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エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになった

 エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになった

以下イベントでの登壇資料
https://moneyforward.connpass.com/event/298325/

Masanori OKAZAKI

November 16, 2023
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Transcript

  1. エンジニアだけで
    スポンサーブースを出したら
    大変なことになった
    zakky

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  2. Agenda 自己紹介
    背景
    準備
    当日
    まとめ

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  3. 自己紹介
    私って誰?

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  4. DIGGLEでフルスタックエンジニアをしてい
    ます。
    RubyKaigi2023がRubyKaigi初参加で、
    スポンサー参加も初、スポンサーブース出
    展も初の初めてだらけ。
    今回のRubyKaigi向けにruby.wasmで
    シューティングゲームを作ったのは私で
    す。
    zakky

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  5. 背景
    弊社の説明と今日話すこと

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  6. 弊社の説明と今日話すこと
    DIGGLEはシリーズAのスタートアップ企業です。
    経営管理SaaSスタートアップ
    2023年1月時点でCTOを含めてエンジニアは7名体制でした。
    そんな状況の中、RubyKaigiに半数以上となる4名で参加しました。
    エンジニア7名
    2023年1月時点でバックオフィスメンバーは1名しか在籍しておらず、RubyKaigiにフル
    コミットできる状態ではありませんでした。
    バックオフィス1名
    スタートアップ企業が
    投入可能なリソース(エンジニアの半数)を投入して
    スポンサーブースを出した結果どうなったかを話します

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  7. 準備
    当日までに用意したこと

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  8. 準備
    当日までに用意したこと
    ※主だったものだけ抜粋
    スタッフの手配
    週次定例の実施
    備品の手配
    出し物の手配
    CMの手配
    タイムスケジュール

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  9. スタッフの手配
    聴講できるチケットはRubyKaigi側から4枚配布されました。
    スポンサーブースのみ入場可能なスタッフ用チケットは、
    上記とは別に払い出しが可能とのことでした。
    チケット
    ブーススタッフとして打診するも多忙のため辞退。
    ※ただし、当日までの準備は手伝ってくれることに
    バックオフィス
    エンジニアについては希望者を募り、
    当日スタッフの4名は即時充足
    エンジニア
    エンジニア4名のみでの当日参加が決定
    ブースの椅子は2つとのことだったので、倍の
    4名いれば何とかなると当時は楽観していました

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  10. 週次定例の実施
    毎週30分、今後準備していかなければいけない内容の
    30min / week
    バックオフィスメンバーは、当日参加できないものの、
    事前準備でいっぱい活躍していただきました。
    ※本人はすごく現地に行きたそうにしていました
    エンジニア4名 + バックオフィス1名
    毎週打合せをすることで、順調に準備を進めることができました
    →4月末時点でほぼ全ての準備が完了
    ※特に昨年のRubyKaigiに関連するブログ記事は非常に重宝しました※
    CMはどういう方向性で
    作る?
    当日のブースは
    どんな雰囲気?
    配布物はどういうもの
    を用意したら良いの?
    ブースに
    何を配置する?
    去年のCMは
    どんな感じだったの?
    来場者のうち
    エンジニアの割合は?
    配布物とは別に
    何か用意する?
    泊まるところ
    どうする?
    準備や後片付けは
    いつやるの?

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  11. 備品の手配
    ❖ 当日配布するもの
    ➢ 会社説明資料
    ➢ ステッカー
    ❖ 当日ブースに設置するもの/ブースで使用するもの
    ➢ ディスプレイ
    ➢ 会社説明用のパネル
    ➢ オリジナルスタンプ
    ➢ テーブルクロス
    ➢ ロールアップバナー
    ➢ 電源タップ(6口)
    ➢ モバイルルータ ※現地にwifiがあったため、結局ほぼ使わず※
    バックオフィスメンバーが全部手配してくれました!

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  12. 出し物の手配
    ruby.wasmを使ってシューティングゲームを作りました
    ※10hくらいで作りました
    https://rubykaigi2023.diggle.bar/
    https://github.com/diggle-jp/app_rubykaigi2023
    https://diggle.engineer/entry/rubykaigi2023_game
    ゲーム画面
    ソースコード
    エンジニアブログ

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  13. CMの手配
    RubyKaigi用にCMを作成しました
    ※クリエーターさんが見つからず3月始動になってしまい特急便での対応になってしまいました…

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  14. タイムスケジュール
    RubyKaigiタイムテーブルをベースに作成しました
    ※各人が見たいセッションの希望を取り、必ず2名はブースにいるようにしました…が。。。

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  15. 当日
    松本で起きたこと

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  16. 0日目
    イベント前日に前乗りしてブースの設営

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  17. 0日目
    ❖ 16:00 現地集合
    各々16時に間に合うように特急や飛行機を使い移動
    ❖ 17:00 ブース設営完了
    事前に郵送していた資材を解いて並べる簡単なお仕事でした
    4名で手分けしたのでかなりスムーズに終わりました
    ❖ 18:00 スポーツジムへ
    泊まっていたホテルがジムの無料券を配布
    日頃の運動不足解消も兼ねてジムへ
    ブースの内容次第ですが、前日準備は
    4名もいれば十分だと思います

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  18. 1日目
    イベント初日。期待と不安を胸に初のブース出展へ

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  19. 1日目
    ❖ 10:30 みんなでKeynote聴講
    ブースは午後に開けるので1人の参加者として楽しむ
    ❖ 12:00 ブースオープン & ランチ
    2人ずつ順にランチへ行きつつブースを解放
    会場配布のお弁当が美味しい!(外へ行く必要はない)
    ❖ 15:30 シューティングゲーム初のクリア者
    ❖ 18:00 1日目終了 & 懇親会
    忙しかったものの、2名体制で何とか回すことができました

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  20. 2日目
    イベント2日目。そしてスタンプラリーが始まる

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  21. 2日目
    ❖ 9:00 ブース解放
    スタンプラリーが始まり怒涛のように人が押し寄せる
    ❖ 11:30 シューティングゲーム 2人目のクリア者
    なぜかクリア者が出るときはブースにいない開発者
    ❖ 12:00 ブース常駐者を増やす
    当初予定の2名に加え、有志でブース常駐へ
    ❖ 16:00 用意していた配布物が無くなる
    250部用意していましたが完売となりました
    スタンプラリーが始まりブース来訪者が急増!
    2名体制では無理でした…。

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  22. 3日目
    イベント最終日。スクランブル体制発動へ

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  23. 3日目
    ❖ 9:00 ブース解放
    ブースに入れる人は入る方針へ変更
    来訪者は相変わらず多く、4人全員疲労困憊に…
    ❖ 14:00 セッションでシューティングゲームが一瞬映る
    https://youtu.be/bol8RnNVREg?t=273
    ❖ 16:00 撤収
    郵送手続き含めて1時間程度で完了
    2日目ほどではないものの、相変わらずの来訪者の量でした
    RubyKaigi中のシューティングゲームクリア者は
    5名でした

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  24. まとめ
    今回のRubyKaigiを振り返ってみて

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  25. ふりかえり ~良かった点~
    ❖ 毎週の定例実施
    ➢ 通常業務の傍らでの準備となったため、毎週チェックポイントを置けたのは良
    かった
    ❖ 前年のRubyKaigi関連のブログ記事を見る
    ➢ 必要な準備物の把握
    ➢ 配布物の量の把握
    ➢ CMの指向性の把握
    ➢ 現場の雰囲気の把握
    ➢ など、不明点の解消に非常に役立ちました
    ❖ 目玉(シューティングゲーム)のものを用意した
    ➢ イベント中に会社紹介する際、スムーズにできて重宝しました

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  26. ふりかえり ~反省点①~
    ❖ 人が足りない
    ➢ 採用広報などbackofficeメンバーの参加は必須
    ■ セッションを聞きたいなら、最低2名必要
    ➢ ブースに4人必要
    ■ 説明する人 2人
    ■ スタンプを押す人 1人
    ■ 交通整理をする人 1人
    ❖ 海外の方への対応が大変だった
    ➢ 英語が得意なメンバーを常駐させる
    ➢ 英語のパネルを用意しておき、指を指しながら説明ができる状態にしておく

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  27. ふりかえり ~反省点②~
    ❖ 配布物が無くなった
    ➢ 250部用意したものの2日目の夕方頃に無くなってしまった
    ➢ ただ、複数回ブースへ来られる方も多く、3日目に新規で来られた方はそこま
    で多くなかった
    ➢ 感覚値で300部(+50部)くらい用意すれば足りそう

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  28. まとめ
    たのしかったです

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  29. We are hiring!

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