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会議における役割ごとの行動一覧とSuperGoodMeetingsの操作方法_COPILOT

COPILOT Inc.
February 08, 2024
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 会議における役割ごとの行動一覧とSuperGoodMeetingsの操作方法_COPILOT

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February 08, 2024
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  1. 会議における役割ごとの行動一覧 進行ロール  書記ロール 参加メンバー 目的 • チームメンバーが次の活動をできる、 終了後に想起できるようにする • 会議における情報提供を行う

    • リアルタイムに議事録を作成し共有す ることにより議論が目的を達成しやす くする(ホワイトボード機能) • タスクや決定事項が収束した経緯や理 由をわかるようにする • 議論や会議の目的をみんなで達成する • 次の会議までの自分の行動を決定する • 次の会議までのチームメンバー全員の 行動を認識する 会議終了 〜事前準備 • (設定がなければ)会議のアジェンダ 置き場をつくる • アジェンダの枠を準備する(固定の議 題があれば) • 参加者に事前にアジェンダを入れても らうように促す • 議事録を書く目的、書く場所や書き方 (記法)を把握する • 議論したいことがあったら自分でア ジェンダを詳細に記入する 会議中 冒頭 • この会議で議論するアジェンダの認識 を揃える • 議論内容を記録する ◦ 決定事項・タスクを必ず書く ※自分が議論に参加するときは他の人に記 録を代わってもらう • 提案者 ◦ 自分が設定した時間で、自分が納得 できる次の活動を生み出す • 支援者(議論参加者) ◦ アジェンダを提案している人が納得 でき、次の活動につながるよう支援 する 各議論 • 各アジェンダの提案者が次の活動が生 まれるように促す • 議論が主旨から逸れないように参加者 に情報を提供する 終了時 • 次会議の予定を確認する • 決定事項・タスクの認識を合わせる • 次会議までの活動が想像できている 会議終了後 • 次会議のアジェンダ置き場を準備する • 記録内容や決定事項・タスクをメン バーに共有する • 活動を実践して作成物を出力する • 活動から得られた現状や閃き・違和感 からアジェンダを提案する
  2. SuperGoodMeetingsの主要3つの画面紹介 1. ロードマップ (プロジェクトトップ) プロジェクトの全体を俯瞰し、 各チームの状態を会議により把 握しやすくなっています。 • ロードマップ •

    会議体一覧 2. ミーティングリスト 会議が過去から未来へ並んでお り、話したいアジェンダを追加 ・編集できます。 • 会議一覧 • アジェンダリスト・テンプレ 3. ミーティング 議題の情報、議事録、タイマー により、1つの会議を進めやすく なっています。 • アジェンダ一覧 • 進行タイマー • 議事録共同編集
  3. 進行ロールとSuperGoodMeetingsの操作方法 進行ロール  操作画面 SuperGoodMeetings(SGMs)の操作方法 会議終了 〜事前準備 • (設定がなければ)会議のアジェンダ 置き場をつくる 2.

    ミーティン グリスト • SGMsのミーティングを作成する • アジェンダの枠を準備する(固定の議 題があれば) 2. ミーティン グリスト • テンプレート作成・更新・読み込む • 参加者に事前にアジェンダを入れても らうように促す 3. ミーティン グ • 用意したミーティングのURLを会議前日までに参加者に共有する 会議中 冒頭 • この会議で議論するアジェンダの認識 を揃える 3. ミーティン グ • マイルストーン・タスク進捗を確認する 各議論 • 各アジェンダの提案者が次の活動が生 まれるように促す • 議論が主旨から逸れないように参加者 に情報を提供する 3. ミーティン グ • アジェンダ詳細と議事録を表示する • タイマーで時間管理をしながら議論を進行する 終了時 • 次会議の予定を確認する 2. ミーティン グリスト • 次会議のミーティング日時を確認する 会議終了後 • 次会議のアジェンダ置き場を準備する 2. ミーティン グリスト • 次会議用のSGMsのミーティングを作成する 参考)公開中のSuperGoodMeetingsガイドはこちら
  4. 書記ロールとSuperGoodMeetingsの操作方法 書記ロール  操作画面 SuperGoodMeetings(SGMs)の操作方法 会議終了 〜事前準備 • 議事録を書く目的、書く場所や書き方 (記法)を把握する 3.

    ミーティン グ • アジェンダノートのみ使用可能のMarkdown記法を把握する  →📌ガイドページにてアジェンダの議事ノート(議論内容・タス ク)で使用可能な、テキストを構造的に記述できるMarkdown記法に ついて説明しています。 会議中 冒頭 • 議事録を書く 目的1: 議論がブレないようにするホワ イトボードであること 目的2: タスクや決定事項が収束した理 由がわかること • 決定事項・タスクを必ず書く ※自分が議論に参加するときは他の人 に記録を代わってもらう 3. ミーティン グ • Markdown記法を活用しながら、アジェンダノートに議事録を記 載する • 議論を経て決まった決定事項とタスクを記載する  →タスクからToDo出しの流れも参照ください 各議論 終了時 • 決定事項・タスクの認識を合わせる 3. ミーティン グ • 「アジェンダの決定事項とタスクまとめ」から各アジェンダで出 た決定事項とタスクを確認する 会議終了後 • 記録やタスクをメンバーに共有する 3. ミーティン グ • 「アジェンダの決定事項とタスクまとめ」にある「クリップボー ドにコピー」から決定事項とタスクをコピーし参加メンバーに共 有する 参考)公開中のSuperGoodMeetingsガイドはこちら
  5. 参加メンバーとSuperGoodMeetingsの操作方法 参加メンバー  操作画面 SuperGoodMeetings(SGMs)の操作方法 会議終了 〜事前準備 • 議論したいことがあったら自分でア ジェンダを詳細に記入する 3.

    ミーティン グ • アジェンダを追加し、アジェンダ詳細項目に記入し準備する 会議中 冒頭 • 提案者 ◦ 自分が設定した時間で、自分が納得 できる次の活動を生み出す • 支援者(議論参加者) ◦ アジェンダを提案している人が納得 でき、次の活動につながるよう支援 する 3. ミーティン グ • アジェンダ詳細項目を見ながら、タイマーで時間を確認し議論を 進める 各議論 終了時 会議終了後 • 次会議までの活動が想像できている 2. ミーティン グリスト • 各アジェンダで出した「アジェンダの決定事項とタスクまとめ」 を確認し、次会議までにやることを把握し実行する  →タスクからToDo出しの流れも参照ください 参考)公開中のSuperGoodMeetingsガイドはこちら
  6. 参考)タスクからToDoの流れ タスク 定義:プロジェクトを進 めるために今後やるべき だと思ったこと ToDo 定義:完了の状態が誰で も想起できる、タスクを 実現するための行動 (条件:完了の定義、担当者、期日が

    明確であること) (参加者へ) このタスクに対して助言は ありますか? (タスク提案者へ) タスク実現に向けて最初の ToDoは何ですか? (ToDo担当者へ) いつまでに・だれが・な にをするかが明確です か?みなさん助言はあり ますか? タスクを明文化する タスクにToDoを記入 する 記入されたToDoを修 正する タスクを議事録に記 入する 内容について助言す る 必要であればToDoを 修正する ToDoを明文化する 進行ロール タスク提案者 参加メンバー 書記ロール タスクからToDoに変換するフロー 内容や条件について 助言する 必要であればタスク を修正する 4. ToDo条 件チェッ クと助言 3. ToDo提 案 1. タスク 提案 2. タスク 助言 5. 納得 (タスク提案者・ToDo担 当者へ) 決定されたToDoで納得が できますか? 納得できれば決定 できない場合はタスク ・ToDo提案に戻る タスク提案者とToDo 担当者が変わる場合 は、ToDo担当者の承 認を得る