Agile_Grenoble_-_Toyota_Kata_-_Atelier.pdf

Un des piliers du fonctionnement efficace d’une équipe agile est l’amélioration continue. On pense alors recueil de feedbacks, organisation de rétrospectives, suivi de plans d’actions, etc.
Mais pourquoi attendre la rétrospective et son plan d’actions mis à jour pour améliorer une pratique ? Comment passer à la vitesse supérieure ? Comment passer d’une démarche soutenue par une méthode à une culture de l’amélioration continue ?

Le “modèle” Toyota est une source d’inspiration classique, souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes, développés et mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs disciplinés. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer des solutions intelligentes. Mais comment aider ses collaborateurs, ses collègues à développer cette capacité d’analyse et ce mode de pensée ?

Les Toyota Kata, formalisés par Mike Rother, peuvent vous aider. Ces Kata sont des routines structurées qui incitent les personnes à développer une activité d’amélioration par la résolution de problème quotidienne et non plus périodique, réalisée par tous et dont l’objectif n’est plus l’élimination des sources de gaspillage mais l’atteinte d’objectifs stratégiques ambitieux.

Venez découvrir le “Improvement Kata Exercise”, qui vous permettra d’expérimenter la démarche de l’un de ces Kata en moins de 50mn afin de développer :
- La pensée scientifique et créative afin de générer et affiner des solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation.
- La collaboration : travail en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un défi plus ambitieux.
- La communication : organisez vos idées, vos données et les résultats et partagez-les efficacement.

Bénéfices de la session :
- Présentation rapide des Toyota Kata, routines permettant d’intégrer les démarches d’amélioration continue dans la culture d’une organisation
- Expérimentation de la démarche du Improvement Kata, utilisé pour former les personnes à la résolution de problème et à l’amélioration continue au quotidien
- Fourniture des références permettant de rejouer l’atelier dans son propre contexte

Documents à imprimer disponibles ici : https://drive.google.com/file/d/1_o7dl2MzaaYvhBZr_orHPCOGSJ0B82NO/view?usp=sharing

Transcript

1. Faire de l’amélioration continue une habitude quotidienne Atelier découverte des Toyota Kata Anne Gabrillagues - @agabrillagues - #AgileGrenoble
2. IPPON 2019 Merci aux sponsors ! @agabrillagues #AgileGrenoble
3. IPPON 2019 Mini bio. • Ancienne développeuse et chef de projet IT • Découverte de Scrum en 2008 • Actuellement coach agile chez • Participation au développement du serious game • Impliquée dans la communauté agile française depuis 2011 • Organisation des conférences ScrumDay puis Lean Kanban France/FlowCon Anne Gabrillagues @agabrillagues agabrillagues@ippon.fr @agabrillagues #AgileGrenoble
4. Les origines.
5. IPPON 2019 Les origines. Les Toyota Kata ont été formalisés par Mike Rother, chercheur américain connu notamment pour avoir introduit le Value Stream Mapping, à partir de ses travaux sur le fonctionnement de Toyota. @agabrillagues #AgileGrenoble
6. IPPON 2019 Les origines. Il s’est penché sur la question de savoir pourquoi les organisations qui ont cherché à copier Toyota n’atteignent en général pas les mêmes résultats. @agabrillagues #AgileGrenoble
7. IPPON 2019 Une source d’inspiration. Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes @agabrillagues #AgileGrenoble
8. IPPON 2019 Une source d’inspiration. Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes Il est mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs formés et disciplinés. @agabrillagues #AgileGrenoble
9. IPPON 2019 Les origines. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer eux même des solutions intelligentes. @agabrillagues #AgileGrenoble
10. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage, pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences : @agabrillagues #AgileGrenoble
11. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage, pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences : • le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”), pratiqué par l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder plus en détail lors de cet atelier @agabrillagues #AgileGrenoble
12. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage, pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences : • le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”), pratiqué par l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder plus en détail lors de cet atelier • le Kata de coaching (“Coaching Kata)”, pensé pour la transmission (par les managers entre autres) @agabrillagues #AgileGrenoble
13. IPPON 2019 Kata in the Classroom. L’atelier
14. IPPON 2019 Objectif de l’atelier. Familiariser en 50min les participants avec l’approche scientifique de résolution de problème proposée par le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”). Initialement conçu par Mike Rother à destination des enfants, il est basé sur un exercice simple : • reconstituer en équipe un puzzle de 15 pièces plusieurs fois • expérimenter des façons de faire permettant d’aller plus vite @agabrillagues #AgileGrenoble
15. IPPON 2019 L’exercice. Formez des équipes de 5 personnes (idéalement) Vous allez construire ce puzzle plusieurs fois en équipe, en cherchant à aller de plus en plus vite ! @agabrillagues #AgileGrenoble
16. IPPON 2019 Echauffement. 1. Prenez le puzzle et étudiez l’illustration. 2. Construisez le puzzle une fois, sans vous chronométrer. @agabrillagues #AgileGrenoble
17. IPPON 2019 Avant de commencer. Chaque équipe choisit : • un nom • un maître du temps, en charge du chronomètre • un rapporteur, responsable du report des données sur les formulaires fournis à chaque équipe Attention ! • le maître du temps ne pourra pas participer à la construction du puzzle @agabrillagues #AgileGrenoble
18. IPPON 2019 Les principes du jeu. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez prêts à démarrer au signal ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle sur la fiche des temps de référence N’écrivez pas sur le puzzle ! @agabrillagues #AgileGrenoble
19. IPPON 2019 Temps de référence. @agabrillagues #AgileGrenoble Enregistrez le temps obtenu sur cette fiche, par exemple en traçant un trait à la hauteur du temps obtenu, ou en grisant la zone correspondante.
20. IPPON 2019 Deuxième temps de référence. 1. Revenez au point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez prêts à démarrer au signal ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle sur la fiche des temps de référence @agabrillagues #AgileGrenoble
21. IPPON 2019 Deuxième temps de référence. @agabrillagues #AgileGrenoble Enregistrez le temps obtenu sur cette fiche, par exemple en traçant un trait à la hauteur du temps obtenu, ou en grisant la zone correspondante.
22. IPPON 2019 Présentation du Kata d’amélioration. Déroulons maintenant les 4 étapes du Kata d’amélioration @agabrillagues #AgileGrenoble
23. IPPON 2019 Etape 1 du Kata. @agabrillagues #AgileGrenoble
24. IPPON 2019 Etape 1 du Kata. • Objectif à long terme • Objectif difficile à atteindre 15s @agabrillagues #AgileGrenoble
25. IPPON 2019 Etape 2 du Kata. @agabrillagues #AgileGrenoble
26. IPPON 2019 Etape 2 du Kata. Quel est le dernier temps de base constaté dans votre équipe ? Il est important de comprendre où vous en êtes avant de définir votre prochain objectif. @agabrillagues #AgileGrenoble
27. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. @agabrillagues #AgileGrenoble
28. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard ! @agabrillagues #AgileGrenoble
29. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard ! Décomposez un défi ambitieux en une suite d’objectifs atteignables. @agabrillagues #AgileGrenoble
30. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard ! Décomposez un défi ambitieux en une suite d’objectifs atteignables. Fixez-vous un objectif plus facile et plus proche sur le chemin de votre défi. Lorsque vous y arrivez, vous pouvez définir le prochain objectif. @agabrillagues #AgileGrenoble
31. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Quel temps pensez-vous pouvoir atteindre d’ici la fin de l’atelier ? @agabrillagues #AgileGrenoble
32. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Quel temps pensez-vous pouvoir atteindre d’ici la fin de l’atelier ? Vous avez 90s pour vous mettre d’accord sur votre prochaine condition cible ! @agabrillagues #AgileGrenoble
33. IPPON 2019 Condition cible. Tracez une ligne correspondant à votre condition cible sur votre fiche d’expérimentation @agabrillagues #AgileGrenoble
34. IPPON 2019 Etape 4 du Kata. @agabrillagues #AgileGrenoble
35. IPPON 2019 Etape 4 du Kata. Un bon moyen d’atteindre un objectif est d’expérimenter rapidement : essayez quelque chose, voyez ce qui se passe, puis ajustez en fonction de ce que vous avez appris. @agabrillagues #AgileGrenoble
36. IPPON 2019 Etape 4 du Kata. Un bon moyen d’atteindre un objectif est d’expérimenter rapidement : essayez quelque chose, voyez ce qui se passe, puis ajustez en fonction de ce que vous avez appris. Notez ce que vous attendez et ce qui se passe réellement, afin de pouvoir analyser le résultat. @agabrillagues #AgileGrenoble
37. IPPON 2019 L’expérimentation. Nous allons faire 5 tours d’expérimentation Chaque tour comporte 3 étapes et dure 3 minutes : 1. A mon signal : a. Assemblez le puzzle à partir de la position de départ b. Notez le temps écoulé sur votre fiche d’expérimentation 2. Discutez de ce que qui s’est passé, de ce que vous avez observez. a. Que pensez-vous tester la prochaine fois ? b. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation 3. Une des équipes partagera avec le groupe les réponses aux questions posées sur la carte de réflexion @agabrillagues #AgileGrenoble
38. IPPON 2019 La fiche d’expérimentation. Ce qu’il faut noter à chaque tour : @agabrillagues #AgileGrenoble
39. IPPON 2019 La fiche d’expérimentation. Ce qu’il faut noter à chaque tour : (Avant le tour) Notez les idées que vous souhaitez tester @agabrillagues #AgileGrenoble
40. IPPON 2019 La fiche d’expérimentation. Ce qu’il faut noter à chaque tour : (Avant le tour) Notez les idées que vous souhaitez tester (Après le tour) Notez le temps qu’il vous a fallu pour assembler le puzzle @agabrillagues #AgileGrenoble
41. IPPON 2019 La fiche d’expérimentation. Ce qu’il faut noter à chaque tour : (Avant le tour) Notez les idées que vous souhaitez tester (Après le tour) Notez la différence de temps par rapport au tour précédent (Après le tour) Notez le temps qu’il vous a fallu pour assembler le puzzle @agabrillagues #AgileGrenoble
42. IPPON 2019 Définition de la première expérimentation. 1. Reprenez le formulaire sur lequel vous aviez noté votre premier temps de référence 2. Réfléchissez au sein de chaque groupe à ce que vous pourriez mettre en place pour améliorer le temps de construction du puzzle 3. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation 90 secondes @agabrillagues #AgileGrenoble
43. IPPON 2019 Expérimentation n°1. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez attentifs et prêts à démarrer ! 2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes @agabrillagues #AgileGrenoble
44. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange. @agabrillagues #AgileGrenoble
45. IPPON 2019 Expérimentation n°2. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez attentifs et prêts à démarrer ! 2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes @agabrillagues #AgileGrenoble
46. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange. @agabrillagues #AgileGrenoble
47. IPPON 2019 Expérimentation n°3. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez attentifs et prêts à démarrer ! 2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes @agabrillagues #AgileGrenoble
48. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange. @agabrillagues #AgileGrenoble
49. IPPON 2019 Expérimentation n°4. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez attentifs et prêts à démarrer ! 2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes @agabrillagues #AgileGrenoble
50. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange. @agabrillagues #AgileGrenoble
51. IPPON 2019 Expérimentation n°5. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez attentifs et prêts à démarrer ! 2. A mon signal les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous pouvez discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes @agabrillagues #AgileGrenoble
52. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un membre d’une équipe pose à une autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange. @agabrillagues #AgileGrenoble
53. IPPON 2019 Debrief.
54. IPPON 2019 Debrief. • Avez-vous retenu les 4 étapes du Kata d’amélioration ? • Que s’est-il passé ? Qu’avez-vous vécu ? • Voyez-vous des applications de cette approche dans votre quotidien ? • Pensez-vous pouvoir l’appliquer dès la semaine prochaine ? @agabrillagues #AgileGrenoble
55. IPPON 2019 Messages clefs.
56. IPPON 2019 Pourquoi cet atelier ? L’atelier “Kata in the Classroom” est une adaptation du Kata d’amélioration permettant de le vulgariser, y compris auprès d’enfants. En équipe les participants : • établissent une base de référence, • relèvent un défi, • définissent une condition cible, • expérimentent afin d’atteindre cette condition cible • progressent pas à pas vers l’objectif final sans établir au préalable de trajectoire. @agabrillagues #AgileGrenoble
57. IPPON 2019 Voyager en terre inconnue. Cet atelier vous aide à enseigner des compétences nécessaires à l’atteinte d’objectifs ambitieux dans un environnement complexe, inconnu et changeant : • Pensée scientifique et créative : mettre au point des solutions aux obstacles et problèmes grâce à l'expérimentation. • Collaboration : travailler en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un challenge plus ambitieux. • Communication : organiser les pensées, les données et les résultats et les partager efficacement. @agabrillagues #AgileGrenoble
58. IPPON 2019 Vue d’ensemble de la démarche. @agabrillagues #AgileGrenoble Objectif Condition cible actuelle Prochaine condition cible ? Prochaine expérimentation Expérimentations Situation initiale
59. Rejouer l’atelier. La documentation officielle de l’atelier est disponible ici : https://www.katatogrow.com/ • • • Documentation originale en anglais • Publiée sous licence Creative Commons @agabrillagues #AgileGrenoble
60. Pour aller plus loin.
61. IPPON 2019 Toyota Kata. • Travaux de Mike Rother : http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html • Livres : @agabrillagues #AgileGrenoble
62. IPPON 2019 Toyota System et Toyota Production System. @agabrillagues #AgileGrenoble
63. Merci à tous ! & Merci à Agile Grenoble ! @agabrillagues #AgileGrenoble
64. Questions ?