MIERUNE_BBQ_20240724_会議時間を短縮する下準備＠札幌時計台

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1. 会議時間を4分の1に減らす下準備 ～参加者の集中力を最大発揮するためのルールとは～ 2024/7/24 北海道ガス株式会社 　峠　幸寛
2. 峠　幸寛（とうげ ゆきひろ） ０から１が好き ＃札幌串打同盟 ＃ブッシュクラフト ＃燻製 ＃峠ブログ ＃クラフトビール ＃焚き火飯 ＃コミュニティ 　立ち上げ
4. 峠　幸寛（新潟出身） 　 X:@tohge05 出典 ：https://www.asahi.com/articles/ASM633H 8BM63IIPE00B.html ＜経歴　2013年北ガスへ入社 ＞ ▶【現場】　1年半 　 　ガス工事現場監督 ▶【ハードウェア開発】 4年 　電力自由化への発電所開発 ▶【ソフトウェア開発】 5年 IoT・AWSの社内勉強 　　　コミュニティ立上げ ▶【プロジェクトマネジメント】 ２年 　※開発中の２つのプロジェクト
5. 発電所開発とシステム開発を比べてみた 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 　500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる 　※最後は設計図の記載よりも現場
6. 発電所開発とシステム開発を比べてみた 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 　500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確　等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる 　※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確　等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する 　※どんな経緯だったかが大切
7. 発電所開発とシステム開発を比べてみた 発電所開発 ガス工事 ➡ 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 　500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確　等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる 　※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確　等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する 　※どんな経緯だったかが大切
8. 発電所開発とシステム開発を比べてみた システム開発 ➡ 構想/検討 良い現場/良い開発 品質 発電所建設 ガス工事 ・設計図面 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り 　500トンクレーンが置ける ・現場が綺麗 ・最新図面が明確　等 ・発電所納品 ・マンション引渡し ▶直接、見れる 　※最後は設計図よりも現場 システム開発 ・仕様書 ・設計書 ・打合せ議事録 ・工程が計画通り ・仕様、課題が明確 ・課題検討者と期限が明確 ・資料の場所が明確　等 ・レビュー、テスト ・修正依頼が反映され切る ▶間接的に確認する 　※どんな経緯だったかが大切 プロジェクト管理ツールを 欲する
9. 峠の感想：機能美が素敵
10. サバイバルナイフは、 　　機能的にはシンプル。 なのに、人間側が工夫 すると 　　いろんな使い道がある。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる
11. 「切る」「削ぐ」「割る」「刺す」「掘る」 「ほぐす」「フェザースティックを作る」 「ファイヤースターターで火花を放つ」 「枝でペグを作る」▶ １つ機能でも、色々出来ちゃう。 　 Backlogのシンプルな機能で、色々できる部分が似ている。 特に、”情報の集約力 ”が魅力。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる
12. • 親課題一覧 ・会議：　アジェンダと議事録 ・ToDo：　何をすればいいか明確なもの ・課題：　複数のToDoが発生し得るもの ・成果物：　各工程におけるレビュー対象物 ・タスク：　成果物を修正する内容 ・変更管理：　仕様変更に伴う 「前提条件、原因、対応方法、工数、 対応結果、運用上の注意点」を整理 Backlog利用ルールについて#1
13. 会議カードのサンプル ▪アジェンダ --- 議事録 【会議名】 【日時】2024年月日（） 【場所】北海道ガスグループ本社　◦◦室 【出席者（敬称略）】 　北ガス：峠 【資料】 【議題】 【決定事項】 【ToDo】 【主な議事内容（決定事項、TODO事項を中心に記載）（敬称略）】
14. 会議カードを育てる ▪アジェンダ ＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞ 　・ 自己紹介_北ガス 峠 ：「なのに系ガス会社」で働いています。 　　 資料： ファイルURL ＜MIERUNE Meetup in Scarts＞ 　・デザインが全部かっこいい。 　　　　　　　　　　　　　　 --- 議事録 【イベント名】 ＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞
15. • 全ての課題ステータスを完了は、プロマネのみ実施 • 会議中の”ToDo”を子課題としてぶら下げる。 　成果物（設計書）へのToDoは、”タスク”として子課題 Backlog利用ルールについて#2 会議： ＜議事録本文＞ 【ToDo】 　課題キー：ToDo① 　課題キー：ToDo② 　課題キー：ToDo③ 　課題キー：タスク① 　課題キー：タスク② 　課題キー：タスク③ ToDo① ToDo② ToDo③ 成果物：A タスク① タスク② タスク③ 成果物：B
16. 私のBacklogのお気に入り 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～ 
 2．会議カードの運用 
 3．孫課題が作成できないこと 

17. ▪SVN 　・承認が必要なもの、 　　互いに更新する可能性があるものを保存 　　→資料の履歴管理のため。 　　「最新版どれ？ 」と「後戻り」を無くす。 ▪ファイル 　・”打合せ時点 ”の資料を格納。 　　ファイルURLをアジェンダへ追記。 　　例：20240724_MIERUNE_BBQ#10_峠 　　→資料へのアクセス性を高めるため。 　　　「今日の打合せ資料どこ？ 」を無くす。 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～

18. 2．会議カードの運用
 ＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡 　 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け 　 　 ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了 　 　
19. ＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡 　▶追加の依頼事項は全て事前に記載 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け 　▶Excelの吹出しによる修正依頼よりスクショが楽 　▶更新結果もスクショ。ファイルを開かずチェック ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了 　▶すり合わせ内容の集約 　▶ファイル保存で資料を探す手間をゼロに 2．会議カードの運用

20. 会議カードを育てる ▪アジェンダ ＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞ 　・ 自己紹介_北ガス 峠 ：「なのに系ガス会社」で働いています。 　　 資料： ファイルURL ＜MIERUNE Meetup in Scarts＞ 　・デザインが全部かっこいい。 　　　　　　　　　　　　　　 --- 議事録 【イベント名】 ＜MIERUNE BBQ〜#10 in 札幌時計台〜＞ ①追記 ①追記 ②スクショ 　　張り付け ③ 上 か ら 確 認 す れ ば 会 議 が 終 わ る
21. 会議カードへのアジェンダ集約イメージ ToDo① 依頼① 依頼② 依頼③ 返答① 指摘① 指摘② ▪アジェンダ ＜依頼事項＞ 　①AAA 　②BBB 　③CCC ＜確認事項＞ 　返答内容①について 　資料：　fileURL ＜資料への指摘＞ 　① 資料のスクショ#１ 　② 資料のスクショ#２ ToDo③ ToDo② ToDo④ 事前にアジェンダで全やり取りを拾い上げ、 定例会議後に子課題を生め ば、抜け漏れが無い 2．会議カードの運用
 情報集約！
22. 2．会議カードの運用
 Before 【会議】 　進捗報告 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘 　 　資料説明 　意思決定 　ディスカッション Backlogを活用した会議の変化
23. Backlogを活用した会議の変化 Before After 【会議】 　進捗報告 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘 　 　資料説明 　意思決定 　ディスカッション 【Backlog】 　進捗報告（＋子課題にて催促 ） 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘（＋指摘への回答 ） 【会議】 資料説明 意思決定　（予め上層部へ確認 ） ディスカッション 　　＋具体的なテーマ 協議内容の濃度が高まり、会議時間が週4時間➡1時間へ 2．会議カードの運用

24. 3．孫課題が作成できないこと
 ＜Backlog 利用_1か月目＞ 　あれ、孫課題できない！ 　　　　　　　　　　　なんでだろう。。。 ＜現在＞ 　うん、孫課題は作れない方がいい なぁ。 　作れるとBacklogの機能美が失われてしまう(´;ω;｀)
25. ”孫課題”を好きなツールから整理してみた ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ マインドマップ ・思想を深める ・カテゴリ整理 個人が頭の整理に 利用 個人の中での対流 ～池のようなもの～ コミュニケーション ツール ・掲示板形式の 　　　公開対話 チームが 　テーマ毎に 　　コメント 常に流れる ～川のようなもの～ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 　　　　　管理 複数チーム が 　各自検討を進め 　　作業を管理 全てを受めて管理 ～ダムのようなもの～ 3．孫課題が作成できないこと

26. ・複数チームの複数人数をコントロールする上では、 　シンプルな管理方法で運用したい。 ▶”孫”課題形成は独自ルールが生まれ過ぎる可能性大 ▶”複雑なルールを覚える”作業は排除すべき。 　　「管理のための管理が生まれてしまう」 3．孫課題が作成できないこと
 ”孫課題”を好きなツールから整理してみた ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 　　　　　管理 複数チーム が 　各自検討を進め 　　作業を管理 全てを受めて管理 ～ダムのようなもの～
27. UNIXのターミナル ”ls”コマンドで”空”なら「何も表示されない 」美しさ 　➡ 表示しない・表示させないという機能をあえて持たせている。 　　人間側が工夫した管理は、複数チームの複数名が関わっても、 　　綺麗に管理できる状態になりやすいのでは？と思う。※個人的な感想 3．孫課題が作成できないこと
 「沢山の機能がある便利そうな 10徳ナイフ」よりも、 　機能美を追求した「1本のナイフ 」をどう扱えるか？ 　人間が試されている ように見えた。
28. 【今回伝えたいこと】 ～会議時間短縮に向けて～ 　・アジェンダを育てて、 　　　並列で確認できることを極力増やす 。 　・人間の集中力には限りがあり、 　　　会議から離脱させない工夫 をする。 　・並列検討＋参加者が集中した会議は、 　　　自然と会議時間は短縮される 。
29. 宣伝！ 2024年12月14日(土) ＠横浜 　　〜Backlogに関わるイベント〜