Backlog初心者向けセミナー DL用資料 / Backlog beginner's seminer

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1. 活⽤⽀援セミナー
2. 本⽇のアジェンダ サービスの概要 初期設定/メンバー招待⽅法 基本操作デモンストレーション Backlogの運⽤術 Backlogの便利機能 Q&A 4
3. 「プロジェクト管理」に必要な機能がオールインワン ໘౗ͳ४උͷखؒͳ͘ɺ͙͢ʹϓϩδΣΫτ؅ཧ͕࢝ΊΒΕ·͢ ϓϩδΣΫτʹؔ͢Δ৘ใΛ͢΂ͯҰݩ؅ཧͰ͖·͢ ＆ 基本となるタスク管理機能 ガントチャート Wiki ファイル共有 絵⽂字 モバイルアプリ メールへの通知 データエクスポート 5
4. ファイルサーバーのような感覚で⼤きなファイルの共有も可能 Wikiによるドキュメント管理 ファイル管理 PJメンバーへ安全かつ簡単に共有できる 誰が編集したか履歴も残る マニュアルや会議の議事録などナレッジを蓄積 6
5. モバイルアプリにも対応しているので出先で楽々確認 絵⽂字とスターで対話 モバイルアプリ iOS、Androidで利⽤可能 コラボレーションにこだわった開発 絵⽂字やスターでコミュニケーションが円滑に 7 「いいね」の意味を 込めたスター機能
6. 課題、コメント、ガントチャートなどエクスポート可能 使い慣れているサービスと連携できる 外部サービスとも連携 データエクスポート Excel、CSVにエクスポート可能 チャットやメールでのお知らせも可能 8 Microsoft Teams 簡単に出⼒可能
7. メール機能 選ばれている理由 ファイル 添付 誰にでもわかりやすく使いやすいシンプルなUI ※1つのプロジェクトにつき最⼤８つまで 状態を追加することもできます。 進捗状況を選ぶだけ ITリ テラ シ ー がなくても安⼼ 9 課題 は４つ の状 態から 選択 するだ け
8. を利⽤することのメリット 管理者が 本来やるべき業務に集中できる プロジェクトの⾒える化・業務改善に活かせる 楽しくコラボレーションワークを進められる 01 02 03 10
9. を利⽤することのメリット メンバーが ⾃分のタスクを覚えておく必要がない いま、⾃分がやるべき業務が分かりやすくなる 業務の属⼈化を防ぐことができる 01 02 03 11
10. 多くの企業様に導⼊いただいています BOXIL SaaS AWARD 2021 コラボレーション部⾨賞 ITreview Grid Award 2021 Winter (プロジェクト管理部⾨「Leader」) 12
11. 導⼊事例：キリンホールディングス様 各事業会社と複数のプロジェクトを円滑に進めるために導⼊ 複数プロジェクトに関する情報が全てメールで⾏われ ていて、履歴が追いづらかった メールで作業依頼が送られてきて、その情報をExcel に⼊⼒しており、作業効率が悪かった メールとExcelの管理では記⼊漏れも発⽣し、案件を 進めるにあたり⽀障が出ていた 課 題 案件ごとにプロジェクトを作ることができるので、情 報を整理しやすく効率よく探せるようになった メールに埋もれていた情報を探す時間とExcelに転載 する⼿間が激減した Backlogに⼀元化したことで記⼊漏れが激減し、運⽤ の品質が向上した 効 果 導⼊⽬的 13
12. 導⼊事例：⼗⼋親和銀⾏様 効果 Excelでのタスク管理はリアルタイムで情報共有がで きず、タスクの最新情報が把握しづらい状況だった リマインドの確認作業に時間を要し、進捗会議に時間 がかかっていた ⼝頭での依頼が多いため、タスクの粒度や優先度の管 理が難しく、タスクの中⾝も期限も⾒えない業務が多 かった（総務部） Backlogを⾒れば最新の情報がわかるので余計な進捗 確認が不要になった 進捗会議の時間が1時間から30分に短縮され、重要な 議論に時間を割けるようになった 業務進捗・スケジュール管理が効率的になり、遅延が 起きないようスケジュール⾯でのリスクマネジメント ができるようになった（総務部） 同時並⾏する⼤型プロジェクトのスケジュール管理のために導⼊ 導⼊⽬的 課 題 効 果 14
13. の概要 スペース、プロジェクト、課題の関係 初期設定の進めかた ３つのユースケース紹介 マーケティング、開発プロジェクト、お客様サポートの例 基本的な枠組み 1 2 3 15
14. 基本的な枠組み ユーザー ユーザー ※ユーザーは⾃分が参加しているプロジェクトのみ⾒ることができます - タスク - ガントチャート - Wiki - ファイル プロジェクト プラン毎に発⾏ IUUQTYYYCBDLMPHDPN スペース ユーザー数は無制限 ※スタンダードプラン以上の場合 ユーザー 16
15. 初期設定の進め⽅① プロジェクトの作成 メンバーの追加 種別・カテゴリ等の設定 課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 17
16. プロジェクトの種類 18
17. プロジェクトの種類 期間限定プロジェクト 業務連動プロジェクト 19
18. 初期設定の進め⽅② プロジェクトの作成 メンバーの追加 種別・カテゴリ等の設定 課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 20
19. 「チーム」を作っておくと便利です 21 チームを利⽤するメリット チームを利⽤しない場合 プロジェクトへの ユーザー追加 チームを選択するだけで まとめてユーザーを追加できる！ 全てのプロジェクトに 個別にユーザーを追加する必要がある コメントの 通知⽅法 「お知らせしたいユーザー」欄に チームを選択するだけで チームメンバー全員に通知ができる！ お知らせしたいユーザーを ⼀⼈づつ追加する必要がある
20. メンバー招待⽅法 プロジェクトの右上の「ユーザーを招待」ボタンから招待できます 22
21. メンバー招待⽅法；CSV⼀括登録 CSVファイルを使うことで、新規ユーザーを⼀括で追加できます 組織名 組織設定 メンバー メールで招待 CSVアップロードをクリック 23
22. メンバーの権限 24 名称 できること 備考 管理者 • スペース設定 • ユーザー管理 • プロジェクトの作成・削除 • 課題の削除 • プロジェクト設定（参加ユーザの編集含む全項⽬） • ⼀般ユーザができることすべて ⼀般ユーザー • 課題の登録・編集・状態変更 • コメント投稿 • プロジェクト設定（種別・カテゴリ・マイルストーンのみ） ※プロジェクト管理者の権限を付与できます。 （権限付与は管理者が⾏います） ゲストユーザー • 基本的には⼀般ユーザーと同様の操作ができる • チームの参照範囲に制限がある（⾃分が所属しているチーム のみ参照可能） ※プロジェクト管理者の権限は付与できません。 ※「プロジェクト管理者」とは 特定のプロジェクトのみ「ブロジェクト設定」を操作できるようにするためのアドオン権限です。
23. 初期設定の進め⽅③ プロジェクトの作成 メンバーの追加 種別・カテゴリ等の設定 課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 25
24. 種別の追加 種別は、業務の性質に関わる分類を表します。種別ごとに課題のテンプレートを作れます。 種別が変わる 26
25. カテゴリーの追加 カテゴリー設定をすることで、検索やガントチャートでグルーピング表⽰できます。 カテゴリー別で絞込み検索 27
26. マイルストーンの追加 プロジェクトの中間ゴールを設定できます。 また、ガントチャート画⾯ではマイルストーン毎に課題を整列することが可能です。 開始⽇と終了⽇を設定することで、 バーンダウンチャートを表⽰できる 28
27. 初期設定の進め⽅④ プロジェクトの作成 メンバーの追加 種別・カテゴリ等の設定 課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 29
28. の課題管理 担当者と 期⽇を決める 進み具合を 把握する 課題を 作る 課題を 更新する 課題（やること）は4つの状態を選択できます。 1 2 3 メニューをクリック 内容を書いて 追加ボタンで作成 30
29. 31 ヌーラボ製品 セキュリティ管理強化オプションのご提供 SAML 認証⽅式による シングルサインオン 管理者が作成・変更・削除を ⼀括でできる 管理対象アカウント メンバーの活動をいつでも CSV でダウンロード 監査ログ 1 度のユーザー認証で複数のシステムを利⽤できる SSO （シングルサインオン） を実現 ！ ID パスワード管理をラクにしながら強固なセキュリティ対策が可能 詳しくはこちら ヌーラボ製品にアクセスする⼿段を⼀括して安全に管理
30. デモンストレーションの内容を 後ほど振り返っていただく際にご覧ください の基本操作 36
31. Web制作・運⽤プロジェクトの場合（種別/カテゴリ） オウンドメディア制作・運営 課題の種別 課題のカテゴリ 37 制作物 タスク 要望 不具合 記事 デザイン 実装 LP レポート SEO カイゼン システム 広告 企画 その他 Wiki Wikiに議事録アイディアやメモ、参考資料 など共有情報をアップ 課題 ੍࡞෺ɺ֬ೝλεΫͳͲΛ՝୊ొ࿥ ΍ΓऔΓ͸՝୊ͷίϝϯτͰਐΊΔ フォルダ やり取りする必要があるファイル（デザイ ン確認等）を共有ファイルにアップ メンバー 情報共有するべき社内外のメンバーをプロ ジェクトに追加 （営業、デザイナー、ディレクター、顧客等）
32. システム構築・導⼊プロジェクトの場合（種別/カテゴリ） オウンドメディア制作・運営 課題の種別 課題のカテゴリ 38 制作物 タスク 要望 不具合 Wiki Wikiに議事録アイディアやメモ、参考資料 など共有情報をアップ 検討項⽬、実施事項など確定したタスクなど を課題登録 やり取りは課題のコメントで進める フォルダ やり取りする必要があるファイル（仕様書 等）を共有ファイルにアップ メンバー 情報共有するべき社内外のメンバーをプロ ジェクトに追加 （営業、エンジニア、コンサルタント、顧客等） 課題 アーキテクチャ データベース システム基盤 ネットワーク アプリケーション セキュリティ テスト 保守・運⽤ 企画 調査・分析 ⾒積り 開発プロセス トレーニング 全体管理 ・業務分類作成 ・業務フロー分析 ・RFP作成 ・⾒積書作成 ・アーキテクチャ設計 ・システム初期設定 ・動作確認 ・試験運⽤ ・教材作成 ・ハンズオンセミナー 業務分析フェーズ 要件定義フェーズ 設計・構築フェーズ 受⼊れテストフェーズ 教育・研修フェーズ マイルストーンの設定例
33. お客さまサポート業務の場合（種別/カテゴリ） オウンドメディア制作・運営 課題の種別 課題のカテゴリ 39 制作物 タスク 要望 不具合 Wiki Wikiに業務マニュアル、FAQ、メールテン プレートを記載 お客さまからの問い合わせを⾃動で課題登録 （メールによる課題登録） フォルダ やり取りする必要があるファイル（仕様書 等）を共有ファイルにアップ メンバー 情報共有するべきメンバーを他部署も含めプ ロジェクトに追加 （サポートスタッフ、開発、マーケなど製品担当者） 課題 フォームからの問い合 わせ メールによる課題登録 で⾃動登録 管理者・関連メンバー に通知 管理者は問い合わせの 内容や負荷に応じて適 切な担当者を設定 担当者は課題を更新し て、経緯やお客さまと のやり取りをコメント に残す ワークフロー例 製品内容 料⾦・契約 使い⽅ 不具合 クレーム オプション 特別対応 FAQ/マニュアル サイト 要望 リコール その他
34. メール通知設定 ① ② プロジェクト別のメール通知設定 メールの基本設定 ① 画⾯右上にある⾃分のアイコ ンをクリック ② 個⼈設定をクリック ③ 個⼈設定画⾯からメールを選 択し、必要な箇所にチェックを ⼊れる メ ー ルの設 定 ⽅ 法 ③ 40
35. 課題の追加 ① 課題の追加をクリック ② “種別”を選択する ③ 件名を⼊⼒する ④ 詳細⼊⼒、担当者、期限⽇ カテゴリーなどを決める ⑤ 追加をクリック ① ② ③ ④ ⑤ 課題 の追加 ⽅法
36. コメントと状態の変更 ① コメントをお知らせしたい相 ⼿を本⽂で@を⼊⼒、または ＠ボタンをクリックして相⼿ を選択 ② コメントを記⼊ ③ 課題が進んでいれば状態の変 更を⾏う ④ 登録をクリック ① ② ③ ④ コメ ントの ⼊⼒ ⽅法 編集履歴は 全て残る チェックマークが ついていると既読 イメージ 42
37. 通知の確認（画⾯上） ① 通知されると画⾯右上の ベルに⾚い数字が表⽰ ② ベルをクリックすると お知らせ詳細が表⽰される ③ 詳細をクリックすると該当の 詳細ページへ遷移する 通知 の確認 ⽅法 ① ② ③ 43
38. 親⼦課題の作成(サブタスク) ① ⼦課題の追加をクリック ② 詳細画⾯から件名、詳細など を記⼊したら追加をクリック ⼦課 題の追 加⽅ 法 各課題詳細画⾯より、⼦課題(サブタスク)を作成することが出来る ① ② 44
39. 課題の検索 ① 左メニューの課題をクリック ② 初期は「完了以外」の 課題が 表⽰される ③ 「表⽰設定」から⼀覧に表⽰ させる項⽬が選べる 課題 の検索 ⽅法 ① ② ③ 45
40. ⾼度な検索 ೔෇ɺొ࿥ऀɺछผɺΧελϜଐੑͰ作成߲ͨ͠໨ͳͲɺৄࡉͳݕࡧ͕Մೳ 46
41. ガントチャートを⾒る（各プロジェクト） ① 左メニューのガントチャート をクリック ②担当者別などでグルーピング して表⽰することが可能 ガン トチャ ート の⾒⽅ ① ② マイルストーンは旗マークで表⽰ Excel出⼒可能 47
42. ガントチャートを⾒る（各個⼈） ① 画⾯右上にある…をクリック して「メンバー」をクリック ② ⾒たいメンバーにカーソルを 合わせてガントチャートをク リック ガン トチャ ート の⾒⽅ ① ② 個⼈のガントチャートが表⽰される 48
43. の運⽤術 件名をどのように書くとよいか / ４つの状態の意味 Wiki ファイル 利⽤⽬的 課題 1 2 3 Wikiに何を書くとよいか / 情報整理のTips① / 情報整理のTips② 49
44. 件名をどのように書くとよいか Point 課 題 の 種 別 が 「 タ ス ク 」 （ や る べ き 作 業 ） で あ れ ば 「 〇 〇 を ☓ ☓ す る 」 の よ う に 動 詞 を 使 う と よ い 。 Bad：〇〇の企画書 Good：〇〇の企画書を作成する 仕事の性質により、成果物を件名に書く場合や、問い合わせであれば問合せの概要を件名に書いた⽅が分かり やすいこともある。種別と件名を⾒た時に、何を⾏えば良いのか分かる課題が望ましい。 50
45. ４つの状態の意味 Point 以下の運⽤を推奨しているが、状況によって変えてもいい。 作業に着⼿していない状態 担当者が確定し、その課題の作業中 作業は終わったが、確認者の確認待ち / 差し戻しの可能性有り 確認が完了し、作業が完全に終わった状態 / 処理済みから完了に変える ⼤ 切 な こ と は メ ンバ ー 全 員 が意味 を 理解して い る こ と 51
46. Wikiに何を書くとよいか Point W i k i に は 何 度も 読 み 返 され る 情報 を ス ト ッ ク す る 何度も読み返すドキュメント例 （マニュアル、会議議事録、引継ぎ情報、専⾨⽤語⼀覧など） プロジェクトの概要説明 1 プロジェクトの運⽤ルール 2 プロジェクト全体にかかわる情報 3 52
47. Wiki情報整理のTips① Point ペ ー ジ 名 を / (ス ラッ シ ュ )で 区切 って グ ル ー ピ ン グ す る 53
48. Wiki情報整理のTips② Point タ グで グ ル ー ピン グ す る タ グ は 、 1 ペ ー ジ に 対 し て 複 数 設 定 で き る ※スラッシュでうまくグループ化できない場合に活⽤ 54
49. ファイルの⽬的 Point 主な利⽤⽬的は、ファイル受渡し、ドキュメント管理だが 業務 を 円滑 にす る ため に利⽤ するこ と ファイルの利⽤例 ファイル受渡し 1 ドキュメント管理 2 10MB以上のドキュメントの受け渡しが多ければ、ファイル機能を利⽤する よく参照するファイルがあれば、ファイル機能にアップロードしておく 55
50. の便利機能 ウォッチ プロジェクトを跨いだ検索 1 2 参加プロジェクトが多い場合 特定のプロジェクトや課題を⾒つけるには？ 56
51. プロジェクトを跨いだ検索 検索 する⽅ 法 ① ① 画⾯右上にある…をクリック して「課題の検索」をクリック ② 検索したい条件を選択して 「この条件で検索」をクリック 保存した検索条件はフィルタで呼び出せる ② 検索条件を保存できる 「課題の検索」機能を使うことでプロジェ クを横断して課題を検索することができる 57
52. ウォッチ 検索 する⽅ 法 ① 課題の詳細画⾯右上にある 「ウォッチ」をクリック ② ウォッチ登録した課題が更新 されると、ウォッチアイコンの 右上に”緑の丸”が表⽰ ③ ウォッチアイコンをクリックす ると、ウォッチ登録した課題の リストが表⽰される。 ※更新がある課題は⾚印が表⽰ 「ウォッチ」機能を使うことで特定の課題 をブックマークすることができる ① 58
53. 59 のコミュニティ詳細
54. 60 コミュニティ名：JBUG (Japan Backlog User Group) 参加者：Backlog使⽤の有無は関係なし 勉強内容：「プロジェクトマネジメント」についての勉強会をしています そのため、登壇者からはBacklogの話がでないこともあります 開催回数：70回以上 通算参加者：1700名以上 ⼀回あたりの参加者 オフライン（地⽅）：20〜30名 オフライン（東京・札幌）：50〜60名 オンライン：60〜80名
55. 61 開催地について 開催地に関しては2022年7⽉現在、全国12ヶ所+2ヶ 所としています。 「京都と⿅児島」に関しては開催決定するも、コロナ ウィルスの影響で中⽌となりました。 【開催頻度】 JBUG：1ヶ⽉に1回程度 ※全国のリーダー陣が⼀堂に会す年次のビッグイベントで 300名以上を集客する「Backlog World」もあります。詳し くは下記の2次元コードより前回開催の様⼦をご覧ください。
56. 会社概要 株式会社ヌーラボ 社名 設⽴ 2004年3⽉ 事業内容 プロジェクト管理ツール「Backlog」の開発・運⽤ ビジュアルコラボレーションツール「Cacoo」の開発・運⽤ ビジネスチャットツール「Typetalk」の開発・運⽤ ヌーラボ製品のセキュリティ＆ガバナンスを強化する「Nulab Pass」の開発・運⽤ 本社 福岡県福岡市中央区⼤名⼀丁⽬8番6号 国内拠点 東京事務所、京都事務所 海外⼦会社 Nulab, Inc.（ニューヨーク） Nulab ASIA Pte.Ltd（シンガポール） Nulab, B.V（アムステルダム） 62