楽して成果を出すためのセルフリソース管理

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1. 楽して成果を出すためのセルフリソース管理 clipnote 1
2. 今回のターゲット 仕事に追われている感覚がある人 やりたいことあるけど、やれていない人 2
3. 今回のキーワード 「余白をつくる」 3
4. 目次 今回話をするスコープ 脳リソースを知ろう 脳リソース活用のために具体でやっていること まとめ 4
5. 今回話をするスコープ 5
6. 「楽して」 「成果」を出すための「セルフリソース」管理 6
7. 「成果」と表現していますが、 「成果を出すまでの一部プロセス」を対象にします 7
8. 成果を出すまでのプロセス 目的・目標の理解 現状把握 課題発見 課題解決の優先度付け 課題解決方法の決定 計画 遂行 評価 8
9. 成果を出すまでのプロセス 目的・目標の理解 現状把握 課題発見 課題解決の優先度付け 課題解決方法の決定 計画 遂行 評価 9
10. 「楽して」 「成果」を出すための「セルフリソース」管理 10
11. 業務遂行で使えるリソースの種類 ヒト モノ カネ 時間 情報 11
12. 自分が持っているリソースの種類 時間 体力 知識 情報 脳（処理能力etc.） 12
13. 今回フォーカスするリソース 時間 体力 知識 情報 脳（処理能力etc.） 13
14. 「楽して」 「成果」を出すための「セルフリソース」管理 14
15. 「楽して」とは？ 「楽をする」というと「怠ける」 「サボる」とかネガティブなニュアンスで使われるこ ともありますが、今回は「負担を軽くする」 「創意工夫で効率的に」といったポジティ ブなニュアンスです 15
16. なので正しいタイトルは... 16
17. 効率的に業務遂行し成果を出すための脳リソース管理 17
18. 脳リソースを知ろう 18
19. 脳リソースとは？ 脳が持つ思考や記憶、注意などの認知機能のこと 具体的には、情報を処理したり、情報から判断するときに使用 19
20. なぜ脳リソースに注目するか？ 「時間」 「体力」 「知識」 「情報」 「脳」の中で、 「脳」リソースはアウトソースやコントロールもしやすく、ちょっとした工夫で効率が 上がりやすいから 20
21. 自分のリソース内で考えたときの比較表 ※ 濱の主観によるもの アウトソース コントロール 脳 ◯（例：タスク管理、AIエージェン ト） ◯（例：どの情報を処理するか選択可 能） 時 間 ◯（例：AIエージェント） △（できない部分あり） 体 力 ☓ △（できない部分あり） 知 識 △（一部できるが最終判断は自身） △（できない部分あり） 情 報 △（現実的にすべては無理） △（言語化できない部分あり） 21
22. 理想の脳リソース状態 いわゆるフロー状態 22
23. よくありそうな脳リソース状況 その1 23
24. よくありそうな脳リソース状況 その2 24
25. 積み上げ棒の色変えているのなんで？って思っていますよね？ 25
26. ここから少し体系的なお話をします 26
27. 認知負荷理論について 27
28. 認知負荷理論とは 人間の認知能力に限界があることを前提に、情報処理の効率性を高める方法を探 る心理学の理論。 引用：情認知負荷理論に基づくマネジメント業務の効率化手法 28
29. 認知的負荷の3つのタイプ 認知負荷理論では、負荷を3つに分類している。 課題内在性負荷 対象の情報自体の難易度や複雑さに由来する負荷 課題外在性負荷 チャット通知や不安等、対象に不要な情報やプロセスから生じる負荷 学習関連負荷 学習や知識の定着を促進するための認知負荷 29
30. 青色が課題内在性負荷 灰色が課題外在性負荷 オレンジ色が学習関連負荷（に使える余裕） 30
31. 課題内在性負荷の例 対象業務の理解が薄いため、何をやっていいかわからない 求められている要求が高い 初めて使用する言語で開発する 間に合うか不安 31
32. 課題外在性負荷の例 周りの雑音 プライベートでの不安 対象業務ではない業務をやらないとという焦り 32
33. フロー状態に近づけるために 課題内在性負荷 自分が情報処理できる粒度にして下げる 課題外在性負荷 できる限りノイズを減らして下げる 学習関連負荷 上記2つの負荷を減らして活用できる状態 創意工夫に使いたい 33
34. 脳リソース活用のために具体でやっていること 34
35. ここからは「課題内在性負荷」 「課題外在性負荷」を下げ、フロー 状態に近づけるために、具体でどのようなことを行っているか紹 介していきます！ 35
36. つくりたい状況の定義 1つ1つのタスク実行時に余計なことを考えずに実行できる状況 1つのタスクが処理できる粒度である（課題内在性負荷が低い） 実行中のタスク以外の不安や余計な情報がない（課題外在性負荷が低い） 36
37. 課題内在性/外在性負荷を下げるためにやっていること 自身のリソース状況を把握する 業務遂行に必要な情報を整理して残す 現実的な計画を立てる まとまったタスク実行時間を確保する 目に見える情報を減らす 37
38. 自身のリソース状況を把握する 下記を把握する 直近1ヶ月に自身が使えそうな工数 不安に思っていること 次の「情報整理」で詳しく説明 38
39. 直近1ヶ月に自身が使えそうな工数の把握 時間は有限 どれくらいの工数が遂行に使えそうか可視化する 現実的な計画を立てるために必要な情報 39
40. 直近1ヶ月に自身が使えそうな工数の可視化 ※ ここで見えていないですが、毎日残業1h/2hしたケースの集計あり 40
41. 業務遂行に必要な情報を整理して残す 情報整理したことはWeb or PC上どちらでもいいので残す 自分の脳内ですべての情報を管理しない できるだけ情報管理をアウトソースする 41
42. 業務遂行に必要な情報を整理して残す 整理する内容例 目的・目標は何か 何をいつまでに必要なのか どういうタスクが必要か タスク実行に必要な情報は何か 42
43. 業務遂行に必要な情報を整理して残す 整理することの例 目的・目標は何か 何をいつまでに必要なのか どういうタスクが必要か タスク実行に必要な情報は何か 43
44. どういうタスクが必要か ざっくり必要なそうなタスクを洗い出す 洗い出したタスクを2〜4hくらいの粒度にブレイクダウン 2〜4hにしづらい場合は、最大でも8hくらいを目安 自分が不安なことは何か明確にする 解決方法を決める 例1）不安を解消するためのタスクを作成する 例2）該当タスクの見積もり工数を増やす 44
45. タスク粒度を2〜4hくらいにしている理由 その時間で対応できるタスクに必要な情報量は多くない、処理しきれる量 それくらいの時間であれば、まとまった時間を確保して終わらせられる 思い出しコストを減らす タスク完了を小さく刻むことで着実に進んでいる自信を得れるため、不安が解消 する プロセスでも達成感の積み重ね大事 AIエージェントに任せやすいタスク難易度であるものを見つけやすい 処理能力と時間をアウトソース 45
46. タスク粒度を2〜4hくらいにしている理由 スケジュールにおとしたときに、全体進捗を把握しやすい 完了予測がしやすいにつながる スケジュールに対する漠然とした不安が解消できる 大事になる前に調整できる 未来に起こり得る「課題外在性負荷」を下げる動き 46
49. 現実的な計画を立てる 「リソース状況」と「整理した情報」から計画を立てる 毎朝1日のスケジュールを立てる 49
50. 現実的な計画を立てる 「リソース状況」と「整理した情報」から計画を立てる 毎朝1日のスケジュールを立てる 50
51. 毎朝1日のスケジュールを立てる 目的 いつ何をするか明確にする タスク管理していない細かい雑務もある 日中タスクの組み立てを考える時間を少なくする 立てていた計画を見直す 51
52. 1日のスケジュール管理をどうしているか スプシで管理 15分単位でその時間やることを埋めていく 振り返り可能なように実績もつける 52
53. 1日のスケジュールを15分単位で立てると良いこと いつにどれくらいの時間が業務遂行に確保できるか把握できる 例1）MTGとMTGの間30分空いているから、そこで雑務やろう 例2)午前中3時間まるまる空いているから重めのタスクやろう もともと対応予定だったタスクの総予定工数と比較し、計画を見直すきっかけが つくれる 53
54. まとまったタスク実行時間を確保する よくやっていること MTGの調整 細切れにMTGがあったら時間調整してみる 自分よがりにならず相手も時間確保できるように MTG固める日とそうでない日をつくる 54
55. 目に見える情報を減らす 処理する情報を減らすため 55
56. 具体的にやっていること ディスプレイは2つ 3つあると注意散漫になる※ 濱の所感 ブラウザのタブは最大でも7つ 後から使いものは紐づくタスクやドキュメントに残しておく 後から見たいものはブックマーク 56
57. まとめ 57
58. まとめ 業務遂行で脳リソースを有効活用するために 情報処理できる余白をつくろう リソースの現状把握 情報整理とアウトソース 計画 環境整備 まとまった時間を確保しよう 58
59. 今日持ち帰ってほしいこと タスクを2〜4時間に分割する 59
60. 参考資料 情報過多にご用心！生産性の低下を招く「認知的過負荷」への対処法 ── 海の向 こうからオピニオン その70 認知負荷理論に基づくマネジメント業務の効率化手法 60