kintone Café JAPAN 2018- kintoneでワークフロー-プロセス管理を極める

0 © 2018 project asunote kintoneでワークフロープロセス管理を極める！ 2018/11/10 kintone Café
JAPAN 2018 ハンズオンセッションプロジェクト・アスノート松田正太郎

1 © 2018 project asunote 自己紹介 Shotaro Matsuda https://pj.asunote.jp Twitter:
@Shokun1108 Facebook: shokun1108 これまでの講演・LTなど： 2015/9/4 kintone Café 東京 Vol.4 https://www.joyzo.co.jp/corp_blog/archives/246 2015/10/15 kintone hive vol.2（事例講演） https://kintone.cybozu.com/jp/event/hive2015/10/report/ 2016/6/1 Cloud Day九州（基調講演） https://kintone-blog.cybozu.co.jp/event/000211.html 2017/11/10 kintone Café JAPAN 2017 http://ascii.jp/elem/000/001/592/1592069/ 松田正太郎（まつだしょうたろう）プロジェクト・アスノート代表かりんこラボ（プラグイン開発）プロデューサー某総合化学メーカー所属業務改善エバンジェリスト kintone 認定アプリデザインスペシャリスト(2017) ビジョン：「業務改善職」という新たな職種をこの世に作り出す kintone業務改善の支援や業務改善型人材を世の中に増やすため、プロジェクト・アスノートを複業（個人事業）として主催。（kintone活用・業務改善の支援、kintone人材の育成）これまでに作ったkintoneアプリは、のべ1500以上たくさん

4 © 2018 project asunote アタラシイショクギョウ発見マガジン業務改善NOTE 業務改善事例の執筆をしてます
（ボランティアｗ） Vol.1, Vol.2, Vol.3

5 © 2018 project asunote 今日のアジェンダ業務フロー図： ✓ スイムレーン ✓
業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し業務プロセス整理プロセス管理設定設定方法に慣れる： ✓ 設定画面のクセ ✓ ＋/×ボタンの挙動を理解する基本フォーマット： ✓ フロー図からkintoneへの翻訳 ✓ ステータス、作業者、アクション作業者の指定方法： ✓ ステータス移行の３つの条件 ✓ 作業者指定の３つの方法プロセスの分岐： ✓ プロセスを分岐させる２つの方法基本フォーマット ✓ テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ✓ 確認ポイントテスト業務改善のストーリー形式で、プロセス管理を活用するためのポイントを学んでいきましょう。「習うより慣れろ」

7 © 2018 project asunote 基礎知識編 kintoneプロセス管理を理解する 1. プロセス管理は難しい？ 2.
プロセス管理のイメージ 3. 基本的な用語 1. ステータス 2. アクション 3. 作業者

10 © 2018 project asunote なぜ難しいか kintoneアプリを作って使い始めるまでのプロセス業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定
テスト、トライアル

11 © 2018 project asunote なぜ難しいかふつうのアプリ業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定
テスト、トライアルここがメイン

12 © 2018 project asunote なぜ難しいかプロセス管理を使う場合は？業務の整理・見直し kintone設定の準備 kintoneの設定
テスト、トライアル業務を整理して kintone流に落とし込む

13 © 2018 project asunote イメージ kintoneプロセス管理のイメージ作業の順番を流れで示したものではなく、業務の流れの中で、作成されたレコードの「今の状態（ステータス）」の推移を見える化したもの。というイメージ。申請書を
作成する上司に申請する承認する完了業務プロセス上司承認中承認待ちの状態申請書を作成中の状態完了申請する承認するレコードの状態の推移 kintoneプロセス管理のイメージあれしてこれしてこうする作業の流れ

14 © 2018 project asunote 基本的な用語ステータス作業名ではなく、今そのレコード（案件）の状態がどうなのかを表す。上司承認中承認待ちの状態
申請書を作成中の状態完了申請する承認する

15 © 2018 project asunote 基本的な用語アクションあるステータスから次のステータスに移行するときのアクションの名称。ボタンに表示される。上司承認中承認待ちの状態
申請書を作成中の状態完了申請する承認する

16 © 2018 project asunote 基本的な用語作業者あるステータスにおいて、次のステータスに移行するためのアクションを実行できる人や組織、グループ等ステータスごとに設定される。上司承認中
承認待ちの状態申請書を作成中の状態完了申請する承認する申請者承認者

18 © 2018 project asunote kintoneでワークフローを作る流れ業務フロー図： ✓ スイムレーン ✓
業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し業務プロセス整理プロセス管理設定設定方法に慣れる： ✓ 設定画面のクセ ✓ ＋/×ボタンの挙動を理解する基本フォーマット： ✓ フロー図からkintoneへの翻訳 ✓ ステータス、作業者、アクション作業者の指定方法： ✓ ステータス移行の３つの条件 ✓ 作業者指定の３つの方法プロセスの分岐： ✓ プロセスを分岐させる２つの方法基本フォーマット ✓ テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ✓ 確認ポイントテスト

19 © 2018 project asunote 今回のケースこの会社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作成・修正依頼の対応を行っている。この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応

21 © 2018 project asunote ステップ１：スイムレーンを置く kintoneチーム利用者 ⚫ 業務プロセスにおいて、出てくる人・組織、すなわち作業者をわかりやすく表記
⚫ 利用部門は複数あるが、この業務はkintoneチームを中心とした利用部門とのやり取りなので、簡略化して１つにまとめる ⚫ 業務フローの表記手法はいろいろなものがあります。ここではBPMNという表記スタイルで記載しています。

22 © 2018 project asunote ステップ２：業務の流れを書く kintoneチーム利用者依頼内容記入し依頼する
対応作業実施スタート完了 ⚫ 初めと終わりを意識 ⚫ 利用者が依頼内容を記入し依頼することで業務がスタートする ⚫ kintoneチームが対応作業を行ったら完了となる

23 © 2018 project asunote ステップ３：ステータスの切り分け kintoneチーム利用者依頼内容記入対応作業実施
スタート完了依頼書作成中対応中完了 ⚫ 「依頼する」というのはステータス間の移行（後述するアクションで表現する） ⚫ 新規レコードが作成されてからの、そのレコードの状態を表す ⚫ これで完了という状態（ステータス：完了）も定義しておく

24 © 2018 project asunote ステップ４：アクション名（ボタン名） kintoneチーム利用者依頼内容記入対応作業実施
スタート完了依頼する対応完了依頼書作成中対応中完了 ⚫ そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にする

26 © 2018 project asunote 基本フォーマット kintoneプロセス管理を設定するための基本フォーマット現ステータス作業者条件
アクション名（ボタン名）次のステータス 1 未処理担当者 – 「承認依頼する」承認中 2 承認中承認者 – 「承認する」完了「却下する」却下 1.現ステータス：未処理作業者は「担当者」であり、「申請（確認依頼）」ボタンを押すと、次のステータス：確認中に移行する 2.現ステータス：承認中作業者は「承認者」であり、 1. 「承認する」ボタンを押すことで、次のステータス：完了に移行する 2. 「却下する」ボタンを押した場合は、次のステータス：却下に移行する 3.現ステータス：完了、却下からは、他のステータスへの移行はない

28 © 2018 project asunote 現ステータス作業者条件アクション名（ボタン名）
次のステータス 1 未処理担当者 – 「承認依頼する」承認中 2 承認中承認者 – 「承認する」完了「却下する」却下プロセス管理設定画面（ステータス）必要なステータスを先に設定します

次のステータス 1 未処理担当者 – 「承認依頼する」承認中 2 承認中承認者 – 「承認する」完了「却下する」却下プロセス管理設定画面（プロセス）設定画面のレイアウトがわかりにくい

次のステータス 1 未処理担当者 – 「承認依頼する」承認中 2 承認中承認者 – 「承認する」完了「却下する」却下プロセス管理設定画面（プロセス）各項目の +/- ボタンがわかりにくい行を増やす／減らす複数条件を設定フィールド条件による分岐作業者の選択による分岐

31 © 2018 project asunote 業務フローから基本フォーマットに変換 kintoneチーム利用者依頼内容記入対応作業実施
スタート完了依頼する対応完了依頼書作成中対応中完了現ステータス作業者条件アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」完了

32 © 2018 project asunote 基本フォーマットの解釈現ステータス作業者条件アクション名
（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」完了 1.ステータス：依頼書作成中作業者は「利用者」であり、「依頼する」ボタンを押すと、次のステータス：対応中に移行する 2.ステータス：対応中作業者は「kintoneチーム」であり、対応作業を行った後、「対応完了」ボタンを押すことで、次のステータス：完了に移行する

36 © 2018 project asunote プロセス管理の設定現ステータス作業者条件アクション名
（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」対応中 2 対応中 kintoneチーム – 「対応完了」完了 ⚫ プロセス管理を有効にするチェックボックスを忘れずに ⚫ ステータス名を、業務プロセスの時系列順に設定しておくとわかりやすい

39 © 2018 project asunote アプリを動かしてテストする１人でやる（１ユーザー）：各ステータスの作業者は設定しない、もしくは全て自分にする。 ※通知のテストはできない
テストの方法業務プロセス（ステータス）：設定した業務プロセスのすべてのルートが、設定したとおりの動きになっているか確認します。ステータス名・アクション名：このアプリを使う人や、あとでデータを活用する人の視点で、ステータス名とアクション名（ボタン名）がわかりやすくなっているか確認します。確認ポイント１人でやる（ダミーユーザー）：ダミーユーザーを複数登録する。別PCまたは別ブラウザーを使い、複数ユーザーでログインする方法複数人でやる（ロールプレイ）：複数人のテストメンバーで実際に近い形で実施する。

41 © 2018 project asunote 作業者の設定パターンユーザーで設定する組織で設定するグループで設定するプロセス設定で設定
フィールドで設定次のユーザーから作業者を選択次のユーザー全員次のユーザーのうち１人ステータス変更の条件作業者の指定方法 ⚫ ステータス変更の条件は、すなわち承認パターンを設定することになる。 ⚫ 業務プロセスにおける「承認者」「決裁者」等も、作業者として定義する。

42 © 2018 project asunote 作業者の設定パターン次のユーザーから作業者を選択次のユーザー全員次のユーザーのうち１人
ステータス変更の条件次のユーザーから作業者を選択：アクションボタン操作時に、表示されるリストから、次のステータスの作業者を選択する。 ✓ 前のステータス作業者が次の作業者を選択する選択肢はあらかじめ設定（１人でもOK） ✓ 選択を忘れることが結構あるので注意

ステータス変更の条件次のユーザー全員：複数の作業者全員がアクションを実行したら、次ステータスに移行する ✓ 作業者のうち１人による操作で進めるアクションを設定可能票が割れたときのために設定しておく方がいい（承認は全員。却下はそのうち１人。というような設定）承認却下

ステータス変更の条件次のユーザーのうち１人：複数の作業者の中で１人がアクションを実行したら、次ステータスに移行。 ✓ チームは複数人いるが、自分の担当案件を自分で取りに行くというようなケース承認？

47 © 2018 project asunote 運用を開始して数カ月後に行われた、振り返りミーティング K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作成・修正依頼の対応を行っている。この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応「対応中」ステータスの対応作業を、どのメンバーが作業しているかがよくわからない。。。自分がやろうとして作業を進めていたら、もう既に別の人がやってた！！！何をどう改善すればいいでしょうか？

48 © 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneチーム利用者依頼内容記入対応作業実施
スタート完了対応完了担当者をアサインするプロセスを入れたい担当者をアサインする受付完了依頼する ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、作業を開始する前に、「誰がこの依頼を担当するのか」を決めるための状態（ステータス）を置く ⚫ 今回は３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサインすることができる。

スタート完了対応完了受付中完了 ⚫ そのアクションを実行する（ボタンを押す）人にとってわかりやすい名称にするステータス名、アクション名を考える依頼書作成中担当者をアサインする受付完了依頼する対応中受付完了（担当者を選択）担当者選択を忘れないよう、ボタンに表記しておく

スタート完了受付中完了基本フォーマットを修正する依頼書作成中担当者をアサインする依頼する対応中受付完了（担当者を選択）現ステータス作業者条件アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」受付中 2 受付中 kintoneチーム－受付完了（担当者を選択）対応中 3 対応中担当者 – 「対応完了」完了対応完了

51 © 2018 project asunote 業務プロセスを改善するステータスを追加する現ステータス作業者条件
アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」受付中 2 受付中 kintoneチーム－受付完了（担当者を選択）対応中 3 対応中担当者 – 「対応完了」完了

52 © 2018 project asunote 運用中アプリの設定を変更するときの注意（ステータス）＋ボタンをクリックしてステータスを追加するここをドラッグして、行の順番を移動する
ステータス名を設定する ⚫ 名称変更以外では、既存のステータスの書き換えはしない ⚫ 新たにステータスを追加する際は、行追加ボタンから行う ⚫ ステータスを削除する際は、現在そのステータスにあるレコードが無いことを確認する（運用中レコードがある場合は削除不可） ⚫ 一度削除したステータスと同じ名前は再度使えない（運用開始したステータス名）

53 © 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する現ステータス作業者条件
アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中利用者 – 「依頼する」受付中 2 受付中 kintoneチーム－受付完了（担当者を選択）対応中 3 対応中担当者 – 「対応完了」完了

56 © 2018 project asunote 作業者の設定パターンユーザーで設定する組織で設定するグループで設定するプロセス設定で設定
フィールドで設定次のユーザーから作業者を選択次のユーザー全員次のユーザーのうち１人ステータス変更の条件作業者の指定方法 ⚫ kintoneチームに依頼が来たら、３名のメンバーそれぞれがアクション操作可能で、①自分をアサイン ②別のメンバーをアサインすることができる → 「次のユーザーから作業者を選択」指定方法はいろいろ手段があります

59 © 2018 project asunote 組織に階層がある場合の注意 kintoneチーム下位組織① チェックなしチェックあり
松田 ◦ ◦ メンバーAさん ◦ ◦ メンバーBさん ✕ ◦ ⚫ 階層を持った組織を設定する場合は、下位組織も含めるチェックの有無による選択範囲の違いに注意が必要

62 © 2018 project asunote 業務プロセスを改善する kintoneの設定を変更する３．作業者の設定を確認現ステータス作業者の指定方法
作業者条件アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中ー利用者 – 「依頼する」受付中 2 受付中次のユーザーのうち１人 kintoneチーム－受付完了（担当者を選択）対応中 3 対応中次のユーザーから選択担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」完了

65 © 2018 project asunote こんな方法もありますレコードのフォームに担当者を入れるユーザー選択フィールドを設置し、受付時にレコードの編集を行い、担当者を設定してからアクション実行対応担当者（ユーザー選択）で対応する担当者を選択・設定し、
レコード保存レコードを編集ステータスを進める（アクションボタン実行）メリット：レコードのデータとして対応した担当者の情報を残すことができる（後でデータを活用する場合等）デメリット：編集操作がめんどくさい

67 © 2018 project asunote ある利用者とのミーティングで出てきた意見 K社では、各部門で活発にkintoneが使われ、数多くのアプリが作られて活用されている。情シス部門にはサポートをするためにkintoneチームを設置しており、各部門からのアプリの作成・修正依頼の対応を行っている。この問い合わせや依頼は、電話やメールでやり取りをしていた。
今回、この業務をkintoneを使ったやり方に変更したい。 1. kintoneチームは、メンバー３人 2. 依頼の種別 1. ユーザー登録、変更、削除 2. アプリの作成、修正 3. その他使い方のサポートやトラブル時の対応対応してもらった内容に、まだ不具合や追加要望があるので、コメントでやり取りしてるけど、なんか対応が遅い作業が終わった時点でステータスが完了になってしまうので、ついついその後の対応を忘れてしまって・・・何をどう改善すればいいでしょうか？

スタート完了対応完了利用者による確認プロセスを入れたい担当者をアサインする受付完了依頼する ⚫ ユーザー登録等の単純作業は、作業終了後直接完了とするが、アプリの修正等の場合は、依頼してきた利用者による確認を行うためのプロセスを入れる。 ⚫ 利用者確認後、対応内容がOKの場合はそのまま完了に、再度対応が必要な場合は「対応中」ステータスに戻すことができる。利用者による確認完了完了にする利用者確認依頼再対応依頼

スタート完了利用者による確認プロセスを入れたい（ステータスの切り分け）担当者をアサインする利用者による確認完了受付中完了依頼書作成中対応中利用者確認中対応完了受付完了依頼する完了にする利用者確認依頼再対応依頼 ⚫ 利用者による確認中の状態を、ステータス：利用者確認中として設定。 ⚫ 確認の結果、OKであればそのまま完了に、何か追加対応が必要な場合は、対応中ステータスに戻す（差異対応依頼）。

70 © 2018 project asunote 業務プロセスを改善する利用者による確認プロセスを入れたい現ステータス作業者の指定方法作業者
条件アクション名（ボタン名）次のステータス 1 依頼書作成中ー利用者 – 「依頼する」受付中 2 受付中次のユーザーのうち１人 kintoneチーム－受付完了（担当者を選択）対応中 3 対応中次のユーザーから選択担当者 ※２で選ばれた人 – 「対応完了」完了「利用者確認依頼」利用者確認中 4 利用者確認中ー作成者 – 「再対応依頼」対応中「完了にする」完了

72 © 2018 project asunote 業務プロセスの分岐のさせ方１．作業者の意思で分岐する今回のハンズオンでやったように、アクションボタンを複数設置し、どちらを実行するかによってプロセスのルートを分岐させる方法。内容を人が判断して対応を変えるような場合。
２．フィールドのデータによる条件分岐フィールドに入力された数値や、ラジオボタン等のデータによって、表示させるアクションボタンを変更することにより、次に移行するステータスを変える。例えば、決済金額が◦円以上であれば部長決裁が必要等。

74 © 2018 project asunote 今日のポイントまとめ業務フロー図： ✓ スイムレーン ✓
業務の流れ ✓ 業務プロセスの見直し業務プロセス整理プロセス管理設定設定方法に慣れる： ✓ 設定画面のクセ ✓ ＋/×ボタンの挙動を理解する標準フォーマット： ✓ フロー図からkintoneへの翻訳 ✓ ステータス、作業者、アクション作業者の指定方法： ✓ ステータス移行の３つの条件 ✓ 作業者指定の３つの方法プロセスの分岐： ✓ プロセスを分岐させる２つの方法標準フォーマット ✓ テストの方法（１人or 複数ロールプレイ） ✓ 確認ポイントテスト

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