JAWS DAYS 2025 ボランティアスタッフ統括やってみた！

■概要
本セッションは 「JAWS DAYS 2025 ボランティアスタッフ統括やってみた！」 という登壇のスライドで、イベント当日に約100名規模のボランティアをまとめた統括チームの取り組みを紹介しています。対象は今後イベント運営に関わるコミュニティメンバーや運営初挑戦の人たちで、「運営サイドの面白さ」を伝えることが目的です。

■登壇者
小出 淳二
小寺 加奈子
古里 武士

■アジェンダ
ボランティア募集・対応 – 募集要項作成、応募フォーム、確定連絡、Slack招待
当日マニュアル・手順書 – 13種類・全60ページの役割別ドキュメントを作成
スタッフ配置・シフト共有 – 5分刻みのタイムテーブルで全員の動きを可視化
オンラインオリエンテーション – 事前に4回実施し不安を解消チケット・受付の最終調整 – 前回課題だった受付混雑をギリギリまで改善
当日の運営対応 – ノベルティ遅延や欠員など当日トラブルを柔軟に解決
フィードバックと“ありがとう” – 専用Slackで振り返りを収集し改善点を整理
まとめ – “迷ったら関わってみて”。運営は大変だが得るものが多い。

Transcript

1. JAWS DAYS 2025 ボランティアスタッフ統括やってみた！ JAWS DAYS 2025 実行委員ボランティアスタッフ統括班 小出 淳二、小寺 加奈子、古里 武士 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
2. 自己紹介 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug Junji Koide 小出 淳二 株式会社QUICK/QUICK E-Solutions 所属 Fin-JAWS 運営 Kanako Kodera 小寺 加奈子 NetAppでAWSセールスを やっています。 クラウド女子会運営 2024 AWS Community Builders (Cloud Operations) Takeshi Furusato 古里 武士 株式会社DIGITALJET プログラマー AWS Samurai 2022 JAWS-UG 岡山支部 運営
3. 当日ボランティアスタッフのみなさま ありがとうございました！！ ありがとうございました！！ ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
4. 「受付・誘導・撮影・配布・セッションサポート・クローク・お弁当… 全体を回すための仕組みづくりと連携です。」 具体的には以下のような対応を行いました。 ※今日のアジェンダです。 • ボランティアスタッフの募集と対応 • 当日マニュアル・手順書の作成と共有 • スタッフの配置・シフト作成と情報共有 • オンラインオリエンで不安解消 • チケット・受付対応はギリギリまで微調整 • 当日の対応 • フィードバックとありがとう • まとめ スタッフ統括って何するの？ ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
5. • ボランティアスタッフ募集の企画立案、募集要項や文言の検討、応募フォーム 案の作成。 • 応募者への確定連絡メールの作成と送付。 • 応募者からの不参加連絡やTシャツサイズ変更依頼などの個別問い合わせへの 対応・実施。 • 目標100名を念頭においた募集活動。 • Slackへの招待 ボランティアスタッフの募集と対応 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
6. 各役割に合わせて以下のドキュメント・手順書を作成しました。 • 当日ボランティアスタッフガイド(共通) • JAWSDAYS2025_展示・カタログスペース_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_受付・会場外誘導・会場内誘導_GameDay/アーキテクチャ道場受付_当日ボラン ティア • JAWSDAYS2025_撮影_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_懇親会_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_控室警備ガイド_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_広報_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_音声レシーバー配布・返却_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_クローク_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_お弁当配布ガイド_当日ボランティアスタッフ • JAWSDAYS2025_セッションサポートガイド_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_アーカイブスタッフガイド_当日ボランティア • JAWSDAYS2025_貴重品の落とし物について 13ドキュメント、総ページ数60 当日マニュアル・手順書の作成と共有 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
7. 当日ボランティアスタッフ、実行委員 全員の５分刻みのスケジュールを作成 しました。 スタッフのみなさんに役割を共有しま した。 スタッフの配置・シフト作成と情報共有 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
8. オンラインオリエンで不安解消 初めて当日スタッフをされる方、テキストコミュニケーションのみ、ドキュメント のみだと不安がある方などに向けて、オンラインでのオリエンテーションを開催。 日程は以下、４回開催しました。 顔合わせ・各役割の説明など。 2/17(月) 19:00〜19:50 2/18(火) 19:00〜19:50 2/19(水) 12:00〜12:50 2/20(木) 12:00〜12:50 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug 延べ60人強のスタッフの皆さんにご参 加いただきました。 ありがとうございました！！
9. 昨年のDAYSでの課題「サポーター受付・Tシャツ受付で大変お待ちいただくことに なった」について、どうにか解決できないかギリギリまで微調整をしました。 チケット・受付対応はギリギリまで微調整 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
10. • 配布予定のノベルティが前日届くのが遅くなり、当日は別に受け取ってもらう 対応に • 欠席や兼務の方の調整で、アサインが不足、誰も担当がいない時間ができてし まった→ボランティアスタッフの方から時間調整の提案をいただく 当日の対応 ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug 柔軟な対応で乗り切ることができました
11. 当日ボランティアスタッフの専用チャンネルで各役割に 応じての振り返りをアウトプットしてもらいました。 フィードバックとありがとう ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug クロークの受け渡しやT シャツなどの配布、ト ランシーバー回収など トラブルなく終えられ ました！
12. 役割毎の主な改善点は以下の通りです。 • アーカイブ: ドキュメントの整備やパネルディスカッションの音声対策が必要。 • セッションサポート: トランシーバーの使用や登壇者の控室案内の改善。 • タイムキーパー: スケッチブックの使用や事前確認の重要性。 • お弁当配布: ベジタリアン食やアレルギー表示の配慮。 • クローク:荷物と上着でタグを分ける運用が効果的。返却時は多人数での対応が混 雑を避けるために有効。 • 受付: QR読み込み用の充電器やのど飴の準備があるとなお良し • 会場案内: スタンプラリーや紐色の案内が必要 • Tシャツ配布: 引き換えチケットの周知が必要 • 会場外誘導: 他イベントとの混同を避けるための工夫が必要。 • 控室警備: 荷物の管理やトランシーバーの活用。 フィードバックとありがとう ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug
13. 大変だけど、得るものが多い“運営サイド” JAWS DAYSを“作る側”の面白さ、ぜひ体験してほしいです。 まとめ：迷ったら関わってみて ハッシュタグ：#recheers2025 #jawsdays2025 #jawsug