OmniFocus 4 Workflows with Tim Stringer

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1. MASTERCLASS PRESENTATION OmniFocus 4 Workflows with Tim Stringer 効果的なタスク管理とワークフローの実践
2. ABOUT THE SPEAKER Tim Stringer Founder, Learn OmniFocus 2010年からOmniFocusを使用し、タスク管理の実践を深め る 多面的な生活を整理するために、堅牢で信頼できるシステム を構築 Learn OmniFocusを通じて、世界中の何千人ものユー ザーをサポート "OmniFocusの豊富な機能セットと信頼性に惹かれ、私の個人的なタス クマネージャーとしての旅が始まりました。 "
3. POWERFUL TASK MANAGEMENT What is OmniFocus? プロフェッショナル向けツール 個人的なタスク管理のための、堅牢で信頼性の高いゴールドス タンダード・ソフトウェア。 柔軟な階層構造 プロジェクト、アクショングループ、タグを使用して、複雑なタスク を体系的に整理可能。 カスタムパースペクティブ 必要な情報だけを表示する強力なフィルター機能で、状況に応 じた視点を提供。 信頼できる同期機能 Mac, iPhone, iPad, Apple Watch, Web間でのシームレスな同 期で、どこでもアクセス可能。
4. STRUCTURE & FLOW マルチレベルの階層構造 フォルダー、プロジェクト、アクショングループを使用して、システム 全体の秩序と可視性を維持します。 フォルダーとタグの使い分け フォルダーで構造的な「場所」を定義し、タグでコンテキストや状 態による柔軟なフィルタリングを実現します。 カスタムパースペクティブ 「計画」や「実行」など、モードに合わせて作業視点を瞬時に切り替 えることができます。 シンプルさと拡張性 複雑になりすぎないように保ちつつ、将来のニーズに合わせて拡張でき るシステムを設計します。 System Design Principles Workflows connect structure to action
5. ORGANIZATION STRATEGY Timのフォルダー活用法 エリアごとの明確な分離 「仕事」「個人」「学習」など、生活の主要な責任範囲ごとにトップ レベルのフォルダーを作成して整理します。 クリーンな階層構造 フォルダーの深さは必要最小限に抑え、一目で全体像が把握で きるシンプルな構造を維持します。 アクティブ / アーカイブ管理 完了したプロジェクトや保留中のアイテムは「アーカイブ」フォル ダーへ移動し、現在の作業スペースをクリアに保ちます。 役割と成果への整合 フォルダー構造を自分の役割（ロール）や目指す成果に合わせ ることで、目的意識を持ってタスクに取り組めます。
6. CONTEXT & ORGANIZATION タグの戦略的使用 柔軟なフィルタリングで実行力を高める コンテキストタグ： 場所（Home）、ツール（Mac）、人 （Boss）、エネルギーレベル（Low Energy）で状況を定 義 優先度とステータス： 「今日やる（Today）」、「待機中 （Waiting）」、「重要」などで緊急度を可視化 高度なフィルタリング： 複数のタグを組み合わせることで、そ の瞬間に実行可能なタスクだけを抽出 PRO TIP "タグは物理的な場所に縛られず、「どんなモードで作業するか」という コンテキストを表すのに最適です。 "
7. TASK CRITERIA What Goes in OmniFocus? アクション可能なタスク 具体的で、実行可能な物理的なアクションのみを登録します。「考える」 ではなく「書く」「電話する」など。 プロジェクト 完了までに2つ以上のステップが必要な成果物。明確な「完了状態」を 定義します。 シングルアクションリスト 特定のプロジェクトに属さない、単発の独立したタスクや雑用を管理しま す。 「いつかやる」リスト 現在はアクティブではないが、将来的に検討したいアイデアや願望を保 留します。 Keep Out Reference) 参考資料やドキュメント本体 単なるメモやアイデアの断片 カレンダーの予定（特定の時間のイベント） 読書リストの詳細な内容 これらは他のアプリ（ Apple Notes, Calendar, DEVONthinkなど）で管理し、 OmniFocusからリンクします。 VS
8. MODES OF OPERATION 3つのOmniFocusペルソナ キャプチャー THE COLLECTOR アイデアやタスクが頭に浮かんだ瞬間に、摩 擦なく素早くシステムに記録するモード。 即座に入力（Quick Entry） 音声入力・Siri活用 メールからの転送 プランナー THE ARCHITECT 収集した項目を整理し、プロジェクトを構造化 して、実行可能な計画に変換するモード。 プロジェクトの定義と整理 タグ付けとコンテキスト設定 レビューと優先順位付け 実行者 THE EXECUTOR 計画を実行に移し、今日やるべきことだけに 集中してタスクを完了させるモード。 「今日」のパースペクティブ ノイズを排除して集中 次々とタスクを完了
9. POWERFUL FILTERING 特定のタスクセットを瞬時に表示 膨大なタスクの中から、今必要な条件に合致するものだけ を抽出してフォーカスします。 状況に応じた視点の切り替え 「計画中」「実行中」「待機中」など、モードやコンテキストに合わ せて最適な表示に切り替えます。 複雑な条件を保存して再利用 タグ、プロジェクト、状態などの高度な検索条件を保存し、ワン クリックで呼び出せます。 レビューと実行を効率化 迷いをなくし、次にやるべきことに集中できる環境を作ることで、生 産性を最大化します。 Custom Perspectives Focus on what matters now
10. DAILY WORKFLOW Morning Review インボックスの整理 OmniFocusのインボックスを空 にし、アクションを明確化して適切 なプロジェクトに振り分けます。 今日のタスク確認 期限切れや今日が期日のタスク を確認し、カレンダーの予定と照 らし合わせます。 優先順位の設定 フラグを使用して、今日絶対に完 了させるべき重要タスク（ 3〜5 個）を選択します。 1日のロードマップ エネルギーレベルや時間の制約 を考慮し、現実的な実行計画を立 てて「予測タグ」をセットします。 1 2 3 4
11. DAILY WORKFLOW Getting to Work 実行モード：仕事に取り掛かるためのステップ フォーカス:カスタムパースペクティブを使用して、現在のコンテキストに 関連するタスクのみを表示し、ノイズを排除します。 選択:「次」のアクションを迷わず選択します。実行可能な最小単位に分 解されていることが重要です。 集中:ポモドーロタイマー等を活用し、決めた時間は一つのタスクに没頭 します。 完了:タスクを完了させたらチェックを入れ、進捗を可視化することで勢 い（Momentum）を維持します。 "計画を行動に移す時です。システムを信頼し、目の前の「今やるべきこと」だ けに集中しましょう。"
12. SYSTEM MAINTENANCE OmniFocusの モニタリング 定期的なチェックイン 1日を通してシステムを確認し、タスクリストが現状を反映している かをキープします。 新しいタスクの即時追加 思いついたアイデアや依頼は、忘れる前に即座にインボックス へキャプチャします。 優先度の柔軟な調整 状況の変化に合わせてタスクの優先順位や延期日を調整し、 現実的な計画を維持します。 進捗状況の確認 完了したアクションを可視化し、プロジェクトのゴールに向けた前 進を確認します。
13. DAILY WORKFLOW Evening Review 完了タスクの確認 今日完了したタスクを確認して達 成感を得ると同時に、残ったタス クを明日に繰り越すか延期する か判断します。 明日の準備 明日のカレンダーと予定を確認 し、朝一番に取り組むべき最重 要タスク（MIT）にフラグを立てま す。 週次レビュー準備 インボックスに残っている簡単な 項目を整理し、週末の週次レ ビューの負担を少しでも減らして おきます。 リフレクション 1日の気づきや学びを記録し、シ ステムをシャットダウンして、仕 事モードからリラックスモードへ 切り替えます。 1 2 3 4
14. DAILY WORKFLOW Mid-Day Review 午前中の振り返り 午前中に完了したタスクを確認 し、達成感を味わうとともに、予 定通り進まなかった項目を特定 します。 午後の計画確認 残りの作業時間とカレンダーの 予定を見直し、午後に実際に使 える時間を再確認します。 必要な調整 現実的に完了できないタスクの 期日を変更（Defer）し、優先順 位を状況に合わせて再設定しま す。 エネルギー管理 午後のエネルギーレベルの低下 を考慮し、集中力を要する作業と 単純作業を適切に振り分けま す。 1 2 3 4
15. REVIEW & REFLECT Looking to the Future 01 週次レビュー システムの健全性を維持する最も重要な習慣。インボック スを空にし、プロジェクトを更新し、来週の計画を立てます。 02 月次レビュー 大きな視点での調整。今月の目標達成度を確認し、次の月 のテーマや注力エリアを設定します。 03 長期目標の確認 四半期または年次で、「いつかやる」リストを見直し、人生 の大きな目標と現在のアクションが一致しているか確認し ます。 04 プロジェクトの見直し 停滞しているプロジェクトを保留または削除し、システムを スリムで信頼できる状態に保ちます（Pruning）。
16. EXTENDING WORKFLOWS OmniFocus Power Tools 01 02 03 04 BetterTouchTool キーボードショートカットやトラックパッドジェスチャーをカス タマイズ。システム全体から素早くOmniFocusのアクション を呼び出せます。 Hookmark 双方向リンクの作成ツール。関連するメール、ファイル、 Webページとタスクを「フック」し、コンテキストを即座に呼び 出します。 Zapier Webサービス間の自動化。Slack、Gmail、Trelloなどのア プリとOmniFocusを連携させ、タスクの作成を自動化しま す。 OmniFocus Plug-ins Omni Automationを活用した機能拡張。テンプレートから のプロジェクト作成や、複雑なタスク処理をワンクリックで実 行します。
17. APP ECOSYSTEM メモアプリ（参考資料） プロジェクトに関連する詳細情報や参考資料を保管し、OmniFocus のタスクからリンクして参照します。 カレンダーアプリ（時間管理） 特定の時間に実行する必要がある予定や、タスクを実行するた めの時間をブロックして確保します。 クラウドストレージ 必要なファイルやアセットにどのデバイスからでもアクセスできるようにし、 スムーズなワークフローを支えます。 コミュニケーションツール チームとのコラボレーションや連絡事項を管理し、アクションアイテ ムをOmniFocusに転送します。 Complementary Apps Integrating OmniFocus with other tools
18. KEY TAKEAWAYS まとめ - 重要なポイント 01 02 03 04 システムをシンプルに保つ 複雑すぎる構造は抵抗を生みます。必要最小限のフォルダーとタグで運用し、必 要に応じて拡張していくアプローチが持続可能です。 定期的なレビューが成功の鍵 OmniFocusは「入れたまま忘れる」場所ではありません。日次、週次、月次のレ ビューを通じて、常にシステムを信頼できる状態に保ちます。 ツールを自分に合わせてカスタマイズ カスタムパースペクティブや自動化ツール（Shortcuts, Zapierなど）を活用し、自 分の思考パターンや働き方にフィットさせます。 人生全体をサポートする信頼できる相棒 仕事だけでなく、個人の目標や学習も含めた「全生活」を管理することで、バラ ンスの取れた充実した日々を実現します。 Trust Your System "Your mind is for having ideas, not holding them." — David Allen GTD
19. MOVING FORWARD Next Steps Learn OmniFocusリソースの活用 LearnOmniFocus.comのビデオライブラリ、記事、 LIVEセッションのアーカイブを活用 して、機能とワークフローの理解を深めましょう。 自分のワークフローを実験 Timのシステムをそのままコピーするのではなく、自分の生活スタイルや好みに合わせ て、パースペクティブやタグの構成を試行錯誤してください。 コミュニティに参加 フォーラムやSlackグループに参加し、他のユーザーとつながり、質問をしたり、独自 のセットアップを共有して学び合いましょう。 継続的な改善 週次レビューの時間を活用してシステム自体も見直します。生活の変化に合わせて OmniFocusを進化させ続けることが成功の鍵です。 Start Your Journey "The goal isn't just to check off tasks, but to navigate your life with intention and focus." Tim Stringer まずは1つのパースペクティブ、 1つの習慣から始めま しょう。小さな一歩が大きな生産性へと繋がります。 Visit LearnOmniFocus.com
20. Thank You OmniFocus 4 Workflows with Tim Stringer Questions & Discussion Learn OmniFocus learnomnifocus.com Watch Recording youtube.com/learnomnifocus Join the Community Connect & Share Presentation based on insights from Tim Stringer, Founder of Learn OmniFocus