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エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになった

 エンジニアだけでスポンサーブースを出したら大変なことになった

以下イベントでの登壇資料
https://moneyforward.connpass.com/event/298325/

Masanori OKAZAKI

November 16, 2023
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Transcript

  1. 週次定例の実施 毎週30分、今後準備していかなければいけない内容の 30min / week バックオフィスメンバーは、当日参加できないものの、 事前準備でいっぱい活躍していただきました。 ※本人はすごく現地に行きたそうにしていました エンジニア4名 +

    バックオフィス1名 毎週打合せをすることで、順調に準備を進めることができました →4月末時点でほぼ全ての準備が完了 ※特に昨年のRubyKaigiに関連するブログ記事は非常に重宝しました※ CMはどういう方向性で 作る? 当日のブースは どんな雰囲気? 配布物はどういうもの を用意したら良いの? ブースに 何を配置する? 去年のCMは どんな感じだったの? 来場者のうち エンジニアの割合は? 配布物とは別に 何か用意する? 泊まるところ どうする? 準備や後片付けは いつやるの?
  2. 備品の手配 ❖ 当日配布するもの ➢ 会社説明資料 ➢ ステッカー ❖ 当日ブースに設置するもの/ブースで使用するもの ➢

    ディスプレイ ➢ 会社説明用のパネル ➢ オリジナルスタンプ ➢ テーブルクロス ➢ ロールアップバナー ➢ 電源タップ(6口) ➢ モバイルルータ ※現地にwifiがあったため、結局ほぼ使わず※ バックオフィスメンバーが全部手配してくれました!
  3. 0日目 ❖ 16:00 現地集合 各々16時に間に合うように特急や飛行機を使い移動 ❖ 17:00 ブース設営完了 事前に郵送していた資材を解いて並べる簡単なお仕事でした 4名で手分けしたのでかなりスムーズに終わりました

    ❖ 18:00 スポーツジムへ 泊まっていたホテルがジムの無料券を配布 日頃の運動不足解消も兼ねてジムへ ブースの内容次第ですが、前日準備は 4名もいれば十分だと思います
  4. 1日目 ❖ 10:30 みんなでKeynote聴講 ブースは午後に開けるので1人の参加者として楽しむ ❖ 12:00 ブースオープン & ランチ

    2人ずつ順にランチへ行きつつブースを解放 会場配布のお弁当が美味しい!(外へ行く必要はない) ❖ 15:30 シューティングゲーム初のクリア者 ❖ 18:00 1日目終了 & 懇親会 忙しかったものの、2名体制で何とか回すことができました
  5. 2日目 ❖ 9:00 ブース解放 スタンプラリーが始まり怒涛のように人が押し寄せる ❖ 11:30 シューティングゲーム 2人目のクリア者 なぜかクリア者が出るときはブースにいない開発者

    ❖ 12:00 ブース常駐者を増やす 当初予定の2名に加え、有志でブース常駐へ ❖ 16:00 用意していた配布物が無くなる 250部用意していましたが完売となりました スタンプラリーが始まりブース来訪者が急増! 2名体制では無理でした…。
  6. 3日目 ❖ 9:00 ブース解放 ブースに入れる人は入る方針へ変更 来訪者は相変わらず多く、4人全員疲労困憊に… ❖ 14:00 セッションでシューティングゲームが一瞬映る https://youtu.be/bol8RnNVREg?t=273

    ❖ 16:00 撤収 郵送手続き含めて1時間程度で完了 2日目ほどではないものの、相変わらずの来訪者の量でした RubyKaigi中のシューティングゲームクリア者は 5名でした
  7. ふりかえり ~良かった点~ ❖ 毎週の定例実施 ➢ 通常業務の傍らでの準備となったため、毎週チェックポイントを置けたのは良 かった ❖ 前年のRubyKaigi関連のブログ記事を見る ➢ 必要な準備物の把握

    ➢ 配布物の量の把握 ➢ CMの指向性の把握 ➢ 現場の雰囲気の把握 ➢ など、不明点の解消に非常に役立ちました ❖ 目玉(シューティングゲーム)のものを用意した ➢ イベント中に会社紹介する際、スムーズにできて重宝しました
  8. ふりかえり ~反省点①~ ❖ 人が足りない ➢ 採用広報などbackofficeメンバーの参加は必須 ▪ セッションを聞きたいなら、最低2名必要 ➢ ブースに4人必要 ▪

    説明する人 2人 ▪ スタンプを押す人 1人 ▪ 交通整理をする人 1人 ❖ 海外の方への対応が大変だった ➢ 英語が得意なメンバーを常駐させる ➢ 英語のパネルを用意しておき、指を指しながら説明ができる状態にしておく