【COPILOTイベント】トークテーマ1：プロが解説！会議をうまく進めるコツ

本資料は、2023年11月30日に開催した下記イベントの資料となります。

■イベント
会議って無駄なもの！？プロが教える仕事をスムーズに進める＜会議＞のコツ
https://peatix.com/event/3748710/view

■資料一覧
・トークテーマ1：プロが解説！会議をうまく進めるコツ（本資料）
・トークテーマ2：会議をうまくすすめるために。SuperGoodMeetingsの便利な機能をご紹介
https://speakerdeck.com/copilot/20231130event_2_sgms

■参考情報
・会議支援ツールSuperGoodMeetingsはこちらからご利用いただけます
https://supergoodmeetings.com/

・リモートワークにおけるファシリテーションの方法論
https://speakerdeck.com/copilot/remote-facilitation

・知的生産ツールとしての議事録
https://blog.copilot.jp/entry/2019/05/17/115519

・ミーティングアジェンダのフォーマットを共有します！
https://blog.copilot.jp/entry/agenda_format

・会議のアジェンダは、いつどのように作られるべきか
https://blog.copilot.jp/entry/2019/03/11/222723

Transcript

2. トークテーマ① プロが解説！会議をうまく進めるコツ
3. 自己紹介 米山 知宏（よねやま・ともひろ） 株式会社コパイロツト Project Enablement事業責任者 プロジェクトファシリテーター 在野研究者 シンクタンクにて、情報政策に関する調査や情報シス テム開発のPMO支援、デジタルを活用したまちづくり についての調査・研究等に従事。その後、パブリック セクターでの勤務を経て、株式会社コパイロツトに ジョイン。 現在はコパイロツトにて、プロジェクトを推進する仕 組みづくりをサポートするProject Enablement事業 とコパイロツト内の研究チームの責任者を務めなが ら、民間企業や自治体におけるDXや組織変革を支 援。
4. プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています リモートワークにおけるファシリテーションの方法論 https://speakerdeck.com/copilot
5. プロジェクトや会議の進め方などの方法論を発信しています 【議事録についてのブログ】 知的生産ツールとしての議事録 【アジェンダについてのブログ】 アジェンダの作り方/アジェンダフォーマット https://blog.copilot.jp/
6. 会議がうまくいくと 仕事もうまくいく
7. そもそも 仕事をうまく進めるために 会議は大事なのか？
8. 仕事そのものの知識・経験や チーム体制の方が 大事なのでは？
9. 確かに、 知識や経験、 チーム体制もとても大事
10. しかし、 それらを仕事で活かすためにも 良い会議が不可欠
11. 仕事・プロジェクトを うまく進める 知識・経験 目指す方向性 チーム体制 ・・・ 土台としての「会議」
12. たかが会議 されど会議
13. この場でご説明する内容の全体像 会議の捉え方 1 会議をファシリテーションする際の考え方 2 会議の進め方のポイント3つ 3
14. この場でご説明する内容の全体像 会議をファシリテーションする際の考え方 2 会議の進め方のポイント3つ 3 会議の捉え方 1
15. 会議を単体で捉えない
16. 会議
17. 進行役 この場で、 説明から合意まで すべてやりきらなければ... 毎回反対ばかりする A部長もB部長もいる中で、 なんとか結論に持っていかなければ...
18. これが会議を難しくする
19. 会議
20. 会議 前の会議 次の会議
21. 会議 会議と会議の 間の「時間」 会議と会議の 間の「時間」
22. 会議 ある会議を 「会議」と「時間」の連なりの中で捉える
23. なぜか？
24. 前後の会議・時間を使うことで 今回の会議のハードルが下がり ファシリテーションが楽になる
25. 会議 【次の会議】 次の会議で決定できれば良い アジェンダであれば、 今回の会議で無理に決定しよ うとしない 【前の時間】 参加者に対して、 事前に情報共有をしたり、 宿題・検討を依頼しておく
26. ある会議を 「会議」と「時間」の連なりの中で捉えて ある1つの会議のハードルを下げよう
27. この場でご説明する内容の全体像 会議の捉え方 1 会議の進め方のポイント3つ 3 会議をファシリテーションする際の考え方 2
28. ファシリテーター1人で頑張るな
29. ファシリテーションとは何か？ 人びとが集まって、やり取りをしながら共同で何かを行うときに、コミュ ニケーションの場を保持し、そのプロセスに働きかける取り組み・仕組み ・仕掛け。 （ファシリテーションとは何か/井上・牧野編著） ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよ う支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。 集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活 動を支援し促進していく働きを意味します。 （日本ファシリテーション協会）
30. ファシリテーションとは何か？ • ファシリテーションは、会議の場だけでな く、あらゆる場所で必要 • 直接働きかけるだけでなく、「仕組み」を つくることも重要なファシリテーション
31. ファシリテーターが頑張らなくても 目的を達成できる会議こそが 理想の会議なのではないか？
32. ファシリテーターが頑張らなくても ファシリテーションが 行われる状態を作るのが ファシリテーターの仕事なのでは？
33. なぜなら、 特定の人が頑張り続ける状態は サステナブルではないから
34. そのため、 ファシリテーションを仕組み化し、 その役割を分散（分担）することが 極めて重要
35. ファシリテーションの仕組み化・役割の分散 会議前 会議中 会議後 必要な要素を 言語化しやすい アジェンダの フォーマット 会議時の役割を分担も しくは輪番制 （進行役、議事録、ツール準備など） ToDo共有のやり方を 型化 アジェンダは メンバー全員で登録 フォローアップMTG をし、メンバー間での 共通認識を持つ 議事録は 全員で共同編集
36. アジェンダ 議事録 • 会議アジェンダの作成 ◦ 資料やディスカッション用 ツールのURLも記載してお く • 参加者へURLを事前共有 • MTGの冒頭で、「アジェンダの 確認・調整」「前回ToDoの確 認」を行う • 時間的に可能であれば、MTGの 最後に「ToDo確認」や「次回 MTGの主要アジェンダの確認」 を入れる • 仮で良いので、次回MTGのア ジェンダを記載しておく（ToDo を元にアジェンダや議論内容の 仮決め） • 議事録用ファイル（クラウド 上）の準備 • 参加者へURLを事前共有 • 参加者全員で議事録を取る • 議論状況に応じて、適宜、議事 録を画面共有して、参加者間で 共通認識を作りやすい状態にす る • 「決定事項」と「ToDo」を確認 次第、すぐにPJメンバーに共有 （これは、すぐにPJメンバーと 認識を合わせるため。議事の詳 細を追記・整理するのは、その 後で良い） 会議前 会議中 会議後 その他 • 前回ToDoのリマインド • Web会議URLの共有（原則、カ レンダーに貼り付ける） • MTGで使用する道具の準備 （ディスカッション用のMiroや Googleスライド） • ディスカッションで別のツール （Miroなど）を使用する場合に は、Web会議のチャットでディ スカッション用ページのURLを 共有する • ラップアップMTGの開催 • 次回MTGのカレンダー調整 （Web会議URLの発行も含め） • SGMs （SuperGoodMe etings）もしく はドキュメント ツール • GoogleDocs • ディスカッショ ン用のツール （MiroやGoogle スライドなど） 使用ツール・ フォーマット （参考）会議の基本的な進め方 https://speakerdeck.com/copilot
37. ファシリテーター1人で頑張るな
38. この場でご説明する内容の全体像 会議の捉え方 1 会議をファシリテーションする際の考え方 2 会議の進め方のポイント3つ 3
39. 会議の進め方のポイント3つ 会議前 会議中 会議後 アジェンダの準備 とにかく「付せん」 「ToDoやってきてく れないんです」
40. 会議の進め方のポイント3つ 会議中 会議後 とにかく「付せん」 「ToDoやってきてく れないんです」 会議前 アジェンダの準備
41. アジェンダのゴールは 「範囲」でイメージしよう
42. アジェンダとは？
43. ◯◯会議 アジェンダ （広義） 1. ◯◯◯ 2. ◯◯◯ 3. ◯◯◯ アジェンダ （狭義） 各アジェンダ （狭義）が集 まった全体 それぞれの議題・論点 アジェンダとは？
44. 会議前に、 どれだけアジェンダを明確にできるかが 会議の質を分ける
45. アジェンダを明確にするとは どういうことか？
46. What Why How
47. このアジェンダ項目を すべて記入すると、 自然と良いアジェンダになり ファシリテーションしやすい状態に
48. その中でも重要な要素
49. What Why How
50. 「ゴール」 ＝ 達成したい状態
51. アジェンダのゴール設定は 「議論の質」を高める肝
52. ゴール（達成したい状態）を どのように設定するか？
53. 【質問】 「••を決定する」というアジェンダの場合、 それは具体的にどのような状態を 意味しているでしょうか？ 何がどうなれば「決定」でしょうか？
54. 「••を決定する」 全員の賛成？ 過半数の賛成？ 反対意見がなければ良い？ ••さんがOKと言わなければダメ？
55. 同じ文字で書かれていても、 「ゴール」に対するイメージは 参加者間でずれる
56. そのため、 ゴールイメージがずれないように ゴールを表現・確認する必要がある
57. そのポイントは、 ゴールを点ではなく、 範囲でイメージする
58. それ以上は求めないというライン 現実的なゴール できれば達成したいゴール 最悪でも、これ以上には （これ以下だと失敗した状態）
59. このゴールイメージがズレていると 参加者の発言が あちこちに飛びやすく、 ファシリテーションの難易度が高くなる
60. ゴールの範囲（上限・下限）を明確にして、 それを参加者と共有できると良い
61. 【例】 「••を決定する」というアジェンダの場合、 どのように範囲でゴールを イメージすると良いか？
62. ••について、前向きな気持ち・雰囲気で決定している状態。 ただし、全員の積極的賛成は不要で、 大きな反対がなければよい。 もし決定できない場合にも、少なくとも、最終判断をする人が 決定している状態にはしておきたい（スケジュール的に間に合 わなくなってしまう...） ゴールを範囲でイメージする例
63. それ以上は求めない というライン 現実的なゴール できれば達成したいゴール 最悪でも、これ以上には （これ以下だと失敗した状態） • ••について、前向きな気持ち・雰囲気 で決定している状態 • ただし、全員の積極的賛成は不要で、 • 大きな反対がなければよい • もし決定できない場合にも、少なくと も、最終判断をする人が決定している状 態にはしておきたい（スケジュール的に 間に合わなくなってしまう...） 例 ゴールを範囲でイメージする例
64. 「••を決定する」という点のゴールだと、 「全員の積極的な賛成」や 「反対意見をすべて解消する状態」 を勝手に想像する人が出てきてしまう
65. ゴールを範囲で捉えて ゴールをより明確にするとともに 議論の逃げ道を作っておく
66. アジェンダのゴールは 「範囲」でイメージしよう
67. 【補足】 アジェンダが大事と連呼してきましたが、 一方で、アジェンダなしの会議（対話）も とても大事
68. 会議の進め方のポイント3つ 会議前 会議後 アジェンダの準備 「ToDoやってきてく れないんです」 会議中 とにかく「付せん」
69. とにかく、「付せん」
70. 良い会議にするための様々な要素（会議の基本的な流れ） 【前提を揃える】前回の会議のふりかえり・ToDo確認・スケジュールなどで現在の位置を確認 【アジェンダの確認】その上で、今回の会議での論点を確認 【腹落ちする議論】効率的な進行をしつつも、腹落ちするまで議論 【決定事項・ToDoの明確化】決まったこと・決まっていないことの共通認識を関係者で共有する 1 2 3 4 【ふりかえり】気になることやもやもやすることがあれば、この場で共有する 5 会 議 開 始 時 会 議 終 了 時 議 論
71. 様々な要素がある中で、 1つだけあげるならば...
73. なぜ、付せん？
74. 時代が変わった
75. これまでは、みんな同じ考え・価値観だった
76. これからは、そうではない
77. もっと言えば、、、 誰も気づいていないことをみんなで発見しなければならない
79. なので、 「付せん＋対話」によって 共通認識を作ることが 極めて重要な時代に
80. 正解がない中で、 新しいものを生み出したり、 変わっていかなければならないが、 それをリーダー1人で 判断することはできない
81. リーダー 社長から「変革を進めよ」 と言われたが、 何したらいいんだよ... わかんねーよ...
82. これではリーダーもつらいし、 一緒に働くメンバーもつらい
83. 全員で 自らの思い・気づき・考え を共有することが非常に重要
84. そのための付せん
85. 「付せん」は、 良い仕事をするための 重要KPI
87. 会議の中で 書かれる 1人あたりの 付せんの枚数
88. これが仕事やチームに ポジティブな影響を与える キー要素
89. Fusen-KPIの向上 会議の満足感・腹落ち感の向上 仕事＆チームの質の向上 仕事の良い文化が、組織全体に染み出す
91. とにかく、「付せん」
92. 会議の進め方のポイント3つ 会議前 会議中 アジェンダの準備 とにかく「付せん」 会議後 「ToDoやってきてく れないんです」
93. 会議後、速攻でToDoを共有しよう
94. みなさんのプロジェクトでは 会議で出た「ToDo」に 対応できていますか？
95. ToDoがあったことを 忘れてました...
96. 考えようとしたのですが なんか迷ってしまって...
97. そんなToDo ありましたっけ？
98. そもそも、 そのToDo やる必要あるんですかね？
99. みたいな状況は避けたい
100. しかし、 「このToDoやってね」 と伝えるだけで対応できるほど 単純な話ではない
101. ToDoが適切に対応されるまでの「壁」 【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由への腹落ち 【共通認識】そのToDoがToDoになったということの共通認識 【対処イメージ】そのToDoを対処する流れのイメージ 【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減 1 2 3 4
102. ToDoを行動に移しやすくするには？ 【納得】ToDoの必要性・自分がやる理由 への腹落ち 【共通認識】そのToDoがToDoになったと いうことの共通認識 【対処イメージ】そのToDoを対処する流 れのイメージ 【負荷】心理的負荷・時間的負荷の軽減 1 2 3 4 • 会議時の対話で、丁寧にすり合わせる • その場で、疑問や違和感がないかをToDo担当者に確認 • 会議後に、すぐにToDoをSlackなどで共有する • これによって、いつでもToDoを確認できる状態になる • 必要に応じて、リマインド • もしイメージが持てない状況になっていたら、会議後に5分で もToDo担当者と別メンバーですり合わせ • 一歩目のハードルを下げる • ペアワーク（一緒に作成して、1人の負担にしない） • 締切を逆に短くして、荒い状態でのアウトプットを求める 必須
103. みなさん、 会議後にToDo共有していますか？
104. 「会議はToDo共有のためにある」 と言っても良いくらい 超重要事項ですので、ぜひ！
105. SlackなどのチャットツールでのToDo共有のイメージ ▪決定事項 • ••会議は•月•日の開催とする ▪ToDo ▼報告書の内容について検討する • ••資料のp10を修正する（ @AAA、締切：12/10） ◦ そのために、 @BBB さんとクイックに5分MTGする（ @AAA、@BBB） ▼クライアントとの懇親会の開催内容について議論する • お店を予約して、関係者のカレンダーに登録する（ @CCC ） ▪次回MTGアジェンダ • アジェンダURL ▪関連資料 • 議事録 • スケジュール • 報告書資料 アジェンダ （テーマ）ご とに区切る 該当資料に は、リンクを 付与する ToDo単位で、担 当者にメンション をつける 必要に応じて、関連資料のリンクも 記載して、関係者が資料にアクセス しやすい状態を 仮で良いので（最悪、枠だけでも良いので）、次 回MTGアジェンダを用意しておくと、関係者の 目線が先を向き、行動が早くなる （URLでなくとも、テキストでの記載でも良い）
106. https://supergoodmeetings.com/
107. 「ToDo共有」は メンバーの行動や プロジェクトの質に影響を与える クリエイティブな振る舞い
108. 会議後、速攻でToDoを共有しよう
109. まとめ
110. まとめ 会議の捉え方 1 会議をファシリテーション する際の考え方 2 会議の進め方のポイント3つ 3 • ある会議を「会議」と「時間」の連なりの中で捉え て、ある1つの会議のハードルを下げよう • ファシリテーター1人で頑張るな • アジェンダのゴールは、「範囲」でイメージしよう • とにかく、「付せん」 • 会議後、速攻でToDoを共有しよう