Agile Tour Lille - Atelier Toyota Kata

Un des piliers du fonctionnement efficace d’une équipe agile est l’amélioration continue. On pense alors recueil de feedbacks, organisation de rétrospectives, suivi de plans d’actions, etc.
Mais pourquoi attendre la rétrospective et son plan d’actions mis à jour pour améliorer une pratique ? Comment passer à la vitesse supérieure ? Comment passer d’une démarche soutenue par une méthode à une culture de l’amélioration continue ?

Le “modèle” Toyota est une source d’inspiration classique, souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes, développés et mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs disciplinés. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer des solutions intelligentes. Mais comment aider ses collaborateurs, ses collègues à développer cette capacité d’analyse et ce mode de pensée ?

Les Toyota Kata, formalisés par Mike Rother, peuvent vous aider. Ces Kata sont des routines structurées qui incitent les personnes à développer une activité d’amélioration par la résolution de problème quotidienne et non plus périodique, réalisée par tous et dont l’objectif n’est plus l’élimination des sources de gaspillage mais l’atteinte d’objectifs stratégiques ambitieux.

Venez découvrir le “Improvement Kata Exercise”, qui vous permettra d’expérimenter la démarche de l’un de ces Kata en moins de 50mn afin de développer :
- La pensée scientifique et créative afin de générer et affiner des solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation.
- La collaboration : travail en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un défi plus ambitieux.
- La communication : organisez vos idées, vos données et les résultats et partagez-les efficacement.

Documents utilisés pour l'atelier disponibles ici : https://drive.google.com/file/d/1C1wiJCrvEcFHZkW5E1o6QK2n3lNUCxEK/view?usp=sharing

Transcript

1. Faire de l’amélioration continue une habitude quotidienne Atelier découverte des Toyota Kata Anne Gabrillagues @agabrillagues
2. IPPON 2019 Mini bio. • Ancienne développeuse et chef de projet IT • Découverte de Scrum en 2008 • Actuellement coach agile chez • Participation au développement du serious game • Impliquée dans la communauté agile française depuis 2011 • Organisation des conférences ScrumDay puis Lean Kanban France/FlowCon Anne Gabrillagues @agabrillagues agabrillagues@ippon.fr
3. Les origines.
4. IPPON 2019 Les origines. Les Toyota Kata ont été formalisés par Mike Rother, chercheur américain connu notamment pour avoir introduit le Value Stream Mapping, à partir de ses travaux sur le fonctionnement de Toyota.
5. IPPON 2019 Les origines. Il s’est penché sur la question de savoir pourquoi les organisations qui ont cherché à copier Toyota n’atteignent en général pas les mêmes résultats.
6. IPPON 2019 Une source d’inspiration. Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes
7. IPPON 2019 Une source d’inspiration. Le “modèle” Toyota est souvent compris comme un ensemble d’outils et de méthodes Il est mis en oeuvre avec succès grâce à des collaborateurs formés et disciplinés.
8. IPPON 2019 Les origines. Or la capacité de Toyota à se réinventer perpétuellement et à s’améliorer en continu tient avant tout à la capacité de ses collaborateurs à comprendre les situations et les problèmes et à développer eux même des solutions intelligentes.
9. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 routines d’apprentissage : à pratiquer jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences :
10. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage, pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences : • le Kata d’amélioration (Improvment Kata), pratiqué par l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder plus en détail lors de cet atelier
11. IPPON 2019 Les origines. Mike Rother a formalisé 2 Katas, routines d’apprentissage, pratiquées jusqu’à ce qu’elles deviennent automatiques et permettent par ce biais d’acquérir de nouvelles compétences : • le Kata d’amélioration (Improvment Kata), pratiqué par l’ensemble des collaborateurs et que nous allons aborder plus en détail lors de cet atelier • le Kata de coaching (Coaching Kata), pensé pour la transmission (par les managers entre autres)
12. IPPON 2019 Kata in the Classroom. L’atelier
13. IPPON 2019 Objectif de l’atelier. Cet atelier a pour objectif de familiariser en environ 50min les participants avec l’approche scientifique de résolution de problème proposée par le Kata d’amélioration (“Improvment Kata”). Initialement conçu par Mike Rother à destination des enfants, il est basé sur un exercice simple : • reconstituer en équipe un puzzle de 15 pièces plusieurs fois • expérimenter des façons de faire permettant d’aller plus vite
14. IPPON 2019 Les 4 étapes du Kata d’amélioration.
15. IPPON 2019 Les 4 étapes du Kata d’amélioration. • Le but n’est pas d’atteindre le défi global tout de suite.
16. IPPON 2019 Les 4 étapes du Kata d’amélioration. • Le but n’est pas d’atteindre le défi global tout de suite. • Le parcours pour y arriver n'est ni prévisible ni direct
17. IPPON 2019 Les 4 étapes du Kata d’amélioration. • Le but n’est pas d’atteindre le défi global tout de suite. • Le parcours pour y arriver n'est ni prévisible ni direct • Vous expérimentez pour atteindre le prochain objectif, comme dans toute démarche scientifique
18. IPPON 2019 L’exercice. Formez des équipes de 5 personnes (idéalement) Vous allez construire ce puzzle plusieurs fois en équipe, en cherchant à aller de plus en plus vite !
19. IPPON 2019 Echauffement. 1. Prenez le puzzle et étudiez l’illustration. 2. Retirez les pièces du puzzle du cadre. 3. Mettez de côté le cadre. 4. Construisez le puzzle une fois, sans vous chronométrer. Faites l’exercice sans vous aider du cadre !
20. IPPON 2019 Avant de commencer. Chaque équipe choisit : • un nom • un maître du temps, en charge du chronomètre • un rapporteur, responsable du report des données sur les formulaires fournis à chaque équipe Attention ! • le maître du temps ne pourra pas participer à la construction du puzzle
21. IPPON 2019 Les règles du jeu. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ Soyez prêts à démarrer au signal ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle N’écrivez pas sur le puzzle !
22. IPPON 2019 Temps de référence. Utilisez ce formulaire pour enregistrer vos temps de référence
23. IPPON 2019 Déroulons le Kata. Déroulons maintenant les 4 étapes du Kata d’amélioration
24. IPPON 2019 Etape 1 du Kata.
25. IPPON 2019 Etape 1 du Kata. Objectif à long terme Objectif difficile à atteindre 15s
26. IPPON 2019 Etape 2 du Kata.
27. IPPON 2019 Etape 2 du Kata. Quel est le dernier temps de base constaté dans votre équipe ? Il est important de comprendre où vous en êtes avant de définir votre prochain objectif.
28. IPPON 2019 Etape 3 du Kata.
29. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard !
30. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard ! Décomposez un défi ambitieux en objectifs plus petits.
31. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Ne choisissez pas vos objectifs au hasard ! Décomposez un défi ambitieux en objectifs plus petits. Fixez-vous un objectif plus facile et plus proche sur le chemin de votre défi. Lorsque vous y arrivez, vous pouvez définir le prochain objectif.
32. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Quel temps pensez-vous pouvoir atteindre d’ici la fin de l’atelier ?
33. IPPON 2019 Etape 3 du Kata. Quel temps pensez-vous pouvoir atteindre d’ici la fin de l’atelier ? Vous avez 90s pour vous mettre d’accord sur votre prochaine condition cible !
34. IPPON 2019 Condition cible. Tracez une ligne correspondant à votre condition cible sur votre fiche d’expérimentation
35. IPPON 2019 Etape 4 du Kata.
36. IPPON 2019 Etape 4 du Kata. Un bon moyen d’atteindre un objectif est d’expérimenter rapidement : essayez quelque chose, voyez ce qui se passe, puis ajustez en fonction de ce que vous avez appris.
37. IPPON 2019 Etape 4 du Kata. Un bon moyen d’atteindre un objectif est d’expérimenter rapidement : essayez quelque chose, voyez ce qui se passe, puis ajustez en fonction de ce que vous avez appris. Ecrivez ce que vous attendez et ce qui se passe réellement, afin de pouvoir comparer ces deux choses.
38. IPPON 2019 L’expérimentation. Nous allons faire 5 tours d’expérimentation Chaque tour comporte 3 étapes et dure 3 minutes : 1. A mon signal : a. Assemblez le puzzle à partir de la position de départ b. Notez le temps écoulé sur votre fiche d’expérimentation 2. Discutez de ce que qui s’est passé, de ce que vous avez observez. a. Que pensez-vous tester la prochaine fois ? b. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation 3. Une des équipes partagera avec le groupe les réponses aux questions posées sur la carte de réflexion
39. IPPON 2019 La fiche d’expérimentation. Ce qu’il faut noter à chaque tour : (Avant le tour) Notez les idées que vous souhaitez tester (Après le tour) Notez la différence de temps par rapport au tour précédent (Après le tour) Notez le temps qu’il vous a fallu pour assembler le puzzle
40. IPPON 2019 Définition de la première expérimentation. 1. Reprenez le formulaire sur lequel vous aviez noté votre premier temps de référence 2. Réfléchissez au sein de chaque groupe à ce que vous pourriez mettre en place pour améliorer le temps de construction du puzzle 3. Notez vos idées sur la fiche d’expérimentation 90 minutes
41. IPPON 2019 Expérimentation n°1. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ On ne discute pas, on est prêt à démarrer ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes
42. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange.
43. IPPON 2019 Expérimentation n°2. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ On ne discute pas, on est prêt à démarrer ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes
44. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange.
45. IPPON 2019 Expérimentation n°3. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ On ne discute pas, on est prêt à démarrer ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes
46. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange.
47. IPPON 2019 Expérimentation n°4. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ On ne discute pas, on est prêt à démarrer ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes
48. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange.
49. IPPON 2019 Expérimentation n°5. 1. Point de départ : ◦ Les pièces du puzzle sont mélangées ◦ Les pièces sont ensuite empilées face cachée ◦ Tous les membres de l’équipe ont les mains à plat sur la table ◦ On ne discute pas, on est prêt à démarrer ! 2. Au signal du facilitateur les équipes commencent à assembler leur puzzle (vous avez le droit de discuter entre vous) 3. Notez le temps qu’il vous a fallu pour reconstituer le puzzle 4. Réfléchissez aux conditions de votre prochaine expérimentation et notez la sur votre fiche 3 minutes
50. IPPON 2019 Le temps de la réflexion. Un participants pose à un autre membre d’un autre groupe les questions listées sur cette carte. Les autres participants écoutent l’échange.
51. IPPON 2019 Debrief.
52. IPPON 2019 Debrief. • Quelles sont les 4 étapes du Kata d’amélioration ? • Que s’est-il passé ? Qu’avez-vous vécu ? • Voyez-vous des applications de cette approche dans votre quotidien ? • Pensez-vous pouvoir l’appliquer dès la semaine prochaine ?
53. IPPON 2019 Messages clefs.
54. IPPON 2019 La puissance de cet atelier. L’atelier “Kata in the Classroom” est une adaptation du Kata d’amélioration permettant de le vulgariser, y compris auprès d’enfants. En équipe les participants : • établissent une base de référence, • relèvent un défi, • définissent une prochaine condition cible sur la trajectoire d’atteinte de l’objectif • réalisent des expériences en vue de cette condition cible.
55. IPPON 2019 La puissance de cet atelier. Cet atelier vous aide à enseigner des compétences scientifiques universelles pour atteindre des objectifs ambitieux via un cheminement à découvrir : • Pensée scientifique et créative : créez et peaufinez des solutions aux obstacles grâce à l'expérimentation. • Collaboration : travaillez en équipe pour atteindre un prochain objectif sur la voie d'un challenge plus ambitieux. • Communication : organisez les pensées, les données et les résultats et partagez-les efficacement.
56. Rejouer l’atelier. La documentation officielle de l’atelier est disponible ici : https://www.katatogrow.com/ • • • Documentation originale en anglais • Publiée sous licence Creative Commons
57. Pour aller plus loin.
58. IPPON 2019 Toyota Kata. • Travaux de Mike Rother : http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html • Livres :
59. Merci à tous ! & Merci à Agile Tour Lille !
60. Questions?