外部PMO の設置について/PMO

外部PMO の設置について

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1. 1 外部 PMO の設置について 2021.2.2 APPLIC 吉本明平 1 外部 PMO の意義 自治体が DX に関する各種プロジェクトを実施するにあたって、そのプロジェクトマネジメントを支 援する外部 PMO(Project Management Office)設置を提案する。 自治体 DX の推進にあたって、各団体は様々なプロジェクトを並行して推進する必要がある。中 には Gov-Cloud への移行など大規模なプロジェクトもあり、特に小規模な団体の少人数の情報 政策、情報システム部門体制では対応しきれない懸念がある。 一方で、デジタル手続法や今後成立予定の地方公共団体の情報システムの標準化・共通化を 実効的に推進するための法律などで義務、努力義務とされるプロジェクトも多く、自治体に対する 手厚い支援が不可欠となっている。 自治体にとっての負担の一つがプロジェクトマネジメントである。アクティビティの管理、進捗管 理、課題管理、品質管理、フェーズ終了判定など、各種マネジメントを確実に実施できるノウハウ、体 制のない団体も多いと想定される。内部調整や制度設計など団体ごとに実施しなければならない 作業も多いなか、マネジメントに係る事務作業の負担は大きい。 これらのマネジメント作業を外部からサポートする組織が PMO である。この方式はベンダでも採 用されている。複数ユーザの構築プロジェクトが並行して進む場合、品質管理などの横断的に実施 できる作業を PMO で集約、サポートするような体制は一般的といえる。 たとえば、Gov-Cloud への移行について、小規模団体の多数プロジェクトを一ベンダが請け 負った場合、個々に手厚い PM 体制は作れないので PMO で多くの部分を取りまとめる可能性が 高い。自治体側の PM 体制も PMO に集約されていれば、ベンダ PMO と自治体 PMO の一対一 対応で効率的にマネジメントを遂行できる可能性もある。 2 対象プロジェクト 自治体 DX にあげられる多くのプロジェクトが対象になるが、先行導入として Gov-Cloud への 移行プロジェクトが良いのではないか。 標準システムへの移行は全自治体必須の作業となる。ただ、オンプレミスや自治体クラウドの場 合、ベンダ側の PKG リリース時期や対応方針がまちまちであり統一が難しい。一方で、Gov- Cloud の場合、ベンダ PKG の Gov-Cloud 提供開始スケジュールや受注団体、本稼働スケ ジュールなどが収集可能であり、プロジェクト計画のコントロールがやりやすい。 Gov-Cloud 移行に関する標準 WBS やスケジュールを設定し、着実な遂行を PMO でサポート する方式は十分考えられるのではないか。 もう一つの候補として行政手続きのオンライン化が考えられる。こちらは努力義務なので希望す る団体に限られる。しかし、できるだけ広く普及させる必要がある点と、基幹システムの Gov-Cloud 移行との整合性の問題があるため PMO で難しい部分をサポートする必要があるのではないか。
2. 2 3 組織 PMO は都道府県単位など、あるエリア単位にそのエリアの団体のサポートを担当する構成が良 いのではないか。責任範囲が明確になるとともに、県単位の制度など地域特性への対応も容易に なる。 Gov-Cloud に対応する PKG ベンダならびに製品はレパートリーが絞られる可能性が高い。そ こで、各都道府県 PMO ではベンダ、製品単位に担当体制を敷くのが良いのではないか。ベンダと の窓口が絞られることで意思疎通が効率化する。また、課題の共有が容易とる。各都道府県 PMO の製品担当が横連携すれば特定製品に関する課題共有も効率的に実施できる。 スケジュールベースラインの管理や課題管理などはクラウドベースで共有することが望ましい。全 PMO の状況が収集されれば、ダッシュボード化して国側で進捗をモニタすることも容易になる。 自力でマネジメント可能であり PMO の支援を特に必要としない団体に対して PMO は一種のリ エゾンとして機能させ、各団体の国への状況報告等の手間を削減する役割として機能すればよい のではないか。勝手に必要な情報を確認しクラウドに登録するだけでも価値は大きい。 今後 Gov-Cloud ベースで共通サービスが提供されるに際して、全団体に対応作業を依頼する といったシーンは容易に想定される。今回の PMO は半常設な組織として、そのようなプロジェクトを いつも支援する体制、ツールとして維持する意義があるのではないか。 以上