全社を巻き込んだ業務オペレーション改善と、それは事業成長に貢献しているのか？を実感した話

confidential© 2024 vivid garden Inc 🍎 会社紹介‧サービス紹介 🍎 ⾃⼰紹介 🍎
本題 🍎 これからお品書き

confidential© 2024 vivid garden Inc 東京都港区浜松町1-7-3 第⼀ビル4F 本社住所 2016年11⽉29⽇創業⽇
株式会社ビビッドガーデン会社名会社紹介

confidential© 2024 vivid garden Inc コーポレートエンジニア（1⼈⽬情シス） ▪ 情報セキュリティ‧業務改善 ▪ ヘルプデスク‧
オフィスIT管理 ▪ PC調達‧キッティング‧⼊社オンボ ▪ クレカ不正利⽤対策のPM的なこと ▼ Web開発：3年（PHP/laravel） ▼ ⼈事‧採⽤：1.5年 ▼ 情シス：2.5年〜（弊社）栗岡智⼰ @marroncorporate 🌰マロン🌾🍚⾷べチョクのコーポレートエンジニア⾃⼰紹介

confidential© 2024 vivid garden Inc 今⽇お話しすること ❶全社で業務オペレーション改善を実施し、⼿動操作を40%弱削減した取り組み ❷オペレーション改善で、事業には貢献できたのか？ ※⼿動操作
✔ ⼈間がスプレッドシートに転記する ✔ ⼈間が⼿動で関数組んで集計する ✔ ⼈間が管理画⾯からCSVをダウンロードする

confidential© 2024 vivid garden Inc 今⽇お話しすること ❶全社で業務オペレーション改善を実施し、⼿動操作を40%弱削減した取り組み ❷オペレーション改善で、事業には貢献できたのか？ 󰢄超テックで社内の⽣産性を爆上げしたぜ！！
って話ではない。

confidential© 2024 vivid garden Inc ‧不要なMTGを設定しない ‧MTGの参加⼈数を制限しよう ‧MTGは10min‧25min‧50min設定しよう ‧ナレッジフォルダを整理しよう ‧slackの⽂⾯は必要以上に畏まらないように....
などなどオペレーション改善のきっかけ⼤切だが、どこまでインパクトがあるのか🧐 ⽣産性改善が定期的に議論されていた

confidential© 2024 vivid garden Inc 🤔 今のオペレーション最適化されている？ 🧐 全社的に結構アナログかも.... ⽣産性の抜本的な改善には、オペレーション改善だ！🔥
オペレーション改善のきっかけ

confidential© 2024 vivid garden Inc ⼿動操作40%削減までのステップステップ 1 オペレーションの状況を把握するステップ
2 課題を情シスに相談する流れを作るステップ 3 ⾃ら改善に取り組むメンバーを増やすステップ 4 各部署の主導で改善に取り組む⽂化醸成

confidential© 2024 vivid garden Inc 『現状のオペレーションの実態と課題を理解する』 1. オペレーションの状況を把握するヒアリング ✔
社内全体に「今ある業務マニュアル全部ください」と依頼し、全てを読む ✔ 全部署の担当者とMTGを設け、オペレーション中の実際画⾯を確認 ✔ 作業内容の実態とマニュアルの差分を確認 ✔ ヒアリングとMTG録画をもとに、スイムレーン作成 ✔ 主要なオペレーションを中⼼に作成し、オペレーションの全体像を把握 ✔ 何が原因で効率が落ちているのか、どう改善するのかをプレゼン ✔ いつまでにN%改善するのか全社にコミットメント宣⾔可視化全社に共有・宣言

confidential© 2024 vivid garden Inc スイムレーンとはプロセスの流れだけでなく、責任や役割の配分も視覚的に理解することができる可視化の⼿法 1.
オペレーションの状況を把握する (出典：miro_スイムレーンガイド | 書き⽅と活⽤⽅法)

confidential© 2024 vivid garden Inc LPとCRMツールAPI連携できない？ spirとかeeasy使えば？ spirとかeeasy使えば？ spirとかeeasy使えば？スイムレーン
仮想セールスチームの商談⽇程調整までのスイムレーン

confidential© 2024 vivid garden Inc システム化や⾃動化の考え⽅に、気付けていないことが原因。「⾃動化できるんだ / システム化されるんだ」に、
気づける⼈を増やしていくことが改善に繋がる 1. オペレーションの状況を把握する

confidential© 2024 vivid garden Inc 『改善事例をどんどん作って現場の考え⽅を変えていく』 2. 課題を情シスに相談する流れを作る課題を⾒つける ✔
スイムレーンの「🖐」が多い部分 ✔ slackチャンネルウォークスルー ✔ 普段の雑談の「あれしんどいですよ〜笑」から深掘りする ✔ SQL、GAS + APIで集計作業を⾃動化 ✔ スプシから顧客管理ツールへ移⾏ ✔ オペレーション再設計 ✔ SaaS導⼊ ✔ 毎⽉10分~15分全体に発信 ✔ 改善事例を出す ✔ 改善進捗を出す ✔ 改善に関わったメンバーを賞賛する改善事例を作る全社に改善報告する

confidential© 2024 vivid garden Inc ‧申し込みフォームの回答をslackへリアルタイム通知 ‧定例議事録の⾃動⽣成 ‧毎⽇⼿動で⾏っていたKPI進捗集計と共有を⾃動化 ‧CSチームの⽣産性指標（CPH）をDailyで⾃動算出+可視化 ‧ライティング業務での⽣成AI活⽤
‧業務オペレーションの再設計と設計に合わせた⾃動化 2. 課題を情シスに相談する流れを作る改善事例抜粋点の改善から線の改善まで…

confidential© 2024 vivid garden Inc 『ビジネス/コーポメンバーの30%が主体的に改善できるように』 3. ⾃ら改善に取り組むメンバーを増やす ITスキル研修を実施 ✔
GAS研修、SQL研修 ✔ 2ヶ⽉、計20名が参加 ✔ 情シスのハードスキルを現場にインストール ✔ 企画チームやCSチームのメンバーそれぞれと⼆⼈三脚での改善活動を実施 ✔ ⽉間50時間の⼯数削減 ✔ 業務解像度の⾼いメンバーとの組むことで、効果的な改善二人三脚の改善活動

confidential© 2024 vivid garden Inc 『⾃然発⽣的な各部署やメンバーでのオペレーション改善』 4. 各部署主導で改善に取り組む⽂化醸成既存オペの⾒直し ✔
複数チームで主体的な改善活動 ※情シスはほぼ関わっていない ✔ ⾃らデータ/インサイト分析を進める ✔ 脱スプシが進む ✔ 脱⼈⼒データ抽出が進む ✔ 誰でもオペレーションを回せる体制構築運動 SQL有志グループマニュアル整備

confidential© 2024 vivid garden Inc 「この数値に変化がないか、毎朝⾃動slack通知させよう」に組織が変わった。 4. 各部署主導で改善に取り組む⽂化醸成「この数値に変化がないか、毎⽇誰かが⼿動で報告を上げよう」
が、

confidential© 2024 vivid garden Inc 『短期的には⽬に⾒えない』事業は成⻑したの？ ✔ ⽉X00時間⼯数削減して、⽣まれた時間が売上に繋がるの
は、半年〜1年先 ※⻑期的には事業成⻑につながる可能性がある改善するのは作業⼯数 ✔ ⼩規模組織だと、⽉間X万時間削減みたいなことはない ※⼤きな組織だと話は違うかも ✔ X時間削減しても、X時間分の業務が⽣まれる改善が複利的に効かない稼働時間もほぼ変化なし

confidential© 2024 vivid garden Inc 事業は成⻑したの？ 11ヶ⽉YoY 116.3% ※売上YoYとの差分がどのくらいあるのかで考察していく ※CRMやSFAなどの⼤きな投資をした場合は、その額も考慮する
1時間あたり売上 /(⼈) 6ヶ⽉YoY 119.3% 3ヶ⽉YoY 126.3%

confidential© 2024 vivid garden Inc 🍎 テクノロジーで組織は変わるまとめ 🍎事業/組織の状況によって、改善幅が⼤きくなる投資領域を⾒極める。
🍎 事業への貢献は短期間では判断できない。⽣産性指標の定義は⼤切。

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