災 害 時 も 想 定 し た オ フ ィ ス 構 築 • 災害時には関係職員がオフィスに集まり、平時とは異なる態勢で職務に当たることが求められます。 • 未来型オフィスはフレキシブルに移動できる執務机を中心に構築するため、フェーズフリー(日常時から非常時へのスムーズな移行)の実現に 有効です。 • 災害時のオフィスの使い方も想定して、災害対応電話や防災行政無線の配置も検討してください。 → 防災行政無線(電話・FAX・特殊無線)の新設・移設・廃止には、一定の制約があります。 レイアウト検討段階から総務局総合防災部に相談し、必要な手続・契約を調整してください。 TA I M S 組 織 端 末 の 設 置 場 所 • 組織端末は無線LANに対応していないので、有線LAN環境を用意する必要があります。組織を越えてユーティリティスペースに集約するなど、 使用頻度に応じた設置場所を検討することで、スペースを有効活用し、ケーブルレスなオフィスを構築することができます。 • 組織端末の紛失・盗難防止策としては、個人端末と同様、セキュリティワイヤーの装着のほか、施錠可能なキャビネットへの保管等によることも 可能です。机上に常設する以外に、使用の都度、キャビネットから取り出すなどの運用も選択肢の一つとなります。 適 切 な 公 印 管 理 • 公印は、勤務時間内は常に公印管理者又は公印取扱主任が確実に管理できる範囲に置き(使用頻度が低い場合は、金庫等で保管し、 使用の都度持ち出し)、公印照合・押印については公印管理者又は公印取扱主任が必ず行うなど、適切に管理する必要があります。 • 未来型オフィスに転換する際にも、適切な公印の管理が継続して徹底できるよう、公印の管理の手法や運用について検討してください。 参考 令和5年3月2日付総務局総務部文書課長・デジタルサービス局戦略部デジタル改革担当課長名事務連絡「公印の適切な管理について」