reunions híbrides

Transcript

1. TREBALL HÍBRID Y REUNIONS EFECTIVES Aquest document recull les dificultats més habituals que trobem en les reunions telemàtiques i híbrides, a partir de l’experiència directa dels participants en el curs. L’objectiu és posar nom als factors que en limiten l’eficàcia i oferir, alhora, un conjunt de bones pràctiques que poden ajudar a millorar-les de manera realista i accessible. Les aportacions s’han agrupat per blocs temàtics per facilitar-ne la comprensió i la implementació. Així, cada problema identificat es relaciona amb un conjunt d’accions concretes que poden contribuir a superar-lo i a fer de les reunions un espai més participatiu, ordenat i útil per a tothom, sigui quin sigui el format des del qual hi participa. Aquest recull no és un protocol, sinó una guia viva i adaptable per promoure reunions més efectives en entorns de treball híbrids. VARIABLES PRINCIPALS QUE DETERMINEN LA MANCA D’EFECTIVITAT DE LES NOSTRES REUNIONS TELEMÀTIQUES I MIXTES Problemes amb la gestió del torn de paraula i la moderació. Sovint no queda clar qui ha de parlar ni es respecten els torns, especialment en reunions híbrides o virtuals, on tampoc es fan servir eines ni rols de moderació. Falta de participació i dinamisme en les reunions virtuals o híbrides. Les persones connectades a distància es converteixen sovint en oients passius i tenen poques oportunitats reals d’intervenir o influir. Sensació d’invisibilitat o desconnexió entre presencials i remots. Tant els assistents virtuals com els presencials poden sentir-se exclosos o desconnectats del conjunt per manca d’integració real entre formats. Limitacions en la comunicació no verbal. En les reunions virtuals es perden gestos, mirades i matisos que donen intenció i sentit a les intervencions. Problemes tècnics i manca de recursos adequats. Les dificultats amb el so, la connexió, els dispositius o la manca d’una pantalla adequada afecten la qualitat i fluïdesa de la reunió. Espais de treball i condicions ambientals poc adequades. Tant en remot com en presencial, sovint hi ha soroll, distraccions o manca d’equipaments com auriculars que dificulten el seguiment.
2. Cost personal i desgast en les reunions presencials per a qui ha de desplaçar-se. Les persones que venen de fora assumeixen despeses i esforços que poden generar crispació i desmotivació si no es reconeixen. BONES PRÀCTIQUES PER FER FRONT A AQUESTES VARIABLES 1. Gestió del torn de paraula i la moderació • Incorporar sempre la figura del moderador. • Assignar una persona que doni suport en la coordinació (xat, paraules, incidències...). • Respectar quan una persona demana la paraula per l’aplicació. • Fer un recordatori inicial de les eines disponibles (ex. “la maneta”). • Començar donant la paraula a les persones en remot. • Respectar els torns de paraula. 2. Baixa participació i dinamisme • Fer reunions més dinàmiques i participatives. • Fer activitats grupals per trencar la passivitat. • Donar la paraula expressament a qui no participa. • Detectar distraccions i recuperar les persones (ex: fer menció a qui sembla distret). • Agrair les aportacions al final per fomentar el reconeixement i la implicació. 3. Desconnexió entre presencials i remots • Començar per donar veu a les persones en remot. • Reflexionar prèviament sobre el format més adient segons l’objectiu de la reunió. • Incorporar la figura del moderador per vetllar per la inclusió de tothom.
3. • Fer servir eines digitals que facilitin la participació conjunta (xats, manetes, murals col·laboratius…). 4. Limitacions en la comunicació no verbal • Promoure les càmeres obertes quan sigui possible. • Fer més mencions explícites a l’estat emocional o actituds percebudes per compensar la manca de gestualitat. 5. Problemes tècnics i manca de recursos • Fer una revisió tècnica abans de la reunió. • Disposar d’un espai privat i equipat per connectar-se. • Millorar el coneixement sobre les aplicacions de reunió. • Valorar la despesa i esforços dels qui han de desplaçar-se i tenir-ho en compte. 6. Espais inadequats i distraccions • Garantir espais físics adequats per connectar-se (privats, silenciosos i equipats). • Fer mencions suaus però clares quan es detecta distracció. 7. Manca d’estructura o objectius clars • Tenir clars els objectius de la reunió i comunicar-los al començament. • Fer un resum final i recollir les tasques pendents. • Acabar les reunions amb un agraïment i valoració de les aportacions.