Jiraでやったった！無人備品貸出なしくみ

【第2回】KINTOテクノロジーズ MeetUp！の登壇資料です。
イベントURL：https://kinto-technologies.connpass.com/event/307584/

Transcript

1. Jiraでやったった!無人備品貸出なしくみ 1
2. アジェンダ このLTは、Jira（Jira Software）を利用した備品無人貸出の仕組みの ご紹介になります。 多少なりとも業務改善のヒントとなれば幸いです。
3. 自己紹介 名前:たかぎ あきら（TKG（時々呼ばれるようになった）） 入社:2022年9月 所属: • KINTOテクノロジーズ（KTC） 開発支援部 コーポレートITグループ Tech Serviceチーム 略歴 : • 家電屋さん →求人広告屋さん • 営業からの異動で30代から情シス • その後広告会社情シスを経てKTC入社 趣味: • 中国武術:八極拳（バーチャ世代） • ただひたすら遠くに行く⾧距離ドライブ
4. Jira Software・・・? Atlassian社のプロジェクト管理ツール アジャイルプロジェクトの管理効率化に役立つツール 今回ご紹介するのは、トヨタグループらしく「カンバンボード」を用いて仕 組みを作成しました。 カンバンボード
5. 面着とは? トヨタ用語。 直接会って話すこと。 「面着会議」という のがよく使われます こんな課題が・・ KTCは複数拠点で成立しており、かつトヨタグループの「面着文化」があります。 対面しての会話に価値をおいております。 そのため、拠点間での往来がとても多いのです。 その際に充電器やHDMIアダプタ等の貸与備品を忘れることが多く、 その都度、コーポレートITにて備品貸与の対応をしていました。 楽したいし、 忘れた人も気兼ね なく借りられるよ うにしたいな。。。 ?面着とは?
6. 着想 社内の書籍貸出をJiraのカンバンボードで行っており、それを見かけて「お! ええやん!」となり、パクりオマージュして備品管理の仕組みとしました。 当初アナログに「ホワイトボード」＋「マグネット」で管理しようとも思っ たのですが、なるべくお金をかけたくない。かつ、ITを使ってシュッとできな いか?ということもあり、Jiraを採用しました。 全従業員がJiraを利用可能だった。というところが大きいです。
7. 基本の仕組み 在庫 貸出中 充電器 01 HDMI 01 Type-C 01 充電器 01 チケットをスワイプすることで 移動させステータス変更します Jiraのカンバンボードで「在庫」「貸出中」の２つのレーンを用意。 借りたい人がスマホで簡単に操作できるようにしました。 後ほどデモします ※画面はPC
8. 工夫ポイント １ アクセスをカンタンにしたい!
9. 工夫ポイント １ 二次元バーコードでスマホから簡単アクセス! 備品置き場にレンタル用二次元 バーコードを用意して、スマホか らアクセスしてもらいました。 全従業員貸与しているスマホから アクセスしてもらいます。 貼り紙 ※二次元バーコードははダミー
10. 工夫ポイント ２ 誰が借りたのかわかるようにしたい! レンタルは当日中に返してもらいたい!
11. 工夫ポイント ２ Jiraのワークフローを用いて・・・ 借りた人を「担当者」として記録 →誰が借りたのかわかる! 借りた日を締切日として設定 →当日が貸出期限とわかる! Jiraワークフローの トランジション
12. こんなかんじだよ レンタル備品 Jiraの画面 各機器にはIDが 振られてます
13. ハイパーデモタイム カンタンな動きの確認のデモをします ※PCでの操作となります
14. やった結果 コーポレートITがいなくても、無人でカンタン気楽に 備品を貸せる・借りられるようになり、 みんながハッピーに!!
15. 運用してみて新たな課題 しかし、運用開始して新たな課題がががががが!!
16. 運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた
17. 運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた • 設置場所を工夫 • コーポレートITのそばに配置。 目に付きやすいところに置く ことで、借りたんだな。とい うことがわかるようにしまし た • 地道にアナウンス • 拠点ごとのSlackチャンネルで、 「返し忘れがありますよー」 と地道にアナウンスしてます。
18. 運用してみて新たな課題 貸出した備品が 返ってこない 返ってこない備品 がカンバンボード から消えた 設定ミス。 「貸出中」をクローズ扱いのレー ンにしてしまいました。 クローズ扱いのレーンは一定期間 チケットがとどまるとそのチケッ トが消える仕様となっております。 レーンを一つ追加して、そちらを クローズ扱いにしました。 また、同時にワークフローでク ローズへの移動は管理者のみがで きるように設定しました。 ※クローズのレーンは必ず一つ必要
19. 最後に チームで抱えていたちょっとした課題を、利用可能だった既存サービスを 用いて解決した事例になります。 ありがたいことに、従業員のモラルが高く紛失したものはありません。返却日 に返ってこないことはよくありますが。。。 今後のカイゼンとしては、当日返却率を上げるべくJiraの「自動化」を用いて Slackへの通知機能は試してみようと考えております。 こんなアイデアあるよ!というものがあれば、座談会で教えてくださいませ。