kintoneによる顧客・案件・見積管理システム

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1. 1 顧客・案件・見積管理システム 紹介資料 上海人雨而(レンユアー)系統技術軟件有限公司 松村 稔
2. 2 ご提案の全体像 + + ＊この３種類の情報をシステムで統一管理します。 ＊御社業務にあわせたカスタマイズを組み込みます。 微信による 名刺スキャン 日報 商談報告 日報・商談報告に よる案件管理 クリック一つで、 Excelの見積書自 動作成 顧客管理 案件管理 見積管理
3. 3 ご提案のポイント 顧客管理 の強化 顧客情報をデータベース化 することで、長期的な見込 み客を育てます。 個人管理されている名刺 情報を、微信でスキャンす るだけで、データベース化 が可能です。 営業担当退職時の引継ぎ にも活用可能です。 案件管理 の強化 日々の報告をデータベース 化することで、共有しやすく なります。 統一した様式で報告できる ため、管理や集計が楽にな ります。 出張・外出時でもコメント欄 によるコミュニケーションが 可能です。 シンプルで使いやすく、ス マホアプリも利用可能です ので、手間がかかりません。 見積管理 の強化 画面で作成した見積もりを、 EXCELに自動転記して出力 することが可能です。 過去見積もりの情報が蓄 積され、全体で共有するこ とが可能です。 見積単位で、受注・失注の ステータス管理が可能です。 承認管理が可能です。
4. 4 システムの全体構成 顧客マスタ 顧客名刺スキャン 案件 商談報告/日報 見積 ＊微信での名刺スキャンとデータベースへの保管 ＊顧客情報の保管 ＊客先担当情報やランク情報設定 ＊案件基本情報 ＊ステータス（引合・見積中・受注等） ＊案件に関わる商談・見積の記録の確認 ＊コメントのやりとり ＊議事録の添付 ＊関連資料の添付 ＊営業担当による商談報告・日報 ＊誰が、いつ、どこで何を話したかの記録 ＊見積書の作成 ＊過去見積もりの参照や複写 ＊コメントのやりとり ＊関連資料の添付 ＊ステータス管理 ＊承認管理 ＊想定粗利の把握
5. 5 機能一覧 日次処理 案件 見積 - 見積書Excel出力 商談報告 日報 基本情報 顧客名刺スキャン情報 顧客マスタ 品目マスタ 仕入先マスタ 従業員マスタ 単位マスタ 各種区分マスタ ＊ システム内のデータは自由にエクセル（CSV）出力が可能です。 ＊ 社内運用フローにあわせた、承認機能の組み込みが可能です。 ＊ 上記の機能をベースに、御社にあわせた必要機能のカスタマイズを実施します。
6. 6 概算スケジュール 項目 1月目 2月目 3月目 4月目 5月目 6月目 7月目 8月目 9月目 １．ご発注 • ２．仕様打合(2回前後) ３．初期開発（プロトタイプ） ４．ｋintone環境開通 • ５．プロトタイプ試用 ６．試用で発生した要望反映 ７．納品・正式使用開始 • ８．運用後の要望対応 概算スケジュールです。２ヶ月でプロトタイプを開発。２ヶ月のプロトタイプ試行の後、 正式スタートのプランです。 kintone環境使用開始 ここからプロトタイプ版をお試し 頂きます。 プロトタイプ版で出てきた要望を反映した 完成版で正式スタート
7. 7 全体的な費用感（例） 開発・立上げ・運用の全体的な費用感です。 初年度 ２年目 ３年目 システム開発費用 サイボウズkintone使用費 用 システム月額利用料 名刺スキャン費用 年間2000枚 合計 初期 25,000 元 月額 2,475 元 月額 2,475元 月額 2,475元 開発・立上支援費用 25,000元 kintone使用料 月額 575 元 (115元 * 5 User) システム月額使用料 月額 1,600元 名刺スキャン費用 月額 300元 kintone使用料 月額 575 元 (115元 * 5 User) システム月額使用料 月額 1,600元 名刺スキャン費用 月額 300元 kintone使用料 月額 575 元 (115元 * 5 User) システム月額使用料 月額 1,600元 名刺スキャン費用 月額 300元
8. 8 特記事項 内容 期間 備考 当提案書範囲内のシステム 修正 6ヶ月 実際にシステムを運用してから発生するご要望 について、当提案書範囲内の内容について無 償対応致します。 弊社責任BUGの修正（瑕 疵対応） 12ヶ月 弊社責任で発生したBUGについて無償修正 致します。 運用保守 12ヶ月 トラブル発生時の電話、リモート対応の運用保 守サービスを提供します（環境使用料に含ま れています） • 正式稼働後の無償サポート期間
9. 9 運用環境 • 当システムはサイボウズ社のkintone上で動作します。 • kintoneは強固なセキュリティを標準で備えている、安 心・安全のサービス基盤です。 • サーバーの購入が必要ありませんので、小さい予算で スタートできます。 • 格納されたデータは自由にEXCELに出力できます。
10. 顧客名刺スキャンの詳細
11. 11 わかっちゃいるけどできない名刺管理 見込客の 発掘 理想 •定期的な情報配信で長 期的な見込み客を育て たい。 現実 •セミナー・展示会が終 わったらそれで終わり 案件の掘 り起こし 理想 •当時は結果がでなかっ たが、自社の担当者を 変えて再度アプローチし たい。 現実 •名刺が個人管理のため そもそもこの活動が出来 ない。 退職時の 引継ぎ 理想 •細かいところまで引継ぎ は現実的じゃないからせ めて相手の窓口と連絡 取れるようにしてほしい。 現実 •連絡手段がわからない。
12. 12 微信(Wechat)とkintoneの組合せで解決 自動文字認識
13. 13 名刺を受け取ったら微信で写真撮影 • 名刺を受け取ったら、誰もが 持っている微信で、写真を撮影 します。自動OCRで文字認識 されます。
14. 14 kintoneに自動格納 • kintoneに自動で格納されます。
15. 15 kintoneで画像を見ながら内容修正 • 名刺画像を見ながら kintoneで調整。 • OCR(自動文字認 識）の精度には限界 がありますので、この調 整は必須となります.
16. 16 クローズドな微信で安心 • 微信には企業アカウントという形態 があり、会社の許可した特定メン バーのみがそのグループに所属する ことができます。 • 使用者はいつもの慣れた微信のイ ンターフェースを使いながらも、クロー ズドな環境を確保できます。
17. 17 kintoneだから会社の皆で共有できる • 強固なセキュリティで安全に情報 を保護 • kintoneはクラウドデータベース。 登録した名刺情報を会社全員 で共有できます。 • 名刺を個人所有物から、会社の 資産に。
18. 案件管理の詳細
19. 19 日々の管理でこんなことありませんか？ 日々の報告がメールのため、受信箱に埋もれてしまい、共有もしづらい。 各報告書の様式がバラバラで、管理や集計をしづらい。 出張や外出が多く、部下とのコミュニケーションができていない。 そもそも部下が面倒臭がって報告してくれない その結果。。。 ・社員の退職時に引き継ぎができず、お客様に迷惑が かかってしまう。 ・過去の情報をすぐに確認できず、検索に時間がかかる。
20. 20 kintoneの導入でこうなります 日々の報告がデータベース化され、共有しやすくなります！ 統一した様式で報告ができるため、管理や集計も楽になります！ 出張・外出時でもコメント欄でのコミュニケーションが可能です！ シンプルで使いやすい＋スマホアプリ利用で手間がかかりませ ん！ 結果 ・急な社員の退職時にもスムーズに引き継ぎができ、お 客様に迷惑がかかりません。 ・情報をすぐに検索でき、迅速な対応が可能です。
21. 21 日報・商談報告登録の流れ（登録者の動き） 顧客マスタから訪問した顧客を選択 日報を登録する 商談報告を記載 詳細は実際の商談にて開示
22. 22 日報・商談報告確認の流れ（マネージャーの動き） 詳細は実際の商談にて開示
23. 23 日報・商談報告データの集計 社員毎の訪問件数等をワンクリックで集計し、人事考課に活かすことも可能です。 集計結果も様々なグラフで表示可能です。 詳細は実際の商談にて開示
24. 24 閲覧制限設定 • アクセス権を設定することによって、然るべきメンバーのみ日報や商談報告内容 を閲覧することが可能です。 • また、入力項目ごとに閲覧権限を設定することも可能です。 詳細は実際の商談にて開示
25. 見積管理の詳細
26. 26 手軽にはじめられる３つの“し・や・す・さ” はじめやすさ • 既存の見積フォーマットをそのまま使うことができます。 • 承認プロセスだけ決めればすぐ営業部隊だけですぐ始めることができます • 見積書が自動で作成できるので営業メンバーも喜んで使います。 定着しやすさ • システムで承認した見積以外は会社として認めなければ、使わざるを得なくなります。 • 最初は強制でもデータが蓄積されれば、営業メンバーもその価値が実感できます。 拡張しやすさ • 案件管理との連携が可能です。 • 次ステップとして、販売在庫管理システムと連携することができます。
27. 27 クリック一つでEXCEL見積もりの自動作成 kintoneアプリから ワンクリックで 帳票印刷(EXCEL)ができます。 kintoneなので ・過去見積もりの検索が簡単 ・見積もりの複写も可能 ・コメント欄でのコミュニケーション 、値決めの根拠の記録が可能。 ・見積発行状態なのか、受注し たのか、失注したのか、見積のス テータスが一目でわかります。 EXCELなので ・明細行も動的に表示可能 ・値引きの表示演出可能
28. 28 見積管理による営業管理の強化ポイント ① 見積の自動出力で手間を削減しながら、貴重な情報が同時に蓄積される ② 誰が、いつ、どれくらいの金額の見積もりを出しているか。その成約率はどれくらいかが正確に把握でき る。 ③ 営業管理上、必要十分な見積もりが提出されているかを金額ベースで把握できる。 ④ 承認日でいつ動きがあったのか？またその後動いてないのか？がわかる。 ⑤ 人が辞めても履歴が残るので顧客からの問い合わせにも対応が可能(相手先担当者や価格など） ⑥ システムで承認するため統制にもなる。
29. 29 見積でこんな問題おきたことがありませんか。 • この様な問題を回避して、早く・確実な営業活動を出来 る様になるためのシステム化です。 急いでといわれるがあまり お客さん無駄に値引いた 見積もりをだしてしまった 見積を出して終わりでも しかしたらフォローしてた ら受注できた案件を取り こぼしてしまったかも・・・ 離職者が情報を残してお らず対応が遅いと言われ 信頼を失ってしまった。 見積承認のためのやり 取りに時間がかかり、 競合に先を越されてし まった。
30. 画面例
31. 31 案件情報（一覧） 項目は御社との打ち合わ せで決定致します。
32. 32 案件情報（入力） 項目は御社との打ち合わ せで決定致します。
33. 33 見積書入力 項目は御社との打ち合わ せで決定致します。
34. 34 画面例：見積書出力(EXCEL) 項目は御社との打ち合わ せで決定致します。