Construire ses tableaux de bord

Pour piloter son entreprise il est nécessaire de comprendre ses processus et de les piloter grâce à des principes simples : construire avec Excel ses tableaux de bord

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1. 1 Human station – tous droits réservés 26 novembre 2020 Les Webinars de Human Station Construire ses tableaux de bord
2. 2 Human station – tous droits réservés • L’enjeu est de piloter la stratégie de votre entreprise à l’aide d’indicateurs de performance fiables et faciles à alimenter • Pour cela vous devez définir des indicateurs que vous allez suivre dans le temps et qui représentent la performance de vos processus. • Ces indicateurs vous permettront de résister aux rumeurs, pressions et opinions subjectives. En réduisant votre incertitude ils vous aideront à prendre les bonnes décisions. Enjeux
3. 3 Human station – tous droits réservés Les processus de l’entreprise 8. Gérer les ressources humaines 9. Gérer les finances 10. Gérer les Relations externes 11. Améliorer en continue 12. Maintenir le système d’information 7. Suivre les clients 6. Gérer administrativement les ventes 5. Produire et gérer la logistique 4. Promouvoir et vendre les produits 3. Concevoir les produits 2. Assurer la veille 1. Comprendre et formaliser les attentes du marché et des clients Processus Opérationnels Processus De management et de soutien
4. 4 Human station – tous droits réservés Les processus de l’entreprise 8. Gérer les ressources humaines 9. Gérer les finances 10. Gérer les Relations externes 11. Améliorer en continue 12. Maintenir le système d’information Processus Opérationnels Processus De management et de soutien 1. Comprendre et formaliser les attentes du marché et des clients 2. Assurer la veille 3. Concevoir les produits 4. Promouvoir et vendre les produits 5. Produire et gérer la logistique 6. Gérer administrativement les ventes 7. Suivre les clients Retours clients Critères de satisfaction Formalisation Suivi des évolutions marché Veille techno Veille concurrentielle Maintenir les Anciens produits Assurer leur évolution Définir les nouveaux P Maquettes et proto (déf, élaboration, validation) Réaliser les produits Elaborer les documentations Les plans de promotion Commercialisation des produits Gestion des commandes clients Assurer la livraison Gérer les achats Fabriquer les livrables Packager les produits Assurer la gestion des commandes Assurer la gestion des factures et encaissements Support avant-vente Support après vente Prestations de formation
5. 5 Human station – tous droits réservés Les fonctions du tableau de bord Dialogue et communication Mesure de la performance Anticipation Dialogue et échanges Outils personnel Signalisation des dysfonctionnement
6. 6 Human station – tous droits réservés 3 outils d’aide à la décision • SMART • Matrice des risques • Rentabilité produits
7. 7 Human station – tous droits réservés 5 étapes Sélection des Axes de progrès Identifier les sources de revenu Situer l’entreprise sur son marché Evaluer les attentes client Repérer les principaux leviers Evaluer et choisir les principaux axes de progrès Identification des Points D’intervention Identifier les processus et les activités critiques Définition des Objectifs Choisir les objectifs Mesurer les risques Elaborer les plans d’action Définition des indicateurs Choisir les indicateurs Présenter l’indicateur sur le poste de travail Structuration du tableau de bord Construire la maquette du TdB Organiser alimenter et maintenir
8. 8 Human station – tous droits réservés v Quels types de tableaux de bord
9. 9 Human station – tous droits réservés • La 1ère logique provient des startups spécialisées dans la Data : Google d’une part, mais également les CRM et plateformes marketing : selon cette logique, tous les chiffres peuvent être croisés grâce aux principes de la Datascience • La 2nd logique provient du conseil en management des organisations : selon cette logique, il vaut mieux quelques indicateurs parlant, correctement suivi et analysés suivant les besoins du donneur d’ordre. Elle part d’Excel. Nous analyserons celle-ci. Les tableaux croisés dynamiques sont à proscrire. Utiles pour le data crunching, leur structure malléable les rend impossible à utiliser pour un suivi sérieux dans le temps. Utilisez les pour des analyses ponctuelles, rapides. Laissez les de côté pour le temps long. Il existe 2 logiques opposées
10. 10 Human station – tous droits réservés 3 type de feuilles Excel Les sources et extractions Les consommations Les tableaux de bord
11. 11 Human station – tous droits réservés • Limiter le nombre d’indicateurs au strict nécessaire • Déterminer les objectifs auxquels vos données seront comparées • Définir dès le démarrage la période (import des historiques) et la périodicité (fréquence) d’analyse • Identifier les périodicités de comparaison • Identifier des tendances permettant de donner du sens aux données (taux de variations, indicateurs visuels de types formes conditionnelles ou bien graphiques) • Faciliter l’alimentation : le tableau de bord permet à la fois d’appréhender ses données (les connaitre en les travaillant), mais aussi de les suivre dans le temps • Tirer partie de l’ubiquité des valeurs = réutilisation Principes directeurs
12. 12 Human station – tous droits réservés • Où en suis-je par rapport à l’objectif ? • Comment évolue-t-il ? • Y a-t-il des effets de saisonnalité ? • Y a-t-il des tendances de fond ? • Quelle est notre performance par rapport à la concurrence ? L’analyse
13. 13 Human station – tous droits réservés Périodicité des données utiles PÉRIODICITÉ DE PRODUCTION HISTORIQUE DES DONNÉES UTILES PRINCIPES SOUS-JACENTS Journalière 7 jours 1 semaine = 5 jours ouvrés 5 jours ouvrés + 2 jours de la semaine précédente = > 7 jours Hebdomadaire 6 semaines 1 mois = 4 semaines 4 semaines + 2 du mois précédent = > 6 semaines Mensuelle 5 mois 1 trimestre = 3 mois 3 mois + 2 mois du trimestre précédent = > 5 mois Trimestrielle 4 trimestres 1 semaine = 2 trimestres 2 trimestres + 2 trimestres du semestres précédent = > 4 trimestres Annuelle 3 années L’année précédente + les 2 qui précèdent
14. 14 Human station – tous droits réservés • Les extractions doivent être facilement importables • Les calculs intermédiaires doivent : ✓ Être réalisés dans une autre feuille voire plusieurs selon le nombre de cellules ✓ Les séries doivent être représentées en colonne (une colonne par mois) ✓ Chaque tableau doit avoir un somme cumulative ✓ Chaque tableau doit permettre d’extraire les données du mois ✓ Les tendances doivent être marquantes c’est-à-dire qu’elles impliquent plusieurs périodes antérieures : 3 ans si l’on des périodicités annuelles Méthodologie
15. 15 Human station – tous droits réservés • Paradoxalement Excel est un outil qui a mauvaise presse. Jugé inutilement complexe à l’heure des tableaux de bord automatisé, il permet néanmoins une bien plus grande liberté et agilité dans l’utilisation des données. • C’est à la fois un outil de stockage, de calcul, et d’analyse et il permet d’importer des données peu structurées comme du texte enregistré et retravaillé au format CSV par exemple. • Le nombre de formules pour un tableau de bord est réduit : ✓ Recherche V & H ✓ Equiv ✓ Index ✓ Somme Si, Somme Si Ens ✓ Nb Si, Nb Si Ens ✓ NBCAR, TROUVE, STXT Les formules
16. 16 Human station – tous droits réservés • Des cellules à harmoniser : longueur X Largeur ✓ Nbre de lignes : 65 536 ✓ Nbre de colonnes : 256 ✓ Nbre d’onglets : 255 maximum • Calculs : automatiques ou statiques Particularités d’Excel
17. 17 Human station – tous droits réservés v Les Etapes à Respecter
18. 18 Human station – tous droits réservés • Un tableau de bord bien fait est « autoporteur ». Il se passe d’explications • Les 1er onglets visent néanmoins à expliquer les principes structurants : ✓ Guide utilisateur ✓ Feuille de paramétrage (choix du mois ou de l’année ou du lieu, ou de l’unité analysés, parfois tout cela à la fois) ✓ Les indicateurs : détaille des unités, modalités de calcul, et raisons du choix de tel ou tel indicateur Préparez l’utilisateur et paramétrez
19. 19 Human station – tous droits réservés • Sous quelle forme voulez vous exploiter vos données ? ✓ Définir les unités ✓ Définir les objectifs ✓ Définir la temporalité (annuelle, trimestrielle, mensuelle, hebdomadaire) ✓ Définir les tendances sur les fréquences retenues • Structurez votre feuille Excel pour que chaque cellule ait la même taille. Privilégiez les fusions de cellules plutôt que les redimensionnements Etape 1 – Définir les canevas
20. 20 Human station – tous droits réservés • Créez une feuille liées aux sources. • Cette feuille sera alimentée en informations brutes • De léger retraitement sont possibles par exemple des classification de dépenses dans le cas où vous extrayez vos données bancaires : ✓ Une colonne vierge doit toujours précéder la plage de cellules destinées à stocker les données afin d’élaborer une clé de référence ( matricule ou autre) ✓ Références en particulier temporelles en ligne et non pas en colonne (voir ci- dessous) Etape 2 – Importez vos sources Clé réf Division Année Nb Dossier Chiffre d'affaires Paris-2004 Paris 2004 15 1 500 000 Hauts_de_Seine-2004 Hauts_Seine 2004 19 2 350 000 Yvelines-2004 Yvelines 2004 13 1 200 000 Paris-2005 Paris 2004 13 1 400 000 Hauts_Seine-2005 Hauts_Seine 2005 17 2 105 000 Yvelines-2005 Yvelines 2005 11 1 000 000
21. 21 Human station – tous droits réservés ensez Pensez à nommer votre plage
22. 22 Human station – tous droits réservés • Utiliser la fonction Somme + Référence de plage de cellule (Indirect) construite à partir de l’Adresse de cellule 1 & ’’ : ‘’&l’Adresse de cellule 2 Créer des cumuls dynamiques
23. 23 Human station – tous droits réservés • Il s’agit de l’onglet intermédiaire dans lequel les calculs intermédiaires sont organisés. C’est ici que vos tableaux de bord « piocheront » leurs informations • Dans certains cas les « rapatriement » d’information se feront dans une partie cachée du tableau de bord ce qui permettra de mieux suivre l’information • Les conso privilégient : ✓ Les somme si ens qui permettent des regroupement sur plusieurs critères (nom de produit, nom de fournisseur peuvent ainsi être croisés) ✓ Les formulent équiv qui permettent des adaptation dans le temps en particulier si vous paramétrez des remontées définies dans le temps (mois, années) Etape 3 – Préparez la conso
24. 24 Human station – tous droits réservés • Formules : calcul du classeur automatique • Enregistrement automatique, calibrer la durée de récupération (ex. 1min) Quelques paramétrages du fichier
25. 25 Human station – tous droits réservés Les différents types de graphiques
26. 26 Human station – tous droits réservés v MERCI POUR VOTRE ATTENTION
27. 27 Human station – tous droits réservés v INDEX - https://support.microsoft.com/fr-fr/office/index- fonction-a5dcf0dd-996d-40a4-a822-b56b061328bd EQUIV - https://support.microsoft.com/fr-fr/office/equiv- equiv-fonction-e8dffd45-c762-47d6-bf89-533f4a37673a ADRESSE - https://support.microsoft.com/fr-fr/office/adresse- adresse-fonction-d0c26c0d-3991-446b-8de4-ab46431d4f89
28. 28 Human station – tous droits réservés