Notionでの「タスク管理」はこうすると良いよ / KANBAN Method with Notion Board View

Agileコーチ / 現場改善の支援先で、タスク管理について講演を行いました。
Notionを使っている現場だったので、Notionでカンバンによるタスク管理術についてお話しました。

この資料について
・この資料はタスク管理を新たに始めたい初心者向けに記載しています。
・Notionのボードビューを使って「カンバン」によるタスク管理にフォーカスされています。
・物理カンバンによる運営には触れておりません。
・P.7 〜 は、カンバンによるタスク管理の概念を解説しています。
・P.21からは、Notionでカンバンをどう作成するか？どう設定するか？を解説しています。
・P.32からは、FAQとして、良くある質問と回答例を記載しています。
・P.38からは、Notionの新機能のスプリント機能の簡単な使い方を記載しています。

Transcript

1. Notionでの「タスク管理」はこうす ると良いよ 梶原成親 / kajinari https://kajinari.kreis-works.com/
2. • この資料はタスク管理を新たに始めたい初心者向けに記載しています。 • Notionのボードビューを使って「カンバン」によるタスク管理にフォーカスされています。 • 物理カンバンによる運営には触れておりません。 • P.7 〜 は、カンバンによるタスク管理の概念を解説しています。 • P.21からは、Notionでカンバンをどう作成するか？どう設定するか？を解説しています。 • P.32からは、FAQとして、良くある質問と回答例を記載しています。 • P.38からは、Notionの新機能のスプリント機能の簡単な使い方を記載しています。 はじめに
3. 自己紹介 楽天、リクルート、PLAIDなどで情報システムを担当する。 プロセスを改善し、自動化を推進して、メンバーが圧倒的なパフォーマ ンスを出せる環境構築と、クラウド時代に適応した「モダンな情シス」を 構築する外部CIOとして、環境構築を推進しています。アジャイルコー チ、スクラムアライアンス認定プロダクトオーナー。 ポートフォリオ • https://kajinari.kreis-works.com/ • 副業案件募集中です 主な書籍 • 『SCRUM MASTER THE BOOK』翻訳 梶原成親 / kajinari
4. チームのタスク管理に課題はありま すか？

5. タスク管理によくある課題 • 期待する納期によく遅れている
 • 目の前のタスクばかりに追われており、優先度がよくわかってい ない
 • 依頼したタスクがいつ仕上がるのか、分からない
 • 誰が、何を、どんな量しているのかわからない

6. 理想的な状態とは？ • 担当者にヒアリングしなくても、タスク状況が把握できるチームタ スクの優先度の認識が一致している
 • 「◎◎さんの確認待ちです！」が無い状態
 • 属人的になっておらず、チームのタスクとして「コト」を前に進めら れる状態になっている
 • タスク完了の目処が分かっている
 • 正しくタスクが推進されている（ゴールがズレていない）

7. 「カンバン」によるタスク管理術につ いて紹介させて頂きます。

8. カンバンによるタスク管理とは？ • もともとはトヨタ自動車で生産プロセス改善のために開発された
 • David Anderson 氏のカンバン方式の定義によりソフトウェアとサービ スの領域にもこの方式の適用が進みました。
 • タスクのステータスを列で定義し、タスクを見える化し、視覚化に役 立つ方法論です。

9. Notionカンバンのサンプル
10. カンバンの基本 • ステータスを作成します。
 • ステータスは左から右に。完了に近づくように配置します。
 • 未着手 → 進行中 → レビュー → 完了
 • ”全て”のタスクを書き出す
 • 未着手のタスクは、優先度の順に上から
 並べ替えておく

11. カンバンの基本 • ボードのステータスを定義する。
 • チームの仕事の流れを定義する事と同義。
 • ミニマムでは、未着手 → 進行中 → 完了の３つ
 • チームでタスク管理する場合、「レビュー」の追加を推奨します。
 • レビューでは依頼者 or チームでの確認をもって完了する
 • ステータスについては、チーム毎の都合があるので、チームで決めて 合意する。
 • ステータスについては決めたら終わりではなく、プロセスの振り返りを 行いカイゼンすれば良い（最初から完璧でなくて良い）

12. ステータスの定義、完了の条件について認識を共有する 注意：ソフトウェア開発におけるカンバンの例（レーンとステータスは同義です） 

13. チームのタスクが見える化される
 見えるようになること
 • タスクのステータス
 • 誰が何をやってるか
 • チーム全体でのタスク消化率
 • タスクを多く抱えてる人

14. カンバンを運用すると課題が見えてくる • タスクが特定の誰かに集中している
 　→チームで助け合うにはどうしたら良いか？を話し合う
 • 特定ステータスにずっと溜まっているタスクがある
 　→何か問題があるかも知れない
 • 依頼されたタスクが結局何をやってほしいかわからない。
 　→タスク着手しやすい項目を整理する。ルール化する

15. カンバンを運用すると課題が見えてくる • タスク管理をしたからといって、タスク管理、進捗にまつわる課題が 解決するワケではない。
 • タスク管理をすると、課題が可視化される。
 • 課題が可視化されたら、チームがどう向き合うかが重要。
 • 課題に対して、継続的にカイゼンを行うことで、チームのタスク管理 が上手くなる

16. 未着手から完了までの時間を早くするには？
 • 同じようなサイズのタスクになるようにタスクを分割する
 • 着手する前にどう登ったら良いか？チームで検討しておく
 • 確認待ちを減らす（デリゲーションの整理 等）
 • 依頼タスクを起票する時に、内容の精度を上げてもらう
 • チームで振り返りを行い、プロセスをカイゼンする

17. タスク作成のルールの例 • ひとつのタスクに、ひとつのことを書く
 • タスクのタイトルは、他の人にもわかるように書く
 • 悪い例：🙅 Slack棚卸し
 • 良い例：🙆 Slackチャンネル作成ガイドラインを定義する
 • 依頼する時は、その依頼するタスクの背景、ゴールなどが書かれて いるのが望ましい
 • タスク作成ルールもチームで決めて合意しておくとよい

18. タスク内容はすり合わせしましょう • タスクが依頼されて、即着手するのは良くない。
 • 会話（チャットでも）して、以下の項目について認識をあわせる or 合 意する。
 • タスクの背景
 • ゴール（どうなってれば良いか）
 • 受け入れ条件（ゴールを達成している条件）
 • スケジュール・納期の妥当性
 • 人の読解力と文書化する力は完全ではない、会話による情報量に は到底及ばない

19. WIP（Work in Progress）の制限
 • 進行中タスクの数に制限をかけること。今着手しているタスクが終わる まで新しいことをしない
 • 着手中のタスクが多いと、デメリットばかりです
 • ひとつひとつのタスク完了までの時間が長くなる
 • 進捗報告が必要になってくる（間接タスクが増える）
 • 横槍りが増えるので集中して仕事に取り組めなくなる
 • タスクの切り替えが大幅に増えるので、集中の再確立が必要にな り生産性を阻害する（どこまでやってた？てなる。）
 • ひとつのタスクを早く終わらせていく事が必要です

20. WIP（Work in Progress）の制限の設け方
 • 多すぎると、ひとつのタスクが完了までの時間が長くなる
 • 少なすぎると、オーバーヘッドが増えます。
 • 設定ルール等はなく、チームの中で振り返りを行い、最適な数を探り ながら決定していく

21. 参考書籍（紹介した事は、だいたいこの書籍から）
 https://amzn.asia/d/bnZO2Tb
22. Notionのボードビュー
 （カンバン）の設定例

23. Notionのボードビューの設定例について
 • ここからは一般論ではなく、Notionを使ったボードビューの設定例に ついて記載しています。

24. 完成イメージはこんな感じに

25. 1. タスクデータベースに変換する
 • ホーム画面で、複数のデータベースを横断して、 自身のタスク管理ができるようになります。
 • 「スプリント」によるタスク管理もできるようになる のでオススメです
 • 詳しくはNotionのヘルプページをご確認ください。

26. 2. ボードに表示するプロパティを設定する
 • 担当者のプロパティは必須かな。
 • 誰が何を持ってるのかが分かるためです。
 • タグは推奨です。
 • どういう仕事にリソースが使われているか振り 返りしやすくするためです。
 • AIで自動タグ付けさせるとなお良い

27. 3.ステータスの設定する
 ボードの設定
 • ビューはボードを選択します。
 • グループ化はステータスで。
 • 列の背景色はオンにします。

28. 3.ステータスの設定する
 ボードの設定
 • ビューはボードを選択します。
 • グループ化はステータスで。
 • 列の背景色はオンにします。
 ステータスプロパティの設定
 • 必要なオプションを定義します
 • スタータス表示はオプションで
 • 空のグループを非表示はオフで

29. 4.ページのテンプレート
 • タスクのテンプレートを定義しましょう
 • 以下の項目は最低限記載するようにする
 • タスクの背景
 • ゴール（どうなってれば良いか）
 • 受け入れ条件（ゴールを達成している条件）
 • AIブロック使って、書かせても良い。
 • 受け入れ条件はAIに書かせて、加筆するの が楽でオススメです。
 • しつこいけど、チームで合意しましょう。

30. 5. データベースのプロパティ
 • チームで会話して決めてください。
 • 最低限のプロパティは以下の４つです。
 • 担当者
 • 期限
 • ステータス
 • タグ（AI）
 • 最初からもりもり作るのはオススメしないです。必要なものを徐々に 増やしていくのが良いです。

31. 私が良く使ってるボードになります。

32. その他、kajinari の オススメ設定
 • オートメーション機能を設定し、Slackに通知する。
 • タスク作成時、完了時に通知をしています。
 • DBのプロパティには、関係者、URLなどを追加しています。
 • 関係者は文字通り関係している人を。メンションされて便利で す。
 • URLはSlack等で依頼が来たときにメモ的に使ってます

33. FAQ

34. Q: Slackで依頼されてNotionに転記するのが面倒です。 • NotionがSlackでのショートカットアプリの「Send to Notion」を使うと良い かも。
 
 • もしくは、Zapier 等で、Slackリアクション
 したらNotionに転記される自動化を仕込むの
 も良いかも。
 • 純正Appとの違いは
 • プロパティに固定で値を入力設定できる
 例：担当者は自分にする等
 • 本文にSlackリンクが貼られないので良い
 テンプレートが使える

35. Q: 超急ぎ案件来たらどうしますか？ • 着手中の案件含めて、タスクの優先度をチームで合意してからどれ を着手するか決めたら良いです

36. Q: オペレーションタスクで定常的にあるんだけど • オペレーションタスクに費やす時間の平均を取って、プロジェクトタ スクにどこまで時間を使えるかを考えてWIPの制限を設定しましょう

37. Q: 未着手にタスクがあふれてしまって見づらいです • 未着手と進行中のステータスの間に、着手待ちのステータスを増やすのはいか がでしょうか。
 • 着手待ちは、
 • タスクが整理されていつでも着手できる状態と定義
 • そのためには、背景、ゴール、受け入れ条件等が整理されていて、すり合 わせできているのが条件
 • 次に実施すべきタスクが、３〜４個配置されており、その数個の間では優先順 位が設定されている。
 • 一度に着手できる量の中では、正しく優先順位が設定されているのをキープす る。
 • 未着手タスクの中から、着手待ちにする活動（タスク内容整理）も並行して継続 して実施すると尚良い。

38. Q: スプリント機能とは何ですか？ • アジャイルな開発方法論である「スクラム」
 で使われているタスク管理の考え方です
 • タスクデータベースであれば、スプリント
 の選択をオンにすれば良いです
 • スクラムの概念は、書籍などで確認すると
 良いかも

39. スプリント機能の概略

40. スプリントの設定 • スプリントの設定
 • 期間（イテレーションの設定）
 • 開始曜日の設定
 • 未完了タスクの扱いをどうするか設定
 ▪ バックログに戻す（推奨）
 ▪ そのまま
 ▪ 次のスプリントに移す
 • 未完了タスクは、再度プランニング時
 に取り組むかを判断すれば良いため

41. バックログビューの意味・使い方 • バックログに全てのタスクを書き出す
 • 優先度順番に並べておきましょう
 • タスクを貯める場所と思っていただけ れば良い

42. スプリントプランニングの意味・使い方 • 次の期間（イテレーション）に取り組むタスクを計 画する
 • バックログから取り組むタスクをプロットする
 • タスクがあふれる場合は、翌週（次のスプリント） に回すなどを会話する

43. スプリントボードの意味・使い方 • 現在のスプリントのビューでは、今週取り組むべきタス クだけが表示されるようになります
 • 今週のタスクにフォーカスすることができる
 • ボードの使い方はカンバンと同じ。

44. 【宣伝】参考書籍（スクラムについて書かれてます） SCRUM MASTER THE BOOK • kajinariも翻訳に関わりました。 • チームでコトを前にうまく進めるためのメ ソッドがいっぱいです https://amzn.asia/d/abwI6VC