ケース１：メールが届かない 14 先方からメール送ったと言われ たのに来ない。。。 メール送ったと言われたのに 来ないと言われた。。。 迷惑メールフォルダ確認して、先方 に再送依頼していただけないで しょうか？
15. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届かない対応 ケース１：メールが届かない 15 先方からメール送ったと言われ たのに来ない。。。 メール送ったと言われたのに 来ないと言われた。。。 もう一回送りました 迷惑メールフォルダに も届いてない。。 ・・・。 何ででしょうね。。。 （それは送り手の問題だよ） • 一般的には迷惑メールフォルダを確認してもらう ◦ それでも無いのであれば、先方に再送してもらう 迷惑メールフォルダ確認して、先方 に再送依頼していただけないで しょうか？
16. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届かない対応 ケース１：メールが届かない 16 • 迷惑メールになる理由は送信側の問題が多い ◦ なりすまし(本来のドメインのサーバと違う経由で送付されたメール) ◦ 国際準拠したセキュリティ設定(SPFなど)がされていない ◦ 不正なURLが貼られている
17. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届く仕組み ケース１：メールが届かない 17
18. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届く仕組み ケース１：メールが届かない 18 送信メールサーバ 受信メールサーバ 迷惑メールフィルタ メール検疫機能 メール検疫機能
19. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届く仕組み ケース１：メールが届かない 19 送信メールサーバ 受信メールサーバ 迷惑メールフィルタ メール検疫機能 メール検疫機能
20. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届く仕組み ケース１：メールが届かない 20 送信メールサーバ 受信メールサーバ 迷惑メールフィルタ メール検疫機能 メール検疫機能 ユーザーで確認可 管理者のみ確認可
21. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届く仕組み ケース１：メールが届かない 21 送信メールサーバ 受信メールサーバ 迷惑メールフィルタ メール検疫機能 メール検疫機能 ユーザーで確認可 管理者のみ確認可
22. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 自組織内の管理検疫を確認する ケース１：メールが届かない 22 • 意外と、管理検疫で引っかかってます ◦ 補足 ◦ メールの検疫の編集で、「メールの検疫されたときに定期的に通知する」にチェックで特権管理者に通知
23. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 23 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２： Web 会議が切れる • ケース３ • ケース４ • ケース５ • まとめ
24. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. Web会議が切れる対応 ケース２： Web 会議が切れる 24 Web 会議でプツプツ切れるので なんとかしてほしい
25. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. Web会議が切れる対応 ケース２： Web 会議が切れる 25 • 一般的には状況をヒアリングする ◦ 大体は状況説明やログがない ▪ 問い合わせがくる（エンドレス。。。） Web 会議でプツプツ切れるので なんとかしてほしい 状況を詳しく教えていただ けないでしょうか？ 昨日発生なのでこれ以上 詳しく説明できません ・・・。 すみませんが、次回発生し たら早めに教えていただけ ないでしょうか？
26. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース２： Web 会議が切れる Meet 品質管理ツール 26 利用者のネットワーク品質が確認可能
27. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 補足：Google Meet ( Web 会議ツール ) Google Meet とは 27 Google Workspace のWeb 会議ツール - 主催者の Google Workspace ライセンスにより利用機能や同時接続数が変化する ライセンス 同時視聴数 備考 Business Starter 100 Google アカウントなしゲスト参加可能 Business Standard 150 Zoom Pro ライセンスと同等の機能提供 Business Plus、 Enterprise Standard 500 Zoom Pro ライセンスと同等の機能提供 Enterprise Plus 1,000 うち500ユーザーは閲覧専用
28. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 補足：Google Meet ( Web 会議ツール ) 社外とのWeb会議 28 有償版Google Workspace ライセンス所持者が会議主催者の場合 ー　参加者は Googleアカウント無しで会議可能 ゲスト （Google アカウント無）
29. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 29 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２： Web 会議が切れる • ケース３：パスワードリセット • ケース４ • ケース５ • まとめ
30. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. よくある問い合わせといったらパスワードリセット ケース３：パスワードリセット 30 パスワード忘れたのでリセットし て！至急！！！
31. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. よくある問い合わせといったらパスワードリセット ケース３：パスワードリセット 31 • 一般的には管理者がリセットする パスワード忘れたのでリセットし て！至急！！！ え、またパスワードリセットですか？ すいません。お願いします。 ・・・。 終わりました。
32. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. パスワードリセットはいつ起きるかわからない ケース３：パスワードリセット 32 • 管理者がパソコンの前にいれば良いのですが。。。。 パスワード忘れたのでリセットし て！至急！！！
33. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. パスワードリセットはいつ起きるかわからない ケース３：パスワードリセット 33 • たとえ、管理者が展示会に行っていようが旅行に行っていようが発生する パスワード忘れたのでリセットし て！至急！！！
34. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. パスワードリセットはいつ起きるかわからない ケース３：パスワードリセット 34 • たとえ、管理者が展示会に行っていようが旅行に行っていようがおかまいなし パスワード忘れたのでリセットし て！至急！！！ え、今外出先だよ？ 何で今のタイミングなのですか？ え？やってもらわないと 私、仕事できないです。 ・・・。
35. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース３：パスワードリセット 外出先から Google Workspace のアカウント運用 • 外出先で簡単なアカウント運用ができます。 ◦ よく使うと思われるオペレーション ▪ ユーザーパスワードリセット、アカウント停止・ワイプあたり 35
36. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 36 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２： Web 会議が切れる • ケース３：パスワードリセット • ケース４： Google Drive の復元 • ケース５ • まとめ
37. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 退職者のファイルが消えた ケース４： Google Drive の復元 37 スプレッドシートが無くなった。 先々月退職した◯◯さんのファイル復元して
38. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 退職者のファイルが消えた ケース４： Google Drive の復元 38 • 対応期限までに移行しなければ後の祭り スプレッドシートが無くなった。 先々月退職した◯◯さんのファイル復元して え、退職申請の際にアカウント移行申請 出してないですよね？ 業務影響出ているんです。 至急でお願いします。 ・・・。 削除して20日過ぎてるから無理です。
39. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 恐怖の監査対応 ケース`４：Gmail の復元 39 4ヶ月前に退職した△△さんが情報漏えいの疑 いあるので過去のメール復元して
40. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース`４：Gmail の復元 40 • データを保存していなければ対応しようがない 4ヶ月前に退職した△△さんが情報漏えいの疑 いあるので過去のメール復元して え、△△さんのGoogle アカウントは削 除したので、復元できないですよ〜 え。。。困ります。。。。。 調査できないのでなんとかなりませんか？ なんともならないです。 今後必要であれば、退職者のライセンス費用は監 査部門にチャージさせてもらいます。 恐怖の監査対応
41. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース４： Google Drive の復元 データ復元への備えとして使えるアカウント状態管理 41 1. AWS Cost Explorerのデータを Redshiftに統合して Lookerで可視化する (https://blog.trocco.io/case-study/aws-cost-explorer_to_redshift_to_looker) 状態 ログイン可否 ライセンス アクティブ 可能 通常のライセンスを消費 停止中 不可 通常のライセンスを消費 アーカイブ 不可 専用ライセンスが必要（安価） • 離職などでアカウントを削除する場合、そのまま削除すると、GmailやDriveが消えます。 ◦ Drive はアカウント削除前に移行ツールで他の方に移動することができます。 • 停止中にすることでログイン不可にすると通常のライセンスを消費します ◦ 離職後メールを検索する可能性がある場合はアーカイブユーザーライセンスを検討 ▪ 通常ライセンスより費用が安価 ▪ Business Plus 以上で利用可能
42. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース４： Google Drive の復元 データ復元への備えとして使えるアカウント状態管理 42 1. AWS Cost Explorerのデータを Redshiftに統合して Lookerで可視化する (https://blog.trocco.io/case-study/aws-cost-explorer_to_redshift_to_looker) • 離職（離任）時のデータアーカイブサイクルを検討 • 以下はアカウント状態によるデータ復旧タイミング ユーザー削除 離職 復元可能（20日間） ユーザー停止 復元不可 AUライセンス切替 ユーザー削除 ユーザー削除 復元不可 復元不可 復元可能（ユーザー削除から 20日間） 復元可能（ユーザー削除から 20日間）
43. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 43 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２： Web 会議が切れる • ケース３：パスワードリセット • ケース４： Google Drive の復元 • ケース５：突発的なアカウント発行 • まとめ
44. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 何故かPCは準備されているのにアカウントが無い ケース５：突発的なアカウント発行 44 今日入社の7名アカウントが無い至 急発行して！！！
45. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース５：突発的なアカウント発行 45 • アカウント発行もすぐには準備できない 今日入社の7名アカウントが無い至 急発行して！！！ ・・・。 え？申請って何ですか？す ぐやってよ。 入社申請出てます？ 何故かPCは準備されているのにアカウントが無い
46. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース５：突発的なアカウント発行 コマンドラインツールでアカウントオペレーション自動化 • アカウント運用は原則、管理コンソールから作業となります。 • Google Cloud と GAM（Google Workspace 用コマンドラインツール）で運用負荷を減らすことが可能。 ◦ 注意 ▪ コマンドラインツールはGoogle 社が提供されるものではなく、オープンソースである。 ▪ サポートはありません。トラブルが起きた時は自己解決ができる方が利用するツール ▪ また日本語によるドキュメントも殆どない。。。 ◦ メリット ▪ 先にテンプレートを作成できていれば、急にアカウント追加依頼があっても対応できる ▪ 作業品質の均一化が可能 46
47. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース５：突発的なアカウント発行 コマンドラインツールでアカウントオペレーション自動化 • Google Workspace のアカウント運用は原則、管理コンソールから作業となります。 47 • 管理コンソール • GAM（コマンドラインツール） • 作業時間：2 - 3分/件 • アクセス設定：作業者により差分がでる • 作業時間：1 - 2分/件 • アクセス設定：作業者による差分がない
48. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 目次 48 • はじめに • ケース１：メールが届かない • ケース２： Web 会議が切れる • ケース３：パスワードリセット • ケース４： Google Drive の復元 • ケース５：突発的なアカウント発行 • まとめ
49. Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. まとめ 49 Google Workspace の運用 • Google Workspace のログからだいたいのあたりをつけることはできる • ネットワーク状況を把握ができたりします • 思いつかない場合は、サポートに聞くのも手 フレキシブルな運用も行える • 携帯アプリで簡易的なユーザー管理が可能 臨機応変に対応が可能 • 運用自動化を行うのであれば GAMを利用 　　 習得難易度が高いが、メリットも大きい