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Effective Remote Working

iwashi
February 18, 2021

Effective Remote Working

Developers Summit 2021 18-E-1 での発表資料です。
https://event.shoeisha.jp/devsumi/20210218/session/3043/

iwashi

February 18, 2021
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Transcript

  1. 16 • Web会議には、各自が個別マシンで参加 ◦ どうしても集まるなら、性能の良いカンファレンスマイクを • オフィスで話したら事後に Teams/Slackなどに情報をテキストで残す ◦ 理想は

    “Everything should a have URL”※ の状態 一人でもリモートなら全員リモートを具体的に ※ Why everything should have a URL / https://ben.balter.com/2015/11/12/why-urls/
  2. 21 • なぜか? ◦ 映像はなくてもコミュニケーションは成立する ◦ 音声がなかったら/悪かったら、意思疎通できない ▪ 「え、さっき何といいました?」 ⇒

    繰り返すとお互いのフラストレーションに… • 厄介なこと ◦ 音質の悪さは自分では気づけない(気づきにくい) 音質を最重要視する
  3. 23 • Good ◦ ヘッドセット (コールセンタで使うようなタイプ) ▪ マイク位置固定のため音質・音量が安定する ◦ イヤフォンマイク

    ▪ 比較的安定。ただし、服にこすれる音などに注意 • Bad ◦ PC内蔵マイク ▪ キーボードの打鍵音や、外部音を拾いやすい (周囲が静かで、キーボードを使わないならあり) デバイスを選ぶ
  4. 26 • なぜか? ◦ 無線は環境により安定しない ◦ 突然の電池切れ ◦ デバイスによるが、音質が悪い ▪

    Bluetooth のプロファイルに依存 • ただし、最近は比較的高価なデバイスなら無線もあり (電池も長時間持ち、音質も悪くない) オーディオは無線より有線安定
  5. Laptopなら電源も有線で接続しておく 29 • なぜか? ◦ 無線ヘッドセットと違い電池切れが理由ではない ◦ モダンなCPUは電力状況に合わせて パフォーマンスを上下させる ◦

    Web会議、特に映像を使う場合は処理負荷が高い ▪ リアルタイム映像通信は本質的に重い ▪ CPUがサチると、音質に悪影響がでる
  6. Laptopなら電源も有線で接続しておく 30 • なぜか? ◦ 無線ヘッドセットと違い電池切れが理由ではない ◦ モダンなCPUは電力状況に合わせて パフォーマンスを上下させる ◦

    Web会議、特に映像を使う場合は処理負荷が高い ▪ リアルタイム映像通信は本質的に重い ▪ CPUがサチると、音質に悪影響がでる • だから、CPU※ が全力を出せるようにする ※ 最近は Apple M1 Chip がゲームチェンジャーになりつつあるので、全て必須ではない
  7. 33 • なぜか? ◦ ネットワークの品質は音質に直結する ◦ ダメな例 ▪ 無線APが遠くて、音がブチブチしている •

    したがって ◦ 有線が選べるなら有線を ◦ 選べない場合は無線ならメッシュWiFiを選択肢に ネットワークも(できれば)有線安定
  8. 38 • なぜか? ◦ 映像はコミュニケーションの大きな情報源 ◦ 聞き手が全員映像オフだと 話し手は壁に向かって話しているのと同じ状況 ◦ ポリコム社の調査※によれば24,000人以上の回答のうち

    92%が映像活用により、チームの関係性が改善・チームワーク向上と回答 映像を上手く使う ※https://www.polycom.com.au/content/www/au/company/news/press-releases/2017/20170321.html
  9. 39 • なぜか? ◦ 映像はコミュニケーションの大きな情報源 ◦ 聞き手が全員映像オフだと 話し手は壁に向かって話しているのと同じ状況 ◦ ポリコム社の調査※によれば24,000人以上の回答のうち

    92%が映像活用により、チームの関係性が改善・チームワーク向上と回答 • したがって ◦ 可能であれば映像をオンにするのが良い • ただし ◦ 強制ではない(化粧が気になる、帯域が細い など) 映像を上手く使う ※https://www.polycom.com.au/content/www/au/company/news/press-releases/2017/20170321.html
  10. 44 • なぜか? ◦ メールはオーバーヘッドが多い ▪ 毎回の「XXさん/様」「お疲れ様です」 ▪ 宛先を間違う恐れ(ドメインをタイポしたら情報漏えい) •

    チャットツールであれば ◦ オーバーヘッドが少ない ◦ 宛先ミスの心配も極小(そもそも関係ない人はJoinしてない) メールよりもチャットツールを
  11. 46 • なぜか? ◦ DMの情報は当事者間で埋もれてしまうから ▪ 異動や退職すると、取り戻せなくなる(特に背景や経緯のロスト) ◦ 当事者間で物事が決まってしまい、経緯の透明性がないため 不信感が生まれてしまう

    • できるだけ、Public Channelで会話する ◦ SlackでもTeamsでも同じ ◦ (人事情報などセンシティブなものはその限りではない) DM / Private Channel を避ける
  12. 48 DMで「お疲れ様です」だけ言わない Please Don't Say Just Hello In Chat※ https://www.nohello.com/2013/01/please-dont-say-just-hello-in-chat.html

    同僚:お疲れ様です。 (ここで通知からChatを開く。作業中の場合、集中が切れる。)
  13. 49 DMで「お疲れ様です」だけ言わない Please Don't Say Just Hello In Chat※ https://www.nohello.com/2013/01/please-dont-say-just-hello-in-chat.html

    同僚:お疲れ様です。 (ここで通知からChatを開く。作業中の場合、集中が切れる。) ## 同僚が入力中です…  (この間、あなたは待ち状態)
  14. 50 DMで「お疲れ様です」だけ言わない Please Don't Say Just Hello In Chat※ https://www.nohello.com/2013/01/please-dont-say-just-hello-in-chat.html

    同僚:お疲れ様です。 (ここで通知からChatを開く。作業中の場合、集中が切れる。) ## 同僚が入力中です…  (この間、あなたは待ち状態) 同僚:いまXXに取り組んでいて、YYで困っているんですけど... あなた:それならZZで解決できますよ
  15. 51 DMで「お疲れ様です」だけ言わない Please Don't Say Just Hello In Chat※ https://www.nohello.com/2013/01/please-dont-say-just-hello-in-chat.html

    同僚:お疲れ様です。 (ここで通知からChatを開く。作業中の場合、集中が切れる。) ## 同僚が入力中です…  (この間、あなたは待ち状態) 同僚:いまXXに取り組んでいて、YYで困っているんですけど... あなた:それならZZで解決できますよ 不要
  16. 52 DMで「お疲れ様です」だけ言わない Please Don't Say Just Hello In Chat※ https://www.nohello.com/2013/01/please-dont-say-just-hello-in-chat.html

    同僚:お疲れ様です。    いまXXに取り組んでいて、YYで困っているんですけど... あなた:それならZZで解決できますよ
  17. 59 • よくあるパターン ◦ 一通り説明して「質問ありますか?」 ⇒ シーン… となって質問がでない ◦ 発言タイミングがつかめず、

    一言も 話さず/話せず に終わる • 固い雰囲気を作ってしまうと、発言ハードルが上がっていく そもそものオンラインファシリテーションの難しさ
  18. 62 • 会議本題に入る前に全参加者が一度でも発言できると良い ◦ 開始前に雑談 ◦ 冒頭でチェックイン ▪ 会議冒頭で全員が「今の気持ち」などをシェア ◦

    補足) 終了時にチェックアウトで振り返り ▪ 今の会議は何点だったか? ▪ どうすればもっとよく出来たか? 意図的な 雑談/チェックイン を組み込む
  19. 64 • 意見を集めたい場合 • Bad Pattern ◦ 「何かアイデアなどあれば発言ください」 • Good

    Pattern ◦ 「チャットに書いてみてください」 (2トラックで盛り上がることも) インタラクションを促す会議設計
  20. 65 • 意見を集めたい場合 • Bad Pattern ◦ 「何かアイデアなどあれば発言ください」 • Good

    Pattern ◦ 「チャットに書いてみてください」 ◦ 「3-4人でBreakoutして話してみてください」 「戻ってきたら集約した意見を教えてください」 ▪ 小さいRoomほど話しやすい (1:1で話さなかったら気まずさMAX) インタラクションを促す会議設計
  21. 67 • 前提: 回答候補者が複数いる • Bad Pattern ◦ 質問を読みあげてから、「Aさんいかがでしょうか?」 ◦

    なぜか? ▪ オンライン時はミュートしていることも多く 回答までに数秒のタイムロスが発生する ▪ またAさんが考える時間的余裕も少ない Tips: 先に名前を読んでから、質問を読む
  22. 68 • 前提: 回答候補者が複数いる • Bad Pattern ◦ 質問を読みあげてから、「Aさんいかがでしょうか?」 ◦

    なぜか? ▪ オンライン時はミュートしていることも多く 回答までに数秒のタイムロスが発生する ▪ またAさんが考える時間的余裕も少ない • Good Pattern ◦ 「Aさんにお答えいただきたいと思います」と言ってから質問読上げ ◦ これにより、事前ミュート解除 + 考える時間を与えられる Tips: 先に名前を読んでから、質問を読む
  23. 71 • なぜか? ◦ 打ち合わせが終わってから議事録整理は時間がかかる ◦ 打ち合わせ終了時点で議事録が完成している状態がベスト ▪ ネクストアクション、担当、締切 が決定している

    • どうやるか? ◦ Google Docs / CodiMD などリアルタイム共同編集アプリを使う ▪ 会議開始時にURLを共有し、共同編集していく リアルタイムに議事録を共同編集
  24. 76 • エンゲージメントとは ◦ 企業と従業員の 相互理解・相思相愛度合いのこと • 上場企業66社を対象とする調査※によれば エンゲージメントが高まるほど ◦

    営業利益率が高まる ◦ 労働生産性が高まる エンゲージメントが高まるほど良い ※ https://www.lmi.ne.jp/about/me/finding/filedownload.php?name=09540c9c7dc93e02dba4e085670faf8f.pdf
  25. 92 • なぜか? ◦ 人間関係が構築されていない状態で 相手に仕事の相談をするのは難易度が高い • 会議、チャットで意識的に雑談を起こす ◦ 雑談Channelで本当にくだらないことを投稿する

    ▪ SlackならApp(Colla)などを活用 ◦ チームによっては雑談推奨するメッセージを出す ▪ というのも意外と真面目な人も多い(社風依存) 日常的に雑談する
  26. 97 チームのリモートワークアグリーメントを作る https://www.lucidmeetings.com/templates/how-create-team-working-agreement • どのコミュニケーション手段がメイン? ◦ e.g. 仮にSlackとするならば Slackが落ちたらどこで話す? •

    情報は何を、どこにストックする? • スケジュールで都合の良い時間は? ◦ e.g. 育児メンバが多い場合は 夕方のお迎え時間はMTGを外す オンボーディングで即採用できる
  27. 弱みを見せる 102 • 人は自分の弱点を隠し、よく見せたい本能がある • だが、これは嘘をついていることになり 心理的安全な場を作りにくい • リーダーが隠したら、部下も当然隠す •

    そもそもチームはお互いの弱みを補完しあい チームとして強みを生かして成果を出すはず https://kanki-pub.co.jp/pub/book/details/9784761273828
  28. 弱みを見せる 103 • 人は自分の弱点を隠し、よく見せたい本能がある • だが、これは嘘をついていることになり 心理的安全な場を作りにくい • リーダーが隠したら、部下も当然隠す •

    そもそもチームはお互いの弱みを補完しあい チームとして強みを生かして成果を出すはず ⇒リーダー/マネージャから  自己開示して弱点も欠点も出す https://kanki-pub.co.jp/pub/book/details/9784761273828
  29. 107 • 組織が成果を出すために「なんとかする」こと ◦ manage to do = なんとかして ~

    する • マネジメント ≠ 管理 ◦ 必要であればいわゆる「管理」も一部する ◦ 障害を取り除く ▪ 上司を説得する ▪ 組織のルールを変える ◦ 部下のエンゲージメントを高める マネジメントとは https://ko-chu-ten.com/__trashed/
  30. 112 • なぜか? ◦ チームが最大限の成果を出すために効果的だから ▪ 1on1の時間を割く => 上司が部下に向き合う証拠 ▪

    信頼関係の構築に有効 • 忙しくてできない? ◦ 週40時間あるとして、優先度を低くしているだけでは? ◦ 1on1の効果を活用できていないだけでは? 定期的な1on1の重要性
  31. 114 1. 毎月 1回 2. 隔週 1回 3. 毎週 1回

    どれぐらいの頻度で1on1をやればいいのか?
  32. 115 1. 毎月 1回 ⇒ エンゲージメントが 5% 低下 2. 隔週

    1回 3. 毎週 1回 ⇒ エンゲージメントが 13% 向上 どれぐらいの頻度で1on1をやればいいのか?
  33. 119 • リモートワーク中心になると個人の仕事は オフィス中心より不透明になりやすい ⇒ 情報の非対称性が発生 • その結果 ◦ 不信感が高まり、人は

    相手を攻撃 or 相手から逃走へ ◦ 情報有無で権力が発生、スピード感の欠如 ▪ e.g. 「これについて教えていただきたいのですが…」 ◦ 見えないもの(検知できないもの)は改善できない なぜか?
  34. 121 • なぜか? ◦ チャットツールは便利だが、流速が早い ▪ 重要な決定事項も高速で流れていく ◦ 検索で探せばいいが、そもそも探すのも大変 •

    したがって ◦ 重要な情報、たとえば決定事項・理由をWikiなどにまとめる =ドキュメントメンテナンスに、組織・チームとして投資する フロー情報とストック情報を使い分けるように
  35. 127 • 良くも悪くも大企業には一定の文化・風土が存在 ◦ 文化・風土は簡単には変わらない • 一方で今回のリモートワーク突入は大きな変化 ◦ これまでと同じ仕事のやり方だと厳しい ◦

    変化に乗じて組織文化に影響を与える ⇒ 組織レベルで透明性を上げることによる効果を見せる コロナ禍は危機であり機会でもある