guia per reunir-se

Transcript

1. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL·LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] Guia metodològica Abril de 2025
2. Índex INTRODUCCIÓ 4 PARTICIPANTS EN L’ELABORACIÓ D’AQUEST DOCUMENT 4 1. ORIENTACIONS PER EQUILIBRAR LA QUANTITAT I LA DURADA DE LES REUNIONS 6 GESTIONAR LES REUNIONS IMPOSADES 6 OPTIMITZAR LES REUNIONS AMB EL PRÒPI EQUIP 6 2. DECÀLEG PER A REUNIONS EFECTIVES 7 3. AVALUACIÓ DE LA REUNIÓ 9 QÜESTIONARI D’AVALUACIÓ DE LA REUNIÓ 9 4. TREBALL HÍBRID Y REUNIONS EFECTIVES 11 VARIABLES PRINCIPALS QUE DETERMINEN LA MANCA D’EFECTIVITAT DE LES NOSTRES REUNIONS TELEMÀTIQUES I MIXTES 11 BONES PRÀCTIQUES PER FER FRONT A AQUESTES VARIABLES 12 5. QUAN CAL REUNIR-SE 14 6. QUAN NO CAL REUNIR-SE [i QUÈ FER EN COMPTES DE FER-HO] 16 7. COM GESTIONAR ADEQUADAMENT EL FACTOR HUMÀ A LES REUNIONS 18 PRESÈNCIES ABSENTS I DESCONNEXIÓ EMOCIONAL 18 DINÀMIQUES RELACIONALS DINS LA REUNIÓ 19 CUIDAR EL CLIMA ÉS CUIDAR ELS RESULTATS 19 GESTIÓ DE SITUACIONS ESPINOSES 19
3. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 3 ÚS I PROPIETAT Aquest document és d’ús obert i gratuït, sempre que no comporti cap benefici econòmic directe o indirecte derivat del seu ús. CONDICIONS PER A CITACIONS I REPRODUCCIONS, TOTALS O PARCIALS Qualsevol ús del contingut d’aquesta guia, ja sigui total o parcial, haurà de mencionar expressament la titularitat del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada i a l’autor. Per a més informació sobre aquesta guia o sobre altres iniciatives vinculades a la millora de la pràctica professional, podeu consultar el lloc web oficial del Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada.
4. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 4 INTRODUCCIÓ Aquesta guia ha estat concebuda com una eina pràctica per a totes aquelles persones que han d’assumir la responsabilitat de gestionar i conduir reunions de manera habitual. El seu objectiu és oferir criteris, orientacions i recursos que ajudin a fer de les reunions una pràctica més eficient, sostenible i alineada amb el benestar de les persones i la qualitat de les decisions que s’hi prenen. El document neix a partir d’una acció de reflexió-formació en què un grup de professionals ha compartit les seves experiències, preocupacions i bones pràctiques al voltant de la manera com ens reunim. És fruit d’aquesta conversa col·lectiva i de la voluntat expressada per moltes de les persones participants de donar continuïtat i utilitat més enllà del grup d’origen, per tal que qualsevol professional pugui fer-ne ús i adaptar-la a la seva realitat. Es tracta d’un document viu, obert a ser enriquit a través de futures accions de reflexió i formació que ajudin a incorporar noves mirades, noves necessitats i noves pràctiques. És, doncs, un punt de partida i, alhora, una invitació a continuar aprenent col·lectivament sobre com fer de les reunions un espai realment útil i transformador. Pel que fa a l’estructura, la guia combina orientacions estratègiques i metodològiques amb propostes concretes d’actuació: • Es reflexiona sobre quan cal (i quan no cal) reunir-se, • es presenten criteris per optimitzar les reunions, • s’inclou un decàleg pràctic i un qüestionari d’avaluació, • es dedica un espai específic a la gestió del factor humà, • i es recullen bones pràctiques per al treball híbrid i les reunions telemàtiques. Tot plegat, amb l’objectiu que cada reunió deixi de ser una rutina automàtica per esdevenir una oportunitat de coordinació, decisió i cohesió d’equip. PARTICIPANTS EN L’ELABORACIÓ D’AQUEST DOCUMENT • ARTIGAS SERRANO, María José • AUSAS CORTADA, M. Lluïsa • CONDE MARTINEZ, Eva Maria • CORTES CAÑADAS, Sergio • DIAZ ALONSO, Mónica • DIAZ SOLER, Silvia • GRANADO LOPEZ, José Ramón • LLORENS LEIVA, Montserrat • MATA COLOMA, Montse • MATEOS VEGA, Manel • MOLL FERNANDEZ, Manuel • NICOLAS GONZALEZ, Raul • ORTEGA RIERA, Raquel • PIÑOL BASTIDAS, Joan • PINTO GUILLEN, Mª Angeles El projecte ha estat impulsat, organitzat i dirigit pel CENTRE D’ESTUDIS JURÍDICS I FORMACIÓ ESPECIALITZADA. El disseny metodològic, la conducció de la dinàmica de treball, l’organització i la sistematització de les conclusions en aquesta Guia han estat a càrrec de MANEL MUNTADA COLELL, expert en gestió del coneixement, desenvolupament i canvi organitzatiu.
5. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 5
6. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 6 1. ORIENTACIONS PER EQUILIBRAR LA QUANTITAT I LA DURADA DE LES REUNIONS El primer pas per avançar cap a un model de reunions intel·ligents és qüestionar- nos si ens estem reunint bé. No es tracta només de quantes reunions fem, sinó de si aporten valor, si afavoreixen el treball col·laboratiu i si cuiden l’energia de les persones que hi participen. Reunir-se massa sovint pot generar fatiga, dispersió i pèrdua de temps útil. Fer-ho massa poc, en canvi, pot trencar la connexió, afeblir la coordinació i fer malbé la intel·ligència col·lectiva de l’equip. Aquest capítol convida a trobar un equilibri sostenible, tenint en compte el context, els objectius i les necessitats de cada organització. Aquí hi trobaràs idees per ajustar la freqüència i la durada de les reunions, criteris per discernir quan són realment necessàries i estratègies per optimitzar-les. L’objectiu no és fer més reunions ni menys, sinó fer-les millor, cuidant tant la productivitat com el benestar. GESTIONAR LES REUNIONS IMPOSADES Per dur a terme aquestes orientacions de manera eficient, és fonamental disposar d’una bona capacitat comunicativa. Això implica saber traslladar les teves necessitats de manera clara i assertiva, alhora que generes un entorn receptiu perquè les teves propostes siguin escoltades i tingudes en compte. Tant en les reunions imposades com en les pròpies, la manera com comuniques marcarà la diferència en la seva utilitat i efectivitat. 1. Aclareix sempre el propòsit de la reunió i el teu paper dins d’ella. 2. Intervé de manera estratègica per millorar l’eficiència de la reunió i evitar que es converteixi en un simple tràmit. 3. Quan vegis que una reunió no és el millor format per assolir un objectiu, proposa alternatives com documents compartits o comunicacions asíncrones per evitar trobades innecessàries. 4. Accepta i adapta’t a les reunions imposades si no pots canviar-ho. Identifica quins elements poden aportar valor i busca maneres de treure’n profit per minimitzar la sensació de pèrdua de temps. OPTIMITZAR LES REUNIONS AMB EL PRÒPI EQUIP 5. Estableix un ritme eficient per a les reunions que organitzes. Opta per reunions diàries breus (màxim 15’) per al seguiment operatiu i àgil, reunions setmanals més extenses (60’-90’) per a la coordinació i la presa de decisions, i reunions estratègiques mensuals o trimestrals [2 o 3 h.] per revisar objectius i alinear esforços. 6. Respecta els horaris. Comença i acaba puntualment sense concedir minuts de cortesia, i evita repetir informació per a les persones que arriben tard.
7. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 7 7. Deixa espai entre reunions per facilitar transicions i descansos. 8. Fes reunions per àmbits sols amb les persones implicades per optimitzar el temps i l’eficàcia. 9. Planifica bé cada reunió. Defineix l’ordre del dia i comunica’l amb antelació perquè tothom pugui saber a què bé. 10. Clarifica els objectius de cada reunió per evitar discussions innecessàries i centrar-te en aconseguir resultats concrets. 11. Limita el temps d’intervenció de cada persona per garantir l’horari programat. Si cal, designa una figura moderadora que ajudi a gestionar el ritme de la reunió. 12. Posa temps màxims per a cada punt de l'ordre del dia per evitar dilacions i assegurar que la reunió avanci de manera eficient. 13. Evita les reunions telemàtiques excessivament llargues. Si cal, divideix-les en blocs amb pauses per mantenir l’atenció. 14. Fes un ús eficient de les eines digitals. Utilitza documents col·laboratius, enquestes en directe o xats paral·lels per dinamitzar la interacció i millorar la productivitat. 15. Avalua periòdicament el sistema de reunions i actua en conseqüència per millorar-ne l'eficàcia i eliminar aquelles que ja no tenen un propòsit clar. 16. Si t’és possible, blinda espais de temps “sense reunions”, alguns dies de la setmana o alguns moments de la jornada. 2. DECÀLEG PER A REUNIONS EFECTIVES Les reunions són una eina clau per a la coordinació i la presa de decisions, però sovint esdevenen espais poc efectius si no es gestionen adequadament. Aquest decàleg recull les bones pràctiques essencials per assegurar reunions àgils, estructurades i participatives, evitant pèrdues de temps i millorant la qualitat de les interaccions i el benestar dels i de les professionals. Seguint aquestes recomanacions, podràs fomentar un ambient de treball més ordenat, respectuós i orientat a resultats, on cada trobada sigui realment útil. 1. Planifica amb sentit Defineix l’objectiu de la reunió, evita ordres del dia extensos i diferencia clarament els temes informatius dels temes a debatre. Convoca només les persones necessàries per garantir una reunió operativa. 2. Respecta el temps de tothom Estableix un límit de durada i respecta’l. Sigues puntual tant a l’inici com al final.
8. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 8 3. Crea un espai d’integració a la reunió Comença amb un moment inicial per connectar el grup i centrar-se en l’objectiu de la reunió. 4. Evita interrupcions i distraccions Garanteix un entorn de concentració: evita converses paral·leles, desconnexions i passivitat. Quan es perdi el focus, pregunta "Què està passant?" per reconduir la dinàmica. 5. Intervencions útils i concises Fomenta la claredat en les aportacions, evitant intervencions llargues i innecessàries. Les intervencions fora de lloc han d’anar al final de la reunió. 6. Assegura un bon dinamisme Estableix torns de paraula i temps de participació per evitar discursos monopolitzadors i garantir que tothom pugui expressar-se. 7. Facilita la presa de decisions Disposa de tot el material o normativa necessària per desenvolupar l’ordre del dia amb agilitat i eficàcia. 8. Recull i documenta les aportacions Assegura que es prenen anotacions i es deixa constància dels acords i mesures en un acta. Això evitarà confusions i donarà seguiment a les decisions preses. 9. Fomenta un clima de respecte i col·laboració Facilita un ambient on es pugui parlar amb respecte, es doni veu a tothom i es promogui un diàleg constructiu. 10. Dona exemple La teva actitud marca el to de la reunió. Si vols puntualitat, sigues puntual. Si demanes intervencions concises, sigues breu. Si esperes respecte, practica’l. Un bon lideratge en reunions comença amb la pròpia coherència.
9. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 9 3. AVALUACIÓ DE LA REUNIÓ Avaluar les reunions no és una qüestió de control, sinó una oportunitat per aprendre, millorar i contribuir, de manera indirecta però significativa, a la creació d’una cultura orientada a les lliçons apreses. Perquè aquesta pràctica sigui útil i sostenible en el dia a dia, ha de ser àgil, rellevant i fàcilment integrada en la dinàmica habitual de treball. QÜESTIONARI D’AVALUACIÓ DE LA REUNIÓ La teva opinió és clau per fer que les reunions siguin més eficients i productives. Aquest qüestionari ens permet identificar què funciona bé i què podem millorar perquè les trobades siguin més clares, dinàmiques i útils per a tothom. Respon de manera sincera i, si tens suggeriments, no dubtis a compartir-los. Gràcies per la teva participació! Instruccions: Valora cada aspecte de la reunió segons la teva experiència, utilitzant l’escala següent: 🔴 1 = Gens d’acord | 🟠 2 = Poc d’acord | 🟡 3 = D’acord | 🟢 4 = Totalment d’acord 1. L’objectiu de la reunió estava clar i m’ha permès enfocar la meva participació. 🔴 1 🟠 2 🟡 3 🟢 4 2. La reunió ha estat ben gestionada en temps i dinamisme, sense interrupcions ni desviacions innecessàries. 🔴 1 🟠 2 🟡 3 🟢 4 3. S’ha respectat el torn de paraula i totes les persones han tingut l’oportunitat d’intervenir. 🔴 1 🟠 2 🟡 3 🟢 4 4. Les conclusions i acords de la reunió han quedat clars i ben registrats. 🔴 1 🟠 2 🟡 3 🟢 4 5. El clima de la reunió ha estat respectuós, col·laboratiu i productiu. 🔴 1 🟠 2 🟡 3 🟢 4 ✍️ Comentaris i suggeriments per millorar les pròximes reunions:
10. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 10 Aquest decàleg s’ha dissenyat també en format d’infografia perquè serveixi com a referència clara i constant per a totes les persones participants Es recomana imprimir- lo en mida DIN A2 (42 x 59,4 cm) o, si l’espai ho permet, en DIN A1 (59,4 x 84,1 cm), i col·locar-lo en un lloc ben visible de la sala de reunions. DECÀLEG PER A REUNIONS EFECTIVES ✅ 1. Tingues clar per què ets aquí. ⏳ 2. Respecta el temps de tothom. 🤝 3. Comença amb bon peu i contribueix al bon clima de treball. 📴 4. Mantingues l’atenció 🎯 5. Intervé amb claredat i eficàcia 🔄 6. Respecta els torns de paraula 📑 7. Arriba preparat/da 📝 8. Assegura’t que el que es decideix queda registrat 💬 9. Fes que la comunicació sigui fluida i respectuosa 🌟 10. Dona exemple!
11. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 11 4. TREBALL HÍBRID Y REUNIONS EFECTIVES El canvi cap a models de treball híbrids —que combinen presencialitat i virtualitat— ha transformat radicalment la manera com ens reunim. Ja no només cal decidir què s’ha de tractar, sinó també com fer-ho: en quin format, amb quina eina i amb quina disposició d’espai i temps. Aquest apartat recull les dificultats més habituals que trobem a les reunions telemàtiques i híbrides, a partir de l’experiència directa dels i de les participants en l’elaboració d’aquesta guia. L’objectiu és posar nom als factors que en limiten l’eficàcia i oferir, alhora, un conjunt de bones pràctiques que poden ajudar a millorar-les de manera realista i accessible. Les aportacions s’han agrupat per blocs temàtics per facilitar-ne la comprensió i la implementació. Així, cada problema identificat es relaciona amb un conjunt d’accions concretes que poden contribuir a superar-lo i a fer de les reunions un espai més participatiu, ordenat i útil per a tothom, sigui quin sigui el format des del qual hi participa. Reunir-se en clau híbrida no és només un repte tècnic, sinó una oportunitat per fer més sostenibles, eficients i inclusives les trobades col·lectives. VARIABLES PRINCIPALS QUE DETERMINEN LA MANCA D’EFECTIVITAT DE LES NOSTRES REUNIONS TELEMÀTIQUES I MIXTES Problemes amb la gestió del torn de paraula i la moderació. Sovint no queda clar qui ha de parlar ni es respecten els torns, especialment en reunions híbrides o virtuals, on tampoc es fan servir eines ni rols de moderació. Falta de participació i dinamisme en les reunions virtuals o híbrides. Les persones connectades a distància es converteixen sovint en oients passius i tenen poques oportunitats reals d’intervenir o influir. Sensació d’invisibilitat o desconnexió entre presencials i remots. Tant els assistents virtuals com els presencials poden sentir-se exclosos o desconnectats del conjunt per manca d’integració real entre formats. Limitacions en la comunicació no verbal. En les reunions virtuals es perden gestos, mirades i matisos que donen intenció i sentit a les intervencions.
12. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 12 Problemes tècnics i manca de recursos adequats. Les dificultats amb el so, la connexió, els dispositius o la manca d’una pantalla adequada afecten la qualitat i fluïdesa de la reunió. Espais de treball i condicions ambientals poc adequades. Tant en remot com en presencial, sovint hi ha soroll, distraccions o manca d’equipaments com auriculars que dificulten el seguiment. Cost personal i desgast en les reunions presencials per a qui ha de desplaçar-se. Les persones que venen de fora assumeixen despeses i esforços que poden generar crispació i desmotivació si no es reconeixen. BONES PRÀCTIQUES PER FER FRONT A AQUESTES VARIABLES 1. Gestió del torn de paraula i la moderació • Incorporar sempre la figura del moderador. • Assignar una persona que doni suport en la coordinació (xat, paraules, incidències...). • Respectar quan una persona demana la paraula per l’aplicació. • Fer un recordatori inicial de les eines disponibles (ex. “la maneta”). • Començar donant la paraula a les persones en remot. • Respectar els torns de paraula. 2. Baixa participació i dinamisme • Fer reunions més dinàmiques i participatives. • Fer activitats grupals per trencar la passivitat. • Donar la paraula expressament a qui no participa. • Detectar distraccions i recuperar les persones (ex: fer menció a qui sembla distret). • Agrair les aportacions al final per fomentar el reconeixement i la implicació.
13. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 13 3. Desconnexió entre presencials i remots • Començar per donar veu a les persones en remot. • Reflexionar prèviament sobre el format més adient segons l’objectiu de la reunió. • Incorporar la figura del moderador per vetllar per la inclusió de tothom. • Fer servir eines digitals que facilitin la participació conjunta (xats, manetes, murals col·laboratius…). 4. Limitacions en la comunicació no verbal • Promoure les càmeres obertes quan sigui possible. • Fer més mencions explícites a l’estat emocional o actituds percebudes per compensar la manca de gestualitat. 5. Problemes tècnics i manca de recursos • Fer una revisió tècnica abans de la reunió. • Disposar d’un espai privat i equipat per connectar-se. • Millorar el coneixement sobre les aplicacions de reunió. • Valorar la despesa i esforços dels qui han de desplaçar-se i tenir-ho en compte. 6. Espais inadequats i distraccions • Garantir espais físics adequats per connectar-se (privats, silenciosos i equipats). • Fer mencions suaus però clares quan es detecta distracció. 7. Manca d’estructura o objectius clars • Tenir clars els objectius de la reunió i comunicar-los al començament. • Fer un resum final i recollir les tasques pendents. • Acabar les reunions amb un agraïment i valoració de les aportacions.
14. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 14 5. QUAN CAL REUNIR-SE Aquest apartat convida a desenvolupar una mirada crítica i estratègica sobre el fet de reunir-se. Ofereix pautes per discernir quan és pertinent fer una reunió, quins són els senyals que en desaconsellen la convocatòria, i quines alternatives eficients tenim a l’abast per no caure en la reunió compulsiva. Aprendre a reunir-se només quan cal i com cal és un pas decisiu cap a una gestió intel·ligent del temps, la responsabilitat i la comunicació dins dels equips. 1. Quan el tema és bidireccional Hi ha qüestions que no es poden resoldre de forma unidireccional (amb una simple comunicació escrita o un missatge). Cal reunir-se quan: • Es tracta d’un tema relacional o personal, on cal calibrar emocions, intencions i contextos. • Es vol interpretar conjuntament una situació o informació. • Cal completar mirades i punts de vista per tenir una visió global. • És important reafirmar acords o decisions prèvies en un context compartit. 2. Quan cal consensuar Les reunions són espais privilegiats per construir acords: • Per posar en comú punts de vista diferents i arribar a un consens. • Per prendre decisions en grup, amb compromís de totes les parts implicades. • Per resoldre dubtes comuns i assegurar una comprensió col·lectiva. 3. Quan cal innovar o crear La creativitat no sol florir en solitari ni en espais massa estructurats: • Quan cal generar idees noves o trobar solucions innovadores. • Quan volem explorar possibilitats sense haver decidit encara el camí a seguir. • Quan cal pensar de forma col·lectiva i crear significat compartit. 4. Quan cal coordinar-se i decidir les bases del treball En projectes compartits, les reunions ens ajuden a sincronitzar: • Per coordinar accions entre equips o persones. • Per aclarir rols, responsabilitats i terminis.
15. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 15 • Per definir o revisar la metodologia de treball, especialment si es treballa en clau Agile1. 5. Quan hi ha un risc o una urgència compartida Les reunions són espais clau quan es detecta una situació crítica: • Quan hi ha indicis de risc i cal actuar amb celeritat i alineació. • Quan és imprescindible acordar una resposta col·lectiva amb totes les parts implicades. 6. Quan cal fer seguiment, avaluar o controlar Una part fonamental de la gestió són els moments de revisió: • Per avaluar l’estat d’un projecte, identificar desviacions i prendre mesures. • Per fer seguiment de compromisos i ajustar la marxa si cal. • Per revisar resultats i establir aprenentatges compartits. 7. Quan cal unificar criteris entre grups diferents La coherència organitzativa requereix d’espais per alinear punts de vista: • Quan diferents equips treballen en un mateix àmbit o projecte. • Quan cal evitar duplicitats o contradiccions en accions simultànies. • Per garantir que hi ha una interpretació comuna del marc o l’objectiu 8. Quan volem establir o cuidar la col·laboració Les relacions no es poden gestionar només per correu: • Per generar confiança i sentit de comunitat. • Per conèixer-nos millor i entendre les motivacions dels altres. • Per enfortir vincles i maneres de treballar conjuntes, especialment si volem mantenir una col·laboració a mitjà o llarg termini. 9. Quan cal fer transicions o tancar etapes Els canvis i els moments de pas són especialment delicats: • Quan comença o acaba un projecte i cal donar sentit a la nova etapa. • Quan s’incorpora algú nou a l’equip i volem afavorir l’acollida i la integració. 1 Treballar en clau Agile significa adoptar una manera de treballar flexible, iterativa i col·laborativa, centrada en les persones, la resposta al canvi i l’entrega continuada de valor. Es basa en reunions breus i freqüents, equips autogestionats i una comunicació oberta per adaptar-se ràpidament a les necessitats i aprenentatges que van sorgint durant el projecte.
16. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 16 • Quan s’ha produït una situació conflictiva o difícil i cal tancar-la conjuntament, amb espai per compartir i reprendre el fil. Aquestes reunions ajuden a ritualitzar els canvis, a reconèixer l’esforç fet i a preparar l’estat d’ànim col·lectiu per al que ve. 10.Quan cal fer emergir o cuidar el sentit del que fem Sovint fem, fem i fem... però no parem per preguntar-nos per què o cap a on anem: • Quan volem reconnectar amb la finalitat o amb la missió d’un projecte. • Quan detectem cansament, desgana o desconnexió en l’equip i cal revisar motivacions. • Quan cal reforçar la implicació i el compromís, especialment en moments de baixa energia o de rutines massa rígides. 6. QUAN NO CAL REUNIR-SE [i QUÈ FER EN COMPTES DE FER- HO] NO totes les decisions, informacions o necessitats de coordinació requereixen una reunió. Forçar trobades innecessàries desgasta, treu temps de treball efectiu i pot generar desmotivació. Saber quan no cal reunir-se també és una competència clau. A continuació, detallem situacions en què és millor optar per altres canals, i quin pot ser el més adient en cada cas: 1. Quan només cal transmetre informació Si no es necessita retorn ni validació immediata. ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Correu electrònic ✓ Missatge a través de plataformes de comunicació interna (com Teams). Estructura bé la informació i deixa clar si cal alguna acció o només és per coneixement. 2. Quan la decisió ja està presa I no s'espera debat ni aportació addicional ALTERNATIVA INDICACIÓ
17. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 17 ✓ Correu electrònic ✓ Anunci en canal intern Explica els motius de la decisió i les implicacions, però no convoquis una reunió només per comunicar-la. 3. Quan es pot resoldre amb una consulta puntual I només cal una resposta breu o tècnica. ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Trucada directa ✓ Conversa presencial ✓ Missatge directe (xat o correu curt Si són més de dues o tres interaccions, potser cal fer una breu videotrucada 1:2, però no una reunió grupal. 4. Quan el tema afecta només dues persones I no té implicacions col·lectives. ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Trobada informal. ✓ Trucada directa. ✓ Intercanvi de missatges. Abans de crear una reunió amb tot l’equip, pregunta’t si cal que tothom hi sigui. 5. Quan s’espera un document, no una conversa Si el valor afegit està en l’anàlisi o la proposta escrita cal demanar el document i comentar-lo en línia, amb observacions compartides ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Google Docs ✓ Word en Teams Evita les reunions per “dir en veu alta” el que ja es pot llegir. 6. Quan es pot resoldre amb un formulari o una enquesta Per recollir opinions, dades o preferències. ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Google Forms ✓ Microsoft Forms Afegeix un espai per comentaris si vols captar matisos o aportacions qualitatives
18. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 18 7. Quan és només per fer seguiment individualitzat I no hi ha interdependència entre membres ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Intercanvis 1:1 ✓ Eines de gestió de tasques (Trello) Programa la reunió grupal per quan cal compartir aprenentatges, obstacles o decisions conjuntes. 8. Quan es convoca només per inèrcia Reunions recurrents que han perdut sentit ALTERNATIVA INDICACIÓ ✓ Revisar la periodicitat i només mantenir-les si aporten valor. Introduïm la cultura de l’avaluació periòdica de les eines i metodologies que utilitzem. Això inclou les reunions. Preguntar-nos regularment si una reunió continua tenint sentit ens permet aprendre, actualitzar els mecanismes i garantir que el temps compartit és realment útil. 7. COM GESTIONAR ADEQUADAMENT EL FACTOR HUMÀ A LES REUNIONS Les reunions són molt més que un espai per compartir informació o prendre decisions. Gestionar-lo adequadament no només millora els resultats de la reunió, sinó que contribueix a generar benestar i a construir una cultura col·lectiva basada en la confiança, la responsabilitat compartida i l’aprenentatge continu. A continuació, es presenten un seguit de consells agrupats en quatre àmbits clau per tenir cura del factor humà en el desenvolupament de les reunions. PRESÈNCIES ABSENTS I DESCONNEXIÓ EMOCIONAL • Reconèixer la càrrega emocional amb què arribem: Les persones no arriben a les reunions només amb els temes de treball; hi porten també emocions, preocupacions i estats d’ànim que poden condicionar la seva participació. • Obrir amb una pregunta de connexió emocional: Iniciar amb un animòmetre o una pregunta breu pot ajudar a reconèixer com arriba cada persona, centrar l’atenció en l’estat de cadascú i afavorir la presència. • Incorporar moments de pausa abans de començar: Uns minuts de silenci o respiració poden ajudar a centrar-se i deixar enrere l’estrès acumulat.
19. GUIA PER DUR A TERME REUNIONS INTEL LIGENTS [BENESTAR, EFECTIVITAT I PRESA DE DECISIONS] 19 • Verbalitzar el compromís de presència compartida: Expressions com “intentem estar al 100% aquí” creen un marc relacional saludable i honest. DINÀMIQUES RELACIONALS DINS LA REUNIÓ • Fomentar la participació equitativa: Evitar el monopoli de la paraula mitjançant rondes i limitacions de temps ajuda a garantir una participació més diversa. • Donar veu activa a les persones que no parlen: Interpel·lar directament a qui no ha intervingut pot desbloquejar aportacions valuoses. • Validar les aportacions, encara que no es comparteixin: Reconeixement no implica acord, però sí respecte i escolta activa. • Gestionar els desacords des de l’empatia i la voluntat d’entesa: El conflicte ben gestionat pot enriquir, no cal evitar-lo sinó canalitzar-lo amb cura. • Practicar una escolta activa i reconeixent: Mostrar interès i empatia mitjançant el to, la mirada i les paraules reforça la qualitat de la interacció. CUIDAR EL CLIMA ÉS CUIDAR ELS RESULTATS • Considerar el clima relacional com una variable de productivitat: Un bon ambient no és decoratiu, és condició per a resultats de qualitat. • Crear espais de seguretat psicològica: Les persones han de sentir-se lliures d’expressar-se sense por a ser jutjades o menystingudes. • Tancar amb un agraïment concret: Apreciar el temps, la implicació o les aportacions és una pràctica que enforteix els vincles. • Conèixer com surt el grup de la reunió: Una pregunta final sobre la sensació amb què marxa cadascú permet detectar factors intangibles però rellevants. • Fer petites pauses si l’ambient es carrega: El descans és un aliat de la lucidesa i de la capacitat d’escolta. GESTIÓ DE SITUACIONS ESPINOSES • Preveure les situacions potencialment desbordants: Anticipar escenaris difícils permet preparar millor la seva gestió. • Reconèixer i gestionar l’impacte emocional de les situacions tenses: Mantenir el focus en l’objectiu sense desatendre el malestar és clau. • Identificar i abordar els factors estructurals que dificulten la convivència: Diferents visions del temps, resistències, desigualtats o prejudicis poden fer saltar espurnes si no es gestionen. • Practicar la intel·ligència emocional: La capacitat de contenir, comunicar amb claredat, mantenir la calma i mostrar empatia és una eina directiva essencial. • Aprendre de l’experiència: Compartir bones pràctiques i maneres de resoldre temes espinosos permet construir coneixement col·lectiu.